แม้ว่าอีเมลของคุณจะไม่ต้องการการตอบสนองในทันที แต่บางคนก็คิดว่าเป็นเช่นนั้น
ดังนั้นเมื่อเราออกจากตารางสักสองสามชั่วโมง - อาจเป็นเพราะการนัดพบของแพทย์หรือการประชุมโดยไม่ใช้แล็ปท็อป - ผู้คนเริ่มสงสัยว่าเรามีชีวิตอยู่และดีขึ้น (และสำคัญกว่าในหัวของพวกเขาทำไมเราไม่ กลับไปที่พวกเขา)
นี่คือเหตุผลที่ข้อความ OOO มีประโยชน์! อย่างจริงจัง - ไม่ใช่สำหรับเมื่อคุณอยู่ในช่วงวันหยุด พวกเขาสามารถช่วยลดแรงกระแทกเมื่อคุณมีลูกค้าที่ต้องการความช่วยเหลือหรือพนักงานที่จู้จี้และพวกเขามั่นใจว่าคุณจะกลับไปหาผู้คนได้ทันทีแม้ว่าจะเป็นเพียงการบอกพวกเขาว่าคุณจะตอบกลับในภายหลัง
ต่อไปนี้เป็นกรณีที่น่าประหลาดใจหกข้อที่คุณควรใช้ (และเทมเพลตเพื่อสร้างข้อความมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ):
1. เมื่อคุณกำลังเดินทาง (สำหรับการทำงาน)
คุณกำลังโทร แต่คุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้เพราะพนักงานต้อนรับบนเครื่องบินบอกคุณว่าไม่ควรทำ การใช้ข้อความ OOO จะทำให้คนอื่นรู้ว่าคุณได้รับอีเมลของพวกเขาเข้าใจว่าเป็นเรื่องสำคัญและจะกลับไปหาพวกเขาทันทีที่คุณถึงที่หมาย
สวัสดี
3. เมื่อคุณอยู่ในช่วงสัญญาณ Wi-Fi ที่ไม่ดี
ไม่มีอะไรน่ารำคาญไปกว่าการหมุนวงล้อเมื่อคุณกดส่งอีเมลสำคัญ เมื่อใส่ OOO คุณจะแสดงว่าคุณพยายามตอบกลับ แต่ไม่สามารถทำได้อย่างแท้จริง
สวัสดี
4. เมื่อคุณมีการนัดหมาย (ยาว)
ในกรณีที่การนัดหมายทันตแพทย์ของคุณทำงานในช่วงกลางวันให้ใส่ OOO เพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่ได้รับค่านายหน้า
สวัสดี
5. เมื่อคุณทำงาน Heads-Down
เราทุกคนรู้ว่าอีเมลสามารถเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดังนั้นหากคุณเห็นว่าเหมาะสมในออฟฟิศของคุณคุณสามารถใช้ OOO เพื่อบอกคนอื่น ๆ ว่าคุณกำลังพยายามมุ่งเน้นและไม่ได้ตรวจสอบข้อความของคุณเป็นเวลาสองสามชั่วโมง
(ก่อนที่คุณจะทำสิ่งนี้ให้ตรวจสอบกับหัวหน้าของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีผลต่อเวิร์กโฟลว์)
สวัสดี
6. เมื่อถึงเวลาปิด
และหากคุณพบว่าลูกค้าไม่เคารพในตอนเย็นหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณ (และเป็นที่ชัดเจนในรายละเอียดงานของคุณที่คุณไม่จำเป็นต้องมีให้) ลองใช้อันนี้เพื่อฝึกฝนพวกเขาให้ติดต่อคุณ เฉพาะ ช่วงเวลาทำงาน ฉันจะตรวจสอบกับหัวหน้าของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับอนุญาต
สวัสดี
การใช้ข้อความ OOO สำหรับสถานการณ์ทางโลก (แต่ใช้เวลานาน) จะไม่เพียงทำให้ความกังวลของผู้ติดต่อของคุณหมดกังวล แต่มันจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะรักษาชื่อเสียงทางออนไลน์ของคุณ นอกจากนี้มันจะช่วยให้คุณสร้างนิสัยอีเมลที่ดีต่อสุขภาพ - เนื่องจากคุณรู้ว่าอีเมลส่วนใหญ่ไม่ได้เป็นเรื่องเร่งด่วนจริงๆคุณไม่จำเป็นต้องมี OOO เพื่อที่จะรู้ว่ามันโอเคที่จะไม่ตอบสนองทันที
