เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้รับโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งแม้ว่าจะเป็นกับคนฉลาด แต่ก็ทำให้ฉันประทับใจมาก แน่นอนว่าการโทรนั้นดูค่อนข้างง่าย แต่สิ่งใดก็ตามที่เป็นข้อบกพร่องทางเทคโนโลยีที่สามารถหลีกเลี่ยงได้กับการจัดการเวลาที่แย่สามารถส่งผลกระทบต่อความประทับใจของลูกค้าและเพื่อนร่วมงานของคุณ
ดังนั้นเช่นเดียวกับที่มีกฎที่ไม่ได้เขียนไว้สำหรับอีเมลและการประชุมฉันสะกดแนวทางสำหรับการโทรศัพท์ทางธุรกิจและการประชุมทางโทรศัพท์ที่ทุกคนควรปฏิบัติตาม นี่คือการโทรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น (และน่ารำคาญน้อยกว่า) ตลอดไป!
เห็นด้วย ก่อน การโทรที่บุคคลกำลังโทรหาใครและหมายเลขใด การส่งอีเมลหลังสามนาทีหลังจากการโทรควรเริ่มต้นด้วย "ฉันควรโทรหาคุณที่ไหน?" เสียเวลาของทุกคน
โดยทั่วไปหากคุณกำลังขอสิ่งที่คนอื่นคุณควรเสนอให้โทรหาเขาหรือเธอ หากคุณกำลังช่วยเหลือคนอื่นขอให้บุคคลนั้นโทรหาคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการไล่ล่าใคร
กำหนดเวลาการโทรตามระยะเวลาที่คุณต้องการและจำไว้ว่านี่อาจเป็นห้า, 10 หรือ 20 นาที คุณไม่ควรปัดเศษขึ้นเป็น 30 นาทีที่ใกล้ที่สุด
หากคุณรู้ล่วงหน้าว่าจะต้องมาสายให้คนอื่นทราบทางอีเมลและเสนอให้โทรหาเขาเมื่อคุณพร้อม
หากบุคคลที่คุณโทรหามารับไม่ได้โปรดอย่าทิ้งข้อความไว้ในครั้งแรก ลองอีกครั้งในอีก 1-2 นาทีต่อมาและถ้าเขาหรือเธอไม่ไปรับฝากข้อความและอีเมลแจ้งให้เขาหรือเธอรู้ว่าคุณโทรหาคุณและระบุว่าคุณจะมีเวลามากเท่าใด อย่าโทรมาอีกหลังจากนั้นเว้นแต่จะเป็นเรื่องเร่งด่วน
หากมีคนพูดมากกว่าสองคนให้ตั้งค่าการโทรเข้าล่วงหน้า มีบริการฟรีมากมายเช่น UberConference ที่ช่วยในเรื่องนี้
โทรหาคนไม่กี่คนเท่าที่จะทำได้และให้แน่ใจว่าทุกคนมีความจำเป็นจริงๆ ผู้คนมากขึ้นในบรรทัดที่ทุกคนน้อยให้ความสนใจ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรับสายจากที่ที่เงียบและมีสัญญาณดี การใช้สายที่ดินทุกครั้งที่ทำได้ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาสัญญาณ
หากคุณติดอยู่ในสถานที่ที่มีเสียงดังให้คนอื่นรู้ทันทีว่าคุณจะไม่พูดอะไรนอกจากคุณจะพูด เป็นสิ่งที่ควรทำ
หากคุณไม่ได้โทรจากโทรศัพท์ที่คุณใช้เป็นประจำตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีการใช้งาน สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อใช้ระบบโทรศัพท์สำนักงานที่ไม่รู้จัก
ฉันไม่แนะนำให้ใช้สไลด์เพื่อแสดงบางอย่างในการโทรเว้นแต่คุณกำลังทำการสาธิต แต่ถ้าเป็นเช่นนั้นอย่าส่งไปทางอีเมล ให้ใช้บริการแชร์หน้าจอเช่น GoToMeeting หรือ Screenleap แทนเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะไม่เหลียวมองข้ามไปข้างหน้าแล้วหยุดสนใจ
หากคุณกำลังใช้บริการแชร์หน้าจอตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันทำงานก่อนที่จะเริ่มการโทรและคู่ของคุณมีอะไรติดตั้งที่พวกเขาจะต้องก่อนการโทร
หากคุณกำลังพบปะกับผู้คนเป็นครั้งแรกหรือต้องการให้ผู้คนให้ความสนใจลองพิจารณาการประชุมทางวิดีโอ
เช่นเดียวกับการประชุมเริ่มตรงเวลา รอพลัดหลงเพียงให้กำลังใจพวกเขา
หากคุณกำลังเข้าร่วมการประชุมสายแนะนำตัวเองทันทีดังนั้นจึงไม่มีใครแปลกใจที่คุณฟังในเวลาสามนาทีกับสิ่งที่พวกเขาคิดว่าเป็นการสนทนาแบบตัวต่อตัว
หากมีใครเข้าช้าอย่าไปตามเขาหรือเธอ มันเสียเวลาของคนอื่น สนับสนุนให้บุคคลนี้ติดต่อกับใครคนหนึ่งเมื่อสิ้นสุดการโทรเพื่อดูว่ามีใครพลาด
ให้ภาพรวมว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณโทรภายใน 120 วินาทีแรกของการโทรจากนั้นกำหนดวาระการประชุมหรือเป้าหมายของคุณ คนอื่นที่โทรมาควรรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขาทันที
ในไม่กี่นาทีแรกของการโทรแต่ละครั้งให้ยืนยันว่าทุกคนพูดนานแค่ไหนเพื่อให้คุณสามารถจัดการการสนทนาได้
หากคุณมีคนมากกว่าสามคนในสายผู้จัดงานควรทำการโทรด่วนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ที่นั่นและแนะนำสั้น ๆ ถ้าเป็นไปได้
ลองทำสิ่งที่แนะนำตัวเฉพาะถ้ามันจะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้ มิฉะนั้นคุณจะเสียเวลามาก
หากการโทรนั้นเกี่ยวกับการแบ่งปันความเชี่ยวชาญของคุณคุณไม่ควรพูดมากกว่า 70% ของเวลา ถ้าหลายคนอยู่ในสายตัวเลขนั้นจะลดลงเหลือ 25%
ทำให้ประโยคของคุณสั้นและหยุดเป็นประจำระหว่างความคิด วิธีนี้จะทำให้ผู้คนสามารถกระโดดเข้ามาหรือถามคำถาม
หากคุณเป็นผู้จัดการโทรมันเป็นหน้าที่ของคุณที่จะให้คนอื่นเข้าร่วมหากพวกเขาไม่ได้พูดและคนอื่นกำลังผูกขาดการสนทนา
ใช้ปุ่มปิดเสียงอย่างมีกลยุทธ์ หากคุณปิดเสียงการโทร 90% คุณอาจไม่ได้รับความสนใจอย่างเต็มที่
อย่าเป็นคนที่กำลังตรวจสอบอีเมลและต้องขอคำถามซ้ำ หากคุณพบว่าตัวเองกำลังตรวจสอบอีเมลในระหว่างการโทรส่วนใหญ่พวกเขาจะยาวเกินไปพวกเขาเป็นคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องหรือคุณไม่จำเป็นต้องอยู่ในพวกเขา
ห้านาทีก่อนสิ้นสุดการโทรเตือนทุกคนว่ากำลังปิดรับสายและถามว่ามีคำถามใด ๆ หรือไม่ อย่าปล่อยให้มันวิ่งผ่านถ้าเป็นไปได้ - มันไม่สุภาพต่อเวลาของคนอื่น
ติดตามขั้นตอนต่อไปเมื่อมีการโทรและส่งพวกเขาไปทางอีเมลหลังจากนั้นเพื่อเป็นการเตือน
บอกพวกเรา! กฎการโทรที่คุณโปรดปรานคืออะไร อะไรที่เราพลาดไป?
