วิธีการเรียกประชุมที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน - รำพึง

นี่คือความจริงที่น่าเศร้า: ผู้จัดการใช้ทุกที่จาก 35% ถึง 50% ของเวลาในการประชุมและผู้บริหารยังคิดว่าครึ่งหนึ่งของการประชุมเหล่านั้นเป็นความล้มเหลว

นี่ไม่ใช่เรื่องที่น่าตกใจ บ่อยครั้งที่เราพบว่าตัวเองอยู่ในช่วงการระดมสมองที่ยาวเกินไปเล็กน้อยหรือไม่นานพอหรือสับสนหรือทำให้หงุดหงิดหรือหงุดหงิดอย่างสิ้นเชิง

มีหลายวิธีแน่นอน เราสามารถยกเลิกได้ เราสามารถจัดตารางเวลาใหม่ได้ เราสามารถเปลี่ยนการประชุมให้เป็นห่วงโซ่อีเมลหรือการสนทนาหย่อน

เหล่านี้เป็นขั้นตอนที่เหมาะสมในบางกรณี แต่บางครั้งเราต้องพยายามทำความเข้าใจว่าการประชุมของเรานั้นสั้นไปหรือไม่ เพราะในท้ายที่สุดเราไม่สามารถปฏิเสธที่จะพบกับผู้คนได้ตลอดเวลา - จะไม่มีอะไรเกิดขึ้น

หากคุณกำลังมองหาผู้กระทำผิดลองถามคำถามเหล่านี้กับตัวเองและใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น:

คำถาม 1-3 ก่อนการประชุม

ใช่การประชุมของคุณอาจล้มเหลวก่อนที่จะเริ่ม นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อคุณส่งคำเชิญนั้นออกมา

1. คุณรู้สึกเตรียมพร้อมหรือยัง

มีการตั้งค่าวัสดุทั้งหมดของคุณ? มีแผนสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้นหรือไม่? มีห้องประชุมว่างและจองหรือไม่?

เพื่อนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณจะเป็นวาระที่ - คุณไม่สามารถมีการประชุมที่ยอดเยี่ยมโดยไม่มีใคร

สิ่งสำคัญอื่น ๆ ที่ต้องเตรียมล่วงหน้าคือเป้าหมายของคุณสำหรับการประชุม ถามตัวเอง (และอาจจะเขียนมันลงไป):“ อะไรคือสิ่งที่ฉันต้องการทำให้สำเร็จ” อาจเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นอัปเดตทีมของคุณหรือใหญ่เช่นมาพร้อมกลยุทธ์เพื่อเพิ่มความผูกพันของผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในเป้าหมายเดียวกันดังนั้นคุณจะไม่พยายามปกปิดความคิดที่ขัดแย้งกันในเซสชั่นสั้น ๆ

“ คุณต้องมีส่วนในผลลัพธ์ที่ต้องการซึ่งแตกต่างจากวาระ” Devanté Lewis-Jackson ผู้จัดการฝ่ายการตลาดระดับกลางของ The Muse กล่าว “ วาระหารือถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม แต่ผลลัพธ์ที่ต้องการจะสร้างฉันทามติเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำก่อนที่การประชุมจะเสร็จสิ้น สิ่งนี้จะช่วยโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบทสนทนาเริ่มสับสนในหัวข้อวาระการประชุม”

2. คนอื่นรู้สึกพร้อมหรือยัง?

ไม่ใช่ทุกการประชุมที่คุณเรียกใช้หรือเข้าร่วมจะต้องให้ผู้คนตรวจสอบกรอกข้อมูลหรือรับเอกสารล่วงหน้า อย่างไรก็ตามหากพวกเขาทำเช่นนั้นฉันขอแนะนำให้มั่นใจว่าทุกคนมีเวลาและทรัพยากรที่เหมาะสมในการทำเช่นนั้น (อีกครั้งให้ใช้วาระนั้น!)

แต่บ่อยครั้งที่เราสร้างการประชุมก่อนที่จะพิจารณาบริบทและความโปร่งใส เป็นผลให้คนเข้ามาสนทนาในช่องว่างที่ผิด ยกตัวอย่างคนที่ยังใหม่และไม่มีพื้นฐานในประวัติ บริษัท ของคุณ หรือใครบางคนที่เข้าร่วมการประชุมด้วยความเร็วและไม่เคยทำงานกับทีมวิศวกรมาก่อน พวกเขาอาจจะไม่ได้รับมากจากการประชุมหรือให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าใด ๆ หรือพวกเขาอาจใช้การอภิปรายนอกหลักสูตรด้วยคำอุทาน

ดังนั้นก่อนที่จะเดินเข้าไปถามตัวเองต่อไปนี้:

• ทุกคนรู้หรือไม่ว่าทำไมเราถึงมีการประชุมครั้งนี้?
• ทุกคนรู้หรือไม่ว่าทำไมพวกเขาจึงได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมนี้โดยเฉพาะ?
• ทุกคนทราบเกี่ยวกับสิ่งที่เราจะพูดคุยในการประชุมนี้หรือไม่
• ทุกคนรู้จักคนอื่นในการประชุมครั้งนี้หรือไม่? ถ้าไม่พวกเขาต้องรู้อะไร
• มีความตึงเครียดระหว่างคนที่อาจขัดขวางความคืบหน้าในการประชุมครั้งนี้หรือไม่?

หากคำตอบคือไม่คุณสามารถดึงคน (หรือคน) ออกจากกันหรือยิงอีเมลอย่างรวดเร็วเพื่อให้พื้นหลังได้

3. ผู้คนตื่นเต้นหรือไม่?

เห็นได้ชัดว่าไม่มีใครจะกระโดดขึ้นและลงตามความคิดของการประชุมของคุณเว้นแต่คุณจะถือลูกสุนัขไว้เลี้ยงสัตว์เลี้ยง (ในกรณีนี้ฉันต้องถามว่าคำเชิญของฉันหายไปที่ไหน)

แต่ทีมของคุณควรรู้สึกถึงมันและหวังว่าจะได้อารมณ์ที่ดีขึ้น พวกเขาอาจไม่ดีใจที่ได้แชทหารายได้รายไตรมาส แต่พวกเขาอาจโล่งใจที่จะได้รับข้อมูลที่สำคัญหรือมีที่ว่างสำหรับถามคำถามที่เผาไหม้

หากพวกเขากำลังส่งเสียงพึมพัม - และเสียงครวญครางของพวกเขาไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับการประชุมที่เกลียดชังและทุกอย่างที่เกี่ยวกับการประชุมประเภทนี้ อาจเป็นไปได้ว่านี่เป็นการทำซ้ำของการสนทนาก่อนหน้านี้และทำให้เสียเวลาหรือสมาชิกบางคนรู้สึกว่าไม่พร้อมหรือไม่ได้รับการยกเว้นจากใครบางคนและทุกคนไม่พอใจกับมัน อาจเป็นไปได้ที่ทีมของคุณจะล้นมือและไม่มีแบนด์วิดท์และพลังงานในการทำงานนำเสนอที่ยาวนานเป็นชั่วโมง ไม่ว่าพลังงานเชิงลบจะมาจากที่ใดคุณต้องจัดการกับมันก่อนเข้าไปในห้อง

คำถาม 4-7 ระหว่างการประชุม

เพียงเพราะคุณเตรียมอย่างถูกต้องไม่ได้หมายความว่าคุณอยู่ในที่ชัดเจน มีหลายสิ่งที่คุณต้องระวังในขณะนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น

4. คุณได้คะแนนที่สำคัญที่สุดทั้งหมดหรือไม่?

คุณได้งานทำ - ตอบคำถามระดมสมองความคิดจัดทำกระบวนการใหม่ไม่ว่าอะไรก็ตาม สัญลักษณ์ของการประชุมที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่บรรลุผลภายในขอบเขตเวลาของคุณ

การทำเช่นนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา ปฏิบัติตามระเบียบวาระการประชุมของคุณเพื่อ T (หรืออย่างน้อยที่สุดใกล้เคียงที่สุด) ตรวจสอบกับตัวเองทุก 10-15 นาทีเพื่อดูว่าคุณยังอยู่ในหัวข้อ หากไม่ทำเช่นนั้นให้นำการสนทนากลับมาและตกลงที่จะใส่อะไรก็ตามที่คุณได้สัมผัสไว้ในภายหลัง ตกลงที่จะกลับมายังสิ่งที่คุณพลาดทั้งออฟไลน์หรือในการประชุมอื่น (และมอบหมายงานนั้นให้กับใครบางคนในห้อง) อย่า วิ่งต่อไปจนกว่าทุกคนจะตกลงกันได้นานขึ้น ด้วยการใช้เวลาของผู้คนมากขึ้นคุณจะทำให้พวกเขายากที่จะทำตามกำหนดเวลาสำคัญอื่น ๆ ที่คุณอาจกำหนดไว้สำหรับพวกเขา

“ ประเด็นทั้งหมดของการประชุมคือการตัดสินใจเกี่ยวกับบางสิ่งและการดำเนินการใด / ใคร / อย่างไร” Heatherlyn Nelson ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ Office ของ The Muse กล่าว “ พูดง่ายๆก็คือถ้าคุณไม่สามารถหาไอเท็มที่สามารถดำเนินการได้หรือตัดสินใจได้อย่าประชุมเลย”

5. ทุกคน (หรืออย่างน้อยที่สุดทุกคน) ให้ความสนใจหรือไม่

การดึงดูดผู้ชม 100% ให้จับตาดูคุณทุกคนโทรศัพท์ลงบนขอบที่นั่งของพวกเขาน่าจะยืดได้ (เราเป็นมนุษย์ที่เบี่ยงเบนความสนใจได้ง่าย) แต่เกือบทุกคนควรจะฟังคุณเกือบทั้งหมด เวลา.

เพื่อให้คนฟังต้องใช้ความพยายามเล็กน้อยในส่วนของคุณ เก็บสิ่งที่สั้นและหวาน สรุปขั้นตอนต่อไปให้ชัดเจน ใช้ภาพที่อ่านง่ายและเข้าใจง่าย แบนแล็ปท็อป (ถ้าคุณทำได้)

นี่คือการอ่านที่ดีว่าทำไมไม่มีใครฟังในการประชุมของคุณ - และวิธีแก้ไข

6. ผู้คนกำลังถามคำถามและพวกเขาได้รับคำตอบหรือไม่

ฉันว่ามันหายากที่จะมีการประชุมที่ไม่มีใครถามคำถามเดียว หากเป็นกรณีนี้ผู้คนอาจไม่ใส่ใจและพวกเขาอาจถามคำถามมากมาย หลังจาก การประชุมสิ้นสุดลง (และคุณจะต้องอ่าน # 5)

แต่ที่สำคัญคือต้องมีผู้ชมที่มีส่วนร่วมเป็นสิ่งสำคัญเช่นกันที่ต้องจัดการกับข้อกังวลของพวกเขา บ่อยครั้งที่เราพูดว่า“ ฉันจะไปถึงจุดนั้นในภายหลัง” หรือ“ ฉันสัญญาว่าฉันจะตอบในตอนท้าย” และไม่กลับมาที่นี่อีก ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณแม้ว่ามันจะหมายถึงการเขียนคำถามของพวกเขาลงหรือขอให้พวกเขาทำซ้ำในตอนท้ายของการนำเสนอ

โปรดทราบว่าอาจมีสาเหตุอื่นที่ทำให้คนไม่ถามคำถาม บางทีคุณอาจสร้างสภาพแวดล้อมโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งพวกเขารู้สึกไม่สบายใจที่จะทำเช่นนั้น หรือบางทีผู้คนอาจถูกโยนทิ้งไปจากการสนทนาที่พวกเขาไม่แน่ใจว่าจะเริ่มถามคำถามได้ที่ไหนซึ่งในกรณีนี้คุณอาจจะปล่อยให้บริบท (ดู # 2 เพื่อขอคำแนะนำในเรื่องนั้น)

7. มีรูปแบบที่สำคัญของบางคนที่พูดขึ้น (หรือไม่พูดเลย)?

คุณน่าจะเชิญทุกคนเข้ามาในห้องเพราะคุณต้องการความเห็นหรือข้อมูลของพวกเขาในโครงการและท้ายที่สุดความคิดและการกระทำที่ออกมาจากการประชุมของคุณจะแข็งแกร่งขึ้นและสอดคล้องมากขึ้นถ้าทุกคนเข้ามาด้วยดังนั้นคุณต้องการแน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วม อย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงเวลาของคุณด้วยกัน

ฟังดูดีในทางทฤษฎี แต่ไม่ได้เป็นจริงเสมอไป บางคนดังและมีความมั่นใจมากกว่าคนอื่นบางคนอยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจสูงกว่าคนอื่นและบางคนไม่รู้สึกรวมหรือเคารพเหมือนคนอื่น ๆ ในห้อง กรณีตรงประเด็น: การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้หญิงมีแนวโน้มที่จะถูกขัดจังหวะในการสนทนามากกว่าผู้ชาย

พยายามเป็นผู้นำการสนทนาที่เหมาะสม ปิดการร่วมงานการท่องเที่ยว อย่าขัดจังหวะ ติดกับคนที่ ถูก ขัดจังหวะ โทรหาคนที่ไม่ได้พูดมากหรืออาจเป็นคนอ่อนแอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่อยู่ห่างไกลที่ไม่ได้อยู่ในห้อง

นอกจากนี้จำไว้ว่าคุณตกอยู่ในหมวดหมู่นี้เช่นกันแม้ในฐานะผู้จัดการประชุม! ในบางกรณีมันสมเหตุสมผลที่จะเป็นคนที่พูดมากที่สุด แต่ถึงอย่างนั้นคุณก็ควรแน่ใจว่าเสียงทั้งหมดในห้องนั้นถูกได้ยินและขยายออก (ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำในการหยุดยั้งการท่องเที่ยวและจดจำเมื่อพูดถึงมากเกินไป)

คำถามที่ 8-10 หลังการประชุม

เกือบจะมี! หากคุณต้องการให้การประชุมของคุณเป็นเหมือนกันทุกครั้งพิจารณาด้านล่าง

8. ทุกคนกำลังทำตามขั้นตอนต่อไปใช่ไหม?

คุณสามารถบอกได้ว่าการประชุมไปไหนไม่ดีเมื่อทุกคนออกจากห้องและออกไปทำสิ่งต่าง ๆ อย่างที่คุณ ไม่ ต้องการให้พวกเขาทำ

หลีกเลี่ยงสิ่งนี้ด้วยการชี้แนะและชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป ก่อนที่จะแตกออกที่อยู่ต่อไปนี้:

• ต้องทำอะไร?
• มันจำเป็นต้องทำอย่างไร
• เมื่อใดที่ต้องทำให้เสร็จ
• ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการทำมัน?
• ใครจะเป็นผู้ดูแล / ติดตามความสำเร็จของมัน?

9. วัตถุประสงค์ของการประชุมใหญ่กว่านี้สำเร็จหรือไม่?

ผู้คนมีแรงจูงใจมากขึ้นในการทำสิ่งต่าง ๆ ในภายหลังหรือไม่? ดูเหมือนว่าพวกเขาจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น? มีความสับสนน้อยลงหรือมีคำถามที่ถูกถามน้อยลงหรือไม่ คุณบรรลุเป้าหมายดั้งเดิมของคุณหรือไม่ โอกาสที่จะเกิดขึ้นถ้าคำตอบคือใช่คุณก็ไม่เป็นไร (และถ้าคำตอบไม่ใช่ให้อ่านหัวข้อข้างต้นเพื่อดูว่าคุณไปไหนผิด)

10. คนอื่นรู้สึกเหมือนการประชุมมีประสิทธิผลไหม?

ฉันแยกคำถามนี้จากด้านบนเพราะคุณต้องถามผู้คนว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรกับการประชุมแทนที่จะคิด

การรับคำติชมโดยตรง (โดยเฉพาะในฐานะผู้จัดการ) เป็นสิ่งสำคัญ เป็นไปได้ว่าคุณรู้สึกว่าการประชุมหยุดลงโดยไม่มีการผูกปม แต่ทุกคนไม่เห็นด้วย - การได้ยินที่จะช่วยคุณพูดถึงว่าทำไมมันถึงไม่สำเร็จและคุณจะทำได้ดีกว่าในครั้งต่อไป แน่นอนว่าคุณไม่สามารถถามทุกคนได้ทุกครั้งที่คุณพบว่ามันเป็นไปอย่างไร แต่การทำเช่นนี้ทุกครั้งจะทำให้คุณมั่นใจ

ไม่มีใครรักการประชุมดังนั้นทำไมจึงทำให้พวกเขาเหม็น ตอบคำถามเหล่านี้อย่างตรงไปตรงมาและคุณมีโอกาสน้อยมากที่จะทำให้การประชุมล้มเหลว