ระหว่างการคัดแยกสแปมการสร้างการตอบสนองที่ถูกต้องและการเก็บแท็บในข้อความที่ต้องมีการติดตามการอยู่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณจะรู้สึกเหมือนเป็นงานในตัวเอง นั่นเป็นเหตุผลที่เราเลือกสมองของผู้เชี่ยวชาญที่คิดเคล็ดลับถึงกล่องจดหมายที่มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ - แม้ว่าจะได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน เพราะการมีระบบอยู่ในสถานที่สามารถช่วยให้คุณพิชิตแม้กระทั่งกล่องจดหมายที่ไม่เชื่อฟังที่สุด
1. ให้อีเมลที่ต้องดำเนินการทันทีในกล่องจดหมายของคุณ
ศูนย์กล่องจดหมายอาจมีเป้าหมายที่สูงส่งเกินไป แต่ด้วยความไร้ความปราณีเกี่ยวกับข้อความที่จะนำอสังหาริมทรัพย์เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณคุณสามารถเข้าใกล้ได้
“ วันส่วนใหญ่กล่องจดหมายอีเมล์ของฉันมีข้อความน้อยกว่า 25 ข้อความ นี่คือเจตนา ฉันต้องการที่จะสามารถเปิดกล่องจดหมายของฉันและเห็นสิ่งที่เร่งด่วนที่สุดและต้องการการตอบสนองทันที "Leigh Ann Newman ผู้จัดการโครงการอาวุโสของ บริษัท ที่ปรึกษารัฐบาลระหว่างประเทศกล่าว “ นิสัยนี้ผลักดันให้ฉันลงมือทำสิ่งของต่าง ๆ ในเวลาที่เหมาะสมอย่างยิ่ง”
ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับนิวแมนที่จะได้รับภายในไม่กี่ชั่วโมงมีอีเมล์มากกว่า 100 ฉบับซึ่งส่วนมากเป็นเรื่องเร่งด่วนและเกี่ยวข้องกับผู้จัดการระดับสูง ในปี 2008 เธอมีโอกาสเริ่มต้นจากศูนย์เมื่อ บริษัท ของเธอเปลี่ยนเป็นระบบอีเมลใหม่ในระหว่างการซื้อกิจการ “ มันเหมือนกับการทำความสะอาดกล่องจดหมายของฉันในฤดูใบไม้ผลิ และตั้งแต่นั้นมาฉันก็ไม่สามารถทำงานกับกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยอีเมลที่ไม่ได้รับได้” เธอกล่าว
2. สร้าง“ กำลังรอโฟลเดอร์” สำหรับอีเมลที่รอดำเนินการ
ดังนั้นอีเมลจะไปที่ไหนถ้าไม่ใช่กล่องจดหมายของคุณ สร้าง "โฟลเดอร์รอ" สำหรับอีเมลที่ต้องมีการดำเนินการจากบุคคลอื่นก่อนจึงจะสามารถตอบกลับได้ “ นี่เป็นการประหยัดเวลาครั้งใหญ่” ดาร์ซีมิลเลอร์ผู้เชี่ยวชาญด้านสถานที่ทำงานและผู้ก่อตั้ง Pin and Pivot กล่าวซึ่งเป็นเวลาหลายปีที่มีอีเมล์มากกว่า 150 ฉบับต่อวัน “ วิธีนี้อีเมลเหล่านั้นไม่ได้ทำให้กล่องขาเข้าของคุณเสียหายและเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการดูในแต่ละวันหรือทุกสัปดาห์เพื่อเตือนให้คุณทราบว่าโครงการใดที่กำลังรอดำเนินการ”
เธอเรียนรู้เคล็ดลับนี้อย่างหนักเมื่อในช่วงปีแรกของงานแรกของเธอเธอไม่พบไฟล์แนบอีเมลที่เธอต้องการ “ ฉันใช้เวลาครึ่งวันในการค้นหาอีเมลในหมู่อีเมลนับพันที่อยู่ในกล่องจดหมายของฉันในเวลานั้น” เธอกล่าว “ ฉันปฏิญาณตั้งแต่นั้นมาฉันจะควบคุมกล่องจดหมายของฉัน!”
3. สร้างโฟลเดอร์ย่อยหรือป้ายกำกับ BFF ใหม่ของคุณ
ทั่วกระดานนั้นกล่องจดหมาย mavens แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยหรือระบบฉลากที่ง่ายต่อการถอดรหัส Nate Masterson ซีอีโอของ Maple Holistics ประมาณการว่าเขาได้รับอีเมลมากกว่า 250 ฉบับต่อวันดังนั้นองค์กรจึงมีความสำคัญยิ่ง “ ป้ายกำกับอีเมลคือเพื่อนของคุณ” เขาแนะนำ “ ใช้พวกมันเพื่อรวมกลุ่มอีเมลสำคัญเข้าด้วยกันดังนั้นเมื่อคุณต้องการมองหาสิ่งอ้างอิงคุณสามารถทำได้ง่าย ๆ ”
นิวแมนกล่าวว่าฉลากของเธอรวมถึงหัวข้อที่คนอื่นอาจมีคำถามสนับสนุนการตัดสินใจของเธอและเอกสารอ้างอิงสำหรับความต้องการทางธุรกิจในอนาคต “ ฉันมีโฟลเดอร์ย่อยหลายสิบโฟลเดอร์และมีอีเมลหลายร้อยฉบับที่ถูกเก็บไว้ภายในเพื่ออ้างอิง” เธอกล่าว “ ฉันสามารถค้นหาสิ่งที่ฉันต้องการภายในไม่กี่วินาทีของการร้องขอเพราะฉันรู้ว่ามันถูกเก็บไว้ที่ไหนและทำอย่างไรจึงจะค้นหาได้อย่างรวดเร็ว”
4. ตั้งค่ากฎหรือตัวกรองกล่องจดหมาย
ผู้ให้บริการอีเมลหลายรายอนุญาตให้คุณตั้งค่ากฎหรือตัวกรองกล่องจดหมายที่จะดำเนินการกับคุณและสามารถช่วยคุณจัดหมวดหมู่อีเมลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้สมอง
ราเชลโอนีลซีอีโอของ Carex Consulting Group จะได้รับประโยชน์จากการทำงานของกฎระเบียบต่างๆของ Outlook “ ฉันมีกฎการตั้งค่าที่ใส่อีเมลลงในโฟลเดอร์รหัสสีและลำดับความสำคัญตามผู้ส่ง” เธอกล่าว จากนั้นในตอนท้ายของวันเธอจะสแกนหาสิ่งที่เธออาจพลาดได้อย่างรวดเร็ว “ กฎช่วยให้แน่ใจว่าฉันกำลังติดตามอย่างสม่ำเสมอและปิดกั้นเสียงรบกวน สิ่งนี้ช่วยให้ฉันถ่วงได้น้อยที่สุด”
5. ใช้ปฏิทินของคุณเพื่อติดตามอีเมลที่ต้องมีการติดตาม
เนื่องจากอีเมลบางฉบับอาจต้องการคำตอบง่าย ๆ นิวแมนขอแนะนำให้เพิ่มลงในปฏิทิน “ หากฉันได้รับอีเมลที่ไม่เพียงต้องการการตอบสนองทันที แต่ยังรวมถึงการติดตามผลบางอย่างฉันจะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ย่อยที่กำหนดและวางเตือนความจำในปฏิทินของฉันที่มีที่ตั้งโฟลเดอร์และวันที่ติดตาม จำเป็นต้องใช้” เธอกล่าว
เธอใช้ Microsoft Outlook ซึ่งอนุญาตให้เข้าถึงปฏิทินของ Outlook แต่คุณสามารถทำได้ใน Gmail เพียงคลิกที่ปุ่ม“ เพิ่มเติม” ในแถบเครื่องมือและเลือก“ สร้างเหตุการณ์”
6. อย่าปล่อยให้อีเมลขยะจางหายไปในกล่องจดหมายของคุณ
รู้สึกว่าคุณกำลังเล่นกับโปรโมชั่นอีเมล์? รวดเร็วด้วยปุ่มยกเลิกการสมัคร Davis Siksnans ซีอีโอและผู้ก่อตั้ง Printful ใช้กฎการนัดหยุดงานสามครั้งสำหรับอีเมลส่งเสริมการขายและจดหมายข่าว ครั้งที่สามที่เขาลบจดหมายข่าวหรืออีเมลส่งเสริมการขายจากผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจงเขายกเลิกการสมัครสมาชิกจากรายการ
7. สร้างเทมเพลตสำหรับการตอบสนองของคุณ
การปรับแต่งการตอบกลับที่แตกต่างกันสำหรับอีเมลทุกฉบับอาจทำให้คุณต้องเสียเวลามาก หากคุณพบว่าคุณส่งอีเมลประเภทเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกคุณอาจได้รับประโยชน์จากการตอบกลับสต็อกบางอย่างในแบบร่างของคุณซึ่งคุณสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ง่าย
เบ็ตซี่เฟ่นประธาน บริษัท Clutterbusters บริษัท จัดงานมืออาชีพได้ตั้งคำถามที่พบบ่อยซึ่งสามารถตอบสนองได้ด้วยการตอบสนองแบบล็อคและโหลด “ ฉันมีอีเมลที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งฉันสามารถปรับแต่งที่ฉันส่งไปยังอีเมลที่ถามในสิ่งเดียวกันเช่น 'บอกฉันเกี่ยวกับบริการของคุณ' หรือ 'ฉันจะตั้งค่าการนัดหมายได้อย่างไร'”
หากคุณไม่ต้องการทำสิ่งนี้ให้ลองใช้ปลั๊กอิน MixMax Gmail หรือไปที่การตั้งค่าของคุณและเปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูป (คลิกที่เฟืองที่ด้านขวาบนของกล่องจดหมายของคุณเลือก“ การตั้งค่า” จากดรอปดาวน์เลือกแท็บ“ ขั้นสูง” แล้วกด“ เปิดใช้” ถัดจาก“ คำตอบกระป๋อง”) สิ่งนี้จะช่วยให้คุณประหยัด คำตอบ templated
8. ตั้งค่าการบล็อกเวลานอกเหนือจากการตรวจสอบอีเมลและติดกับพวกเขา
คุณอาจจะไม่ปล่อยให้ตารางเวลาของคุณเปิดสำหรับการประชุมที่ไม่ระบุเวลาและความยาวตลอดเวลาดังนั้นทำไมให้ส่งบังเหียนอีเมลฟรีเพื่อบุกรุกในวันของคุณ
“ ฉันไม่เปิดอีเมล์ทิ้งไว้ตลอดทั้งวัน ฉันกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงในระหว่างวันให้ผ่านอีเมลแต่ละฉบับและตอบสนองจัดเก็บหรือบันทึกในภายหลังอย่างรอบคอบ ด้วยวิธีนี้ฉันจะไม่ทำงานหลายอย่างและฉันจะสามารถอ่านอีเมลทั้งหมดได้เร็วขึ้นเพราะฉันจดจ่อกับงานที่ทำอยู่” David Mitroff ที่ปรึกษาทางธุรกิจกล่าว “ ฉันขอแนะนำให้ผู้คนเริ่มต้นด้วยบล็อกครึ่งชั่วโมงที่แตกต่างกันสามวันเพื่ออ่านและตอบกลับอีเมลของพวกเขาและให้กล่องจดหมายของพวกเขาปิดที่เหลือตลอดทั้งวันและปรับตามความจำเป็นจากที่นั่น”
นอกเหนือจากการใช้การบล็อกเวลาเพื่อให้อยู่ด้านบนของอีเมลรายวัน Justin Lavelle ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสื่อสารของ BeenVerified แนะนำให้ตั้งเวลาไว้สัปดาห์ละครั้งเพื่อบำรุงรักษากล่องจดหมาย “ เลือกเวลาในแต่ละสัปดาห์เพื่อรักษากล่องจดหมายของคุณ ปกป้องเวลาตามที่คุณต้องการในการประชุมที่สำคัญอื่น ๆ และจัดระเบียบ "เขาแนะนำ “ กวาดสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปเก็บเอกสารที่สมบูรณ์และจัดลำดับความสำคัญของรายการที่ต้องทำ”
9. ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล
แม้ว่าคุณจะลาออกจากการตรวจสอบอีเมลในบล็อกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว แต่เพลงไซเรนของการแจ้งเตือนกล่องขาเข้าของคุณอาจเป็นสิ่งล่อใจที่ดีเกินกว่าที่จะต้านทานได้ หากเป็นกรณีนี้การแก้ปัญหานั้นง่าย: ปิดการแจ้งเตือนของคุณ “ ถ้าคุณทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดคุณจะไม่ต้องไปมากกว่าสองชั่วโมงโดยไม่ได้เห็นอีเมลของคุณ” มิลเลอร์กล่าว “ ปิดการแจ้งเตือนเนื่องจากพวกเขาจะหันเหความสนใจของคุณจากการทำสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณ”
คุณสามารถรับผิดชอบตัวเองได้โดยใช้ฟังก์ชั่น Inbox Pause ของ Boomerang Siksnans อนุญาตให้อีเมลเข้ามาในเวลาที่กำหนดเฉพาะวันละสองครั้งเท่านั้นเมื่อเขาสามารถอุทิศความสนใจให้กับพวกเขาได้
10. บีบงานอีเมลที่ไร้เหตุผลระหว่างการหยุดทำงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีอีเมลนั้นได้รับการซิงค์กับโทรศัพท์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและใช้ช่วงเวลาว่างในการทำความสะอาดกล่องจดหมายด่วน “ ข้อความที่ฉันได้รับจำนวนมากไม่ต้องการการกระทำโดยตรง” เบ็นเทย์เลอร์ผู้ก่อตั้ง HomeworkingClub.com กล่าว “ สามารถลบสแปมสิ่งอื่น ๆ สามารถยื่นได้และคุณสามารถจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้มากมายในขณะที่คุณอยู่ในคิวซุปเปอร์มาร์เก็ตสองนาที”
