ไม่ถือว่าบ้าคลั่งในการสวมใส่กางเกงยีนส์ในที่ทำงานหรือคว้าเครื่องดื่มกับเจ้านายของคุณหลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมง แต่เมื่อพูดถึงการใช้อีโมจิในอีเมลบรรทัดจะมีความพร่ามัวเล็กน้อย
มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะนำทาง ins และ outs of มารยาทอีเมลมืออาชีพ แต่เป็นไปได้ว่าวิธีหลักที่คุณจะติดต่อกับเจ้านายและเพื่อนร่วมงานของคุณ (นอกจากนี้คุณรู้ด้วยตนเอง) และนั่นหมายความว่าทุกข้อความที่คุณส่งเป็นโอกาสที่จะสร้างความประทับใจที่ดี … หรือข้อความที่ไม่ดี
ต่อไปนี้เป็นกฎการทำงานเก้าข้อที่คุณต้องปฏิบัติตาม - หากคุณต้องการรักษาชื่อเสียงออนไลน์ของคุณไว้
1. เริ่มต้นด้วย Solid Subject Line
หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้บังคับบัญชาคนใดคนหนึ่งของคุณโปรดทราบว่าพวกเขาน่าจะมีหลายร้อยข้อความในกล่องจดหมายเข้าของพวกเขา
เจ้านายของคุณทำอะไรกับพวกเขาส่วนใหญ่ กดลบหรือติดดาวเพื่อดูภายหลัง (และห้ามอ่านจริง ๆ ) นั่นหมายความว่าคุณมีโอกาสเพียงครั้งเดียวเท่านั้นที่จะได้รับความสนใจ: หัวเรื่องที่ล่อลวงสามารถช่วยให้พวกเขาเปิดได้จริง
2. ดูคำพูดของคุณ
คุณเคยได้รับข้อความที่ลงท้ายด้วยจุดหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจคิดว่าคนที่ส่งให้คุณเป็นบ้าคุณ (แม้ว่าพวกเขาจะพยายามใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้องจริงๆ)
นั่นเป็นเพราะประเภทของคำที่คุณใช้สามารถปลอบใจหรือทำให้ใครบางคนโกรธได้ทันที หลีกเลี่ยงการใช้คำเช่น "เฮ้" หรือ "เร่งด่วน" และใช้ "คุณ" หรือ "วันนี้" แทน (สับสนหรือไม่คำอธิบายเพิ่มเติมด้านล่าง)
3. เขียนเหมือนเครื่องมือแก้ไข
คุณอาจไม่ได้เขียนบทความในวิทยาลัย แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ได้รับคะแนน ไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้องการสะกดผิดและแม้แต่การขาดการแนะนำร่างกายและข้อสรุปทำให้คุณฟังราวกับว่าคุณกำลังพยายามที่จะเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์ไม่ใช่พนักงานที่มีความรับผิดชอบ
4. สุภาพต่อเวลาของบุคคล
หากคุณกำลังจะส่งอีเมลถึงใครบางคนบอกพวกเขาว่าทำไมคุณถึงส่งมัน
ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังแนบงานนำเสนอให้บอกสิ่งที่คุณต้องการในขั้นตอนถัดไปของพวกเขา (คุณต้องการการอนุมัติหรือไม่คุณต้องการให้พวกเขาเพิ่มสไลด์หรือไม่) หากคุณกำลังจะไปซีซีบางคนบอกพวกเขาว่าทำไมพวกเขาได้รวม
5. ใช้ Emojis อย่างระมัดระวัง
นี่คือสิ่งที่เกี่ยวกับอิโมจิ: ทุกคนไม่ใช่แฟนของพวกเขา แม้ว่าคุณจะทำงานในสภาพแวดล้อมที่เป็นกันเอง แต่ก็ยังมีเปอร์เซ็นต์ของประชากรวัยทำงานที่มองว่าพวกเขาเป็นมืออาชีพ อย่าเสี่ยงถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะรับได้อย่างไร
6. แนบไฟล์แนบ
ดูเหมือนชัดเจน แต่เราทุกคนมีความผิดในการละเมิดอีเมลนี้มากกว่าหนึ่งครั้ง
ตรวจสอบก่อนที่คุณจะกดส่ง: คุณแนบไฟล์แนบที่คุณบอกว่าจะแนบหรือไม่ (พูดอย่างรวดเร็ว 10 ครั้ง)
7. Nail Sign-Off ของคุณ (โดยไม่ปกติ "ดีที่สุด")
คุณต้องจบอีเมลด้วยการลงชื่อออก แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องพูดว่า "ดีที่สุด" หรือ "ขอบคุณ" ในตอนท้ายของทุกข้อความ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่มีอะไรจะขอบคุณจริงๆ)
เลือกใช้คำทักทายที่เป็นมืออาชีพ แต่ใช้งานได้แทน ลองใช้ "ความนับถือ" "ด้วยความเคารพ" หรือ "ฉันจะพูดกับคุณในไม่ช้า"
8. ใช้ลายเซ็นมืออาชีพ (แม้แต่ในโทรศัพท์ของคุณ)
หากคุณเพิ่งสร้างอีเมลมืออาชีพและเขียนขึ้นมาอย่างดีทำไมคุณถึงต้องการลงท้ายด้วย“ ส่งจาก iPhone ของฉัน” ให้เลือกลายเซ็นที่เรียบง่าย แต่น่าดึงดูดซึ่งรวมถึงชื่อของคุณโปรไฟล์โซเชียลมีเดียเว็บไซต์ของคุณและอาจเป็นรูปภาพใบหน้าของคุณ
9. รู้ว่าเมื่อใดที่ไม่ควรส่งอีเมล
แน่นอนไม่ว่ามารยาทของคุณจะดีแค่ไหนมันก็ไม่มีค่าอะไรถ้าคุณส่งอีเมลถึงสิ่งที่คุณไม่ควรทำ
ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วจากใครบางคนให้โทรหาพวกเขาแทน และถ้าคุณต้องการขอให้เจ้านายของคุณขึ้นกำหนดตารางการประชุม (คุณไม่ต้องการให้มีการสนทนาทางอีเมล)
ตราบใดที่คุณปฏิบัติตามกฎทั้งเก้าข้อนี้คุณจะได้รับการอ่านและตอบกลับอีเมลของคุณเกือบตลอดเวลา และเดี๋ยวก่อนคุณอาจสร้างความประทับใจให้เจ้านายของคุณในขณะที่คุณทำมันอยู่!
