ฉันรู้ว่ามีวิธีหนึ่งล้านวิธีในการจัดการงานประจำวันของคุณด้วยเทคโนโลยี และในขณะที่ฉันมักจะชื่นชมวิธีแก้ปัญหาแบบดิจิทัลที่ดีต่อสุขภาพฉันมักจะเป็นคนที่จัดการรายการที่ต้องทำด้วยปากกาและกระดาษเก่า ๆ ไม่เพียงช่วยให้ฉันมีประสิทธิภาพมากในช่วงวันที่ยุ่ง ๆ กับธุรกิจของฉันจัดลำดับความสำคัญงานของฉันและทำงานแม้ในขณะที่ฉันไม่มีข้อมูลเซลล์ แต่ไม่มีอะไรที่น่าพึงพอใจมากกว่าการข้ามงานที่เสร็จสมบูรณ์ไปแล้ว ทำรายการ
หากคุณมีปัญหาในการค้นหาระบบองค์กรที่เหมาะกับคุณหรือคุณแค่ต้องการลองลดความยุ่งเหยิงของระบบดิจิทัลและกลับไปสู่พื้นฐานคุณควรแนะนำวิธีนี้ให้กับคุณ! นี่คือวิธีที่จะทำ
1. รับตัววางแผนการคัดลอกที่แท้จริง
เห็นได้ชัดว่าขั้นตอนแรกในการทำเช่นนี้คือการได้รับเครื่องมือที่เหมาะกับคุณ เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้โปรแกรมวางแผนการทำสำเนาที่เหมาะกับองค์กรและสไตล์การทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่นฉันใช้นักวางแผน Poppin เพราะพวกเขาแสดงตารางเวลาประจำสัปดาห์ทางด้านซ้ายและกระดาษที่อยู่ทางด้านขวาวางในกระเป๋าเงินของฉันและพวกเขาก็ค่อนข้างถูก
ฉันชอบที่จะเห็นทั้งสัปดาห์ในหนึ่งหน้า แต่ถ้าคุณชอบมุมมองประเภทอื่นลองดู Moleskine ซึ่งมีรูปแบบที่แตกต่างกันมากมายหรือถ้าคุณต้องการซื้ออะนาล็อกด้วยการจับจ่ายซื้อของ - เช่นกัน Barnes & Noble และเรียกดูตัวเลือกมากมายจนกว่าคุณจะพบสิ่งที่เหมาะสม
2. แสดงข้อผูกพันสูงสุดของคุณประจำสัปดาห์
ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยการแสดงรายการภาระผูกพันที่สำคัญทั้งหมดที่ฉันมีในตารางรายสัปดาห์ของฉันดังนั้นฉันจึงสามารถรับรู้ถึงสิ่งที่ฉันจะต้องวางแผน ฉันชอบที่จะรวมทั้งงานส่วนบุคคลและเป็นมืออาชีพและกิจกรรมเพื่อให้ได้ภาพที่สมบูรณ์สำหรับสัปดาห์
ตัวอย่างเช่นถ้าฉันต้องเตรียมตัวสำหรับการประชุมใหญ่ในวันพุธ แต่ต้องหยุดทำงานเวลา 18.00 น. ในวันอังคารเพื่อเข้าร่วมงานเลี้ยงวันเกิดฉันจะรู้ว่าฉันจะต้องทำงานสายในวันจันทร์
3. เขียนและจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ
เมื่อฉันเริ่มกรอกปฏิทินด้วยข้อผูกพันที่สำคัญของฉันฉันแบ่งด้านกระดาษของการวางแผนของฉันออกเป็นสี่กล่องโดยกล่องด้านขวาแสดงงานสำคัญ / ไม่เร่งด่วนซ้ายบนแทนงานสำคัญ / เร่งด่วนและ กล่องสองช่องด้านล่างแสดงถึงงานที่ไม่สำคัญ / ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ / เร่งด่วน
จากนั้นฉันเขียนงานทั้งหมดที่ฉันจำเป็นต้องทำในสัปดาห์ให้แน่ใจว่าได้ระบุรายการเหล่านั้นในกล่องที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น "ชำระใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิต" มักจะอยู่ในกล่องสำคัญ / เร่งด่วนในขณะที่ "ซื้อเสื้อกันหนาว" เป็นสิ่งสำคัญ / ไม่เร่งด่วน
ฟังก์ชั่นนี้เป็นระบบการจัดลำดับความสำคัญแบบอบเพราะบังคับให้ฉันระบุสิ่งที่ฉันต้องทำและเมื่อใด
นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเรียกใช้งานที่ไม่สำคัญ / เร่งด่วนซึ่งฉันมักจะจัดลำดับความสำคัญเหนือกว่ารายการที่มีความสำคัญในระยะยาวหากฉันไม่ระวัง ตัวอย่างเช่นฉันกำลังทำงานในงานวิจัยระยะยาวสามภาคเรียนนี้ซึ่งดูเหมือนจะไม่เป็นเรื่องเร่งด่วนในวันพรุ่งนี้และอาจหลงทางในรายการที่ต้องทำอย่างง่ายดาย ระบบการจัดลำดับความสำคัญนี้บังคับให้ฉันรับทราบการทำงานในเอกสารที่มีความสำคัญและเริ่มเขียนพวกเขาล่วงหน้า
4. สร้างตารางรายวัน (และรวมเวลาลง)
การวางแผนรายสัปดาห์ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ดี แต่สิ่งนี้ช่วยให้ฉันทราบได้อย่างไรว่าจะทำอย่างไรในวันที่กำหนด ทุกเช้าฉันดึงกระดาษเปล่าออกมา (ฉันใช้กระดาษเครื่องพิมพ์สีขาว แต่คุณสามารถรับสมุดบันทึกได้หากคุณต้องการจัดกระบวนการขึ้นเล็กน้อย) และทำสามสิ่ง
ก่อนอื่นฉันเขียนช่วงเวลาของวันจาก 8:00 น. - 23:00 น. โดยเพิ่มขึ้น 30 นาทีและวางการประชุมชั้นเรียนและภาระผูกพันส่วนตัวที่ฉันมี จากนั้นฉันดูที่วางแผนประจำสัปดาห์ของฉันและดึงงานที่ฉันต้องการให้เสร็จในวันนั้นพยายามทำให้แน่ใจว่าได้ดึงรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการจากแต่ละสี่กล่องของฉัน ในที่สุดฉันเสียบงานทั้งหมดลงในปฏิทินของฉันเติมเวลาในการประชุม
เนื่องจากงานมักใช้เวลานานกว่าจะสำเร็จในการฝึกกฎของหัวแม่มือคืองบประมาณ 1.5 เท่าของระยะเวลาที่ฉันคิดว่าฉันจะต้องใช้เพื่อให้แน่ใจว่าฉันสามารถใส่ทุกอย่างได้พอดีฉันยังต้องสร้างเวลาลงด้วย ตอนเย็นและหนึ่งชั่วโมงเพื่อไปที่โรงยิมซึ่งทั้งสองอย่างนี้ฉันต้องบำรุงรักษาสติของฉัน!
5. ข้ามสิ่งที่ปิด
นี่คือส่วนที่ฉันโปรดปรานของกระบวนการ: ข้ามงานออกเมื่อฉันทำเสร็จ ฉันชอบที่จะใช้ปากกาสีเพื่อเพิ่มความสนุกสนาน โดยทั่วไปฉันจะติดตามตารางเวลาประจำวันของฉันแล้วข้ามรายการทั้งหมดออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำประจำสัปดาห์ของฉันในตอนท้ายของแต่ละวัน
6. พกพาสิ่งของที่ไม่สมบูรณ์
ในตอนท้ายของสัปดาห์สิ่งสำคัญคือการทำให้แน่ใจว่ารายการที่ยังไม่เสร็จจะถูกนำไปใช้ในสัปดาห์ต่อ ๆ ไปเพื่อที่พวกเขาจะไม่ลื่นหลุด ในคืนวันอาทิตย์ฉันมักจะนั่งด้วยปากกาสีแดงและขีดฆ่าสิ่งของที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ทีละครั้งเพราะฉันตัดสินใจว่าจะ "ยกเลิก" หรือย้ายพวกเขาไปข้างหน้าสู่สัปดาห์หน้า หนึ่งในความสวยงามของนักวางแผนกระดาษคือคุณสามารถผลักงานที่คุณไม่มีเวลาได้เพราะคุณสามารถเขียนมันได้ทุกที่ที่คุณต้องการ - จริง ๆ แล้วฉันเพิ่งย้าย "วันหยุดช็อปปิ้ง" ไปยังสัปดาห์แรกของเดือนธันวาคมเพราะ ฉันรู้ว่าฉันจะไม่มีเวลาสำหรับมันจนกว่าจะถึงตอนนั้น
ฉันรู้ว่ากระบวนการนี้อาจฟังดูซับซ้อน แต่การใช้เวลาเพียง 20 นาทีต่อวันในการวางแผนสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ ฉันรู้ว่าฉันมักจะเสียช่วงสั้น ๆ (เช่น 30 นาทีระหว่างเรียน) โดยเฉพาะถ้าฉันไม่ได้คิดในสิ่งที่ฉันอยากจะทำ แต่ถ้าฉันทำตารางเวลาแล้วฉันก็ไม่ต้องคิดสองครั้ง เกี่ยวกับสิ่งที่ฉันควรจะทำกับเวลาของฉัน
หวังว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณกำจัดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจและทำสิ่งต่างๆให้มากขึ้น
