สิ่งที่เลวร้ายที่สุดในทางคลินิก: เข้าร่วมสนทนาเมื่อคุณกำลังจะจับก้อนชีสสองก้อนสุดท้ายที่งานเครือข่ายฟังเพื่อนพูดคุยเกี่ยวกับการแต่งงานของเธอ“ ดิ้นรน” และดูตารางเวลาของคุณและ เห็นการประชุมแบบ back-to-back
ไม่มีจริงๆ! คุณเคยได้ยินการสนทนานี้เกิดขึ้นหรือไม่?
คุณ: “ วันนี้เป็นอย่างไรบ้าง”
เพื่อนมิลล์ที่วิ่งตามปกติของคุณ: “ เยี่ยมมากฉันได้พบกันอีกครั้งหนึ่ง! PowerPoint ฉันกล้าพูดตรงประเด็นแล้ว!”
ไม่คุณยังไม่ได้
กระนั้นเราทุกคนมีความผิดในการเข้าร่วมการประชุมในปฏิทินของกันและกัน และอย่างที่ใครก็ตามที่เคยเป็นผู้นำในการประชุมก็รู้สึกท้อแท้เมื่อคุณมองไปรอบ ๆ ห้องและทุกคนก็แอบดูโทรศัพท์ของพวกเขา
และนั่นคือเหตุผลที่ฉันรวบรวมรายการย่อ ๆ ของเหตุผลทั้งหมดที่ผู้คน (ตกลงได้ดีฉัน) ไม่ฟังในการประชุมรวมถึงการแก้ไขด่วนบางประการ เพราะถ้าเราทุกคนเริ่มวางแผนการประชุมที่ดีกว่าเราทุกคนจะเริ่มกลัวพวกเขาน้อยลง
1. คุณไม่มีวาระ
ฉันเข้าใจแล้ว! คุณเท่ห์คุณผ่อนคลายคุณขายยาชิลล์ ๆ จากสเก็ตบอร์ดของคุณ
แต่นี่คือสิ่งที่: เมื่อคุณเริ่มการประชุมของคุณด้วย“ ฉันนำทุกคนมาที่นี่ในวันนี้เพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การขายของเรา - ความคิดใด ๆ ?” ฉันคิดออกทันทีเพราะ 90% ของการตอบสนองจะเป็นจุดที่สมบูรณ์ ใจดีแบบไม่ช่วยเหลือ (“ เราควรขายเพิ่มโดยทั่วไป!” และ“ เราคิดว่าการทำสุนัขเป็นโฆษกของเราหรือไม่?”)
และ 100% ของการสบตาจะเป็นสิ่งที่น่าอึดอัดใจที่ผู้คนต่างอ้อนวอนซึ่งกันและกันอย่างไร้จุดหมายเพื่อที่จะพูด
แทน
ก่อนที่คุณจะส่งคำเชิญการประชุมครั้งถัดไปออกมาให้รวบรวมและส่งอีเมลถึงรายละเอียดของวิธีที่คุณวางแผนที่จะใช้เวลานั้น สิ่งนี้จะไม่เพียง แต่ช่วยให้ผู้คนเตรียมความพร้อมและนำความคิดที่ดีมาใช้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถป้องกันเวลาที่เหมาะสมได้ด้วย
ง่ายเหมือน:
รายงานการประชุม 1-5: ไปให้ถึงเป้าหมายของการประชุม: จ้าง Airbud เป็นโฆษก บริษัท ใหม่
นาทีที่ 5-15: การพูดคุยเกี่ยวกับเป้าหมาย: พูดคุยเกี่ยวกับความเป็นจริงของ Airbud ไม่เพียง แต่มีอยู่ แต่ยังเป็นเรื่องจริง
นาทีที่ 15-25: ระดมความคิดระดมสมอง: ไปรอบ ๆ ห้องเพื่อแนะนำโฆษกคนอื่น ๆ ที่เป็นผู้นำทางความคิดในอวกาศ
รายงานการประชุม 25-30 นาที: รวบรวมทุกอย่าง: เลือกแนวคิดที่ดีที่สุดและกำหนดขั้นตอนต่อไป
2. คุณไม่ได้อธิบายว่านี่จะเป็นการแสดงแบบ One-Man
ถ้าคุณไม่ใช่ Morgan Freeman ฉันก็ไม่สามารถฟังคุณพูดเป็นเวลา 30 นาทีโดยไม่หยุด มีเหตุผลที่คุณจะไม่พบ TED Talks ยอดนิยมมากเกินไปในเวลา 20 นาที
แทน
ถ้าคุณ - และคุณคนเดียว - กำลังจะพูดคุยสำหรับการประชุมทั้งหมดสิ่งที่คุณพูดจะดีกว่าน่าสนใจย่อยง่ายและใช้ได้กับฉัน
ดังนั้นเมื่อคุณทำวาระที่เราเพิ่งพูดคุยเกี่ยวกับข้างต้นเน้นสิ่งที่จะไม่นำไปสู่ขั้นตอนการกระทำ (เช่น "วิจัยนี้ … " หรือ "ระดมสมองที่ … " หรือ "ติดตามแมวที่เล่นบาสเกตบอล “)
จากนั้น - และเตรียมพร้อมสำหรับเวทมนตร์คาถาและเวทมนตร์คาถานี้ - ลบทิ้ง ครั้งที่สองที่คุณหยุดประชุมเกี่ยวกับ“ ขั้นตอนต่อไป” คือวินาทีที่คุณเริ่มสูญเสียผู้คน
ตอนนี้หากคุณกำลังจะเก็บสิ่งนั้นไว้ในนั้นให้โยนโบนัสหนึ่งสไลด์ลงในงานนำเสนอของคุณตามบรรทัดของ“ เพื่อหารือเกี่ยวกับอนาคต…” หรือรวมหนึ่งแผ่นลงในข้อมูลพื้นหลังที่น่าสนใจในวาระการประชุมที่คุณส่งล่วงหน้า เวลา.
3. คุณไม่ต้องการอะไรจากฉันโดยเฉพาะ
สิ่งที่คุณกำลังพูดนั้นเกี่ยวพันกับงานของฉันและคุณคิดว่ามันจะเป็นประโยชน์ต่อฉันในการฟังและในทางทฤษฎีแน่นอน!
แต่ในความเป็นจริง ทันทีที่ฉันตระหนักว่าฉันไม่จำเป็นต้องชั่งน้ำหนักหรือดำเนินการอะไรออกไปจากการประชุมฉันก็เปลี่ยนโฟกัสเป็นรายการที่ต้องทำที่รอฉันอยู่ที่โต๊ะทำงาน
แทน
ฉันเกลียดการขว้างปา A-word ที่ ya แต่ทั้งหมดนี้กลับไปสู่วาระนั้น โดยการส่งออกล่วงหน้าและทำเครื่องหมาย“ ผู้ฟัง” เป็นแขกตัวเลือกคุณให้ผู้ได้รับเชิญให้เข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วม (และทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่มาตื่นเต้นจะได้ฟัง) ทำไมมีใครบางคนในการประชุมของคุณที่จะทำให้อารมณ์แปรปรวนด้วยซอมบี้ที่ว่างเปล่า
ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไร: เจนนี่“ แผนวาระ” นี้ดูเหมือนจะเป็นงานจำนวนมากสำหรับการประชุม และฉันเห็นด้วย! แต่ถ้าคุณขอให้คนใช้เวลา 30 หรือ 60 นาทีในแต่ละวันคุณต้องใช้ความพยายามเล็กน้อย
หรือ - และไม่น่าเศร้าที่ฉันไม่ได้พูดว่า“ แค่ปีกมันแช้ด” - คุณสามารถเปลี่ยนการประชุมนั้นเป็นอีเมลได้ ใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยกว่าการสร้างวาระการประชุม แต่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาการประชุมจริง และโชคดีสำหรับคุณเรามีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายที่นี่
