วิธีการส่งอีเมลติดตามผลการประชุมที่สมบูรณ์แบบ - การใช้ประโยชน์

มีความโมโหพิเศษที่มาพร้อมกับการออกจากการประชุมที่รู้สึกไม่แน่ใจว่าประเด็นของมันคืออะไรเมื่อคุณเดินเข้ามา (ในกรณีนี้บางทีอาจมีบางคนต้องการคำแนะนำในการทำงานที่มีประสิทธิภาพเทมเพลตวาระการประชุมนี้หรือบทความนี้ การสรุปเมื่อคุณควรกำหนดตารางการประชุมนั้นใหม่จริง ๆ )

แม้ว่าเรื่องต่างๆจะไม่รุนแรงมากนักบางทีคุณอาจมีบทสนทนาที่กระตุ้นและมีส่วนร่วม แต่ก็น่าผิดหวังถ้าไม่มีอะไรเกิดขึ้น แต่มีวิธีแก้ไขง่ายๆคืออีเมลหลังการประชุม

“ จุดประสงค์ที่ครอบคลุมคือทุกคนรับผิดชอบต่อความคาดหวังเดียวกัน ดังนั้นคุณมีทีมงานในหน้าเดียวกันที่ทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกันซึ่งทำให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลและยังทำให้ผิดหวัง "Heather Yurovsky โค้ชอาชีพของ Muse และผู้ก่อตั้ง Shatter & Shine กล่าว “ ไม่มีใครชอบความรู้สึกเหมือนพวกเขานั่งในการประชุมที่มีโมเมนตัมที่ดีและไม่มีอะไรเกิดขึ้นหลังจากนั้น”

อ่านต่อสำหรับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการส่งอีเมลหลังการประชุมที่สมบูรณ์แบบ - เพื่อให้คุณไม่ต้องรับผิดชอบต่อความคืบหน้าในทุกสิ่งที่คุณพบ

ใครควรส่งอีเมลหลังการประชุม

โอเคบางทีคุณอาจมีความคิดเกี่ยวกับการติดตามอีเมล แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณเป็นคนที่ควรจะส่งมัน?

บ่อยครั้งที่มันชัดเจน หากคุณจัดประชุมสร้างระเบียบวาระและดำเนินการสิ่งนั้นโอกาสที่คุณควรจะเป็นคนหนึ่งที่ปิดล้อมวงนั้นด้วยมิสไซล์โพสต์ประชุม

“ โดยปกติแล้วจะมีความชัดเจนในตอนท้ายของการประชุมที่รับผิดชอบ แต่บางครั้งมันก็ไม่ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันอาจเป็นโครงการใหม่ที่ไม่มีแผนกเทคนิคเป็นเจ้าของ” Yurovsky กล่าว “ คุณแค่ต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้หลุดออกมาเหมือนคุณกำลังเห่าคำสั่งที่คนอื่นและมันมาจากคนที่ใช่ที่คนจะรับฟังและเคารพในความเป็นเจ้าของและกำหนดเวลา”

หากเป็นสถานการณ์ที่คลุมเครือให้คิดว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะทำภารกิจ “ ในตอนท้ายของการประชุมหากยังไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบและคุณรู้สึกพร้อมที่จะส่งอีเมลฉบับนั้นหลังจากนั้นยกมือขึ้นแล้วพูดว่า 'เฮ้ดีใจที่ส่งอีเมลหลังการประชุมเว้นแต่จะมีใครเลย มิฉะนั้นก็รู้สึกว่ามันเหมาะสมกว่าที่จะมาจากพวกเขา” Yurovsky กล่าว “ คุณเป็นอาสาสมัคร คุณไม่ได้โทรหาใครมาใส่พวกเขา แต่คุณก็ให้โอกาสคนอื่นพูดว่า 'ไม่ฉันคิดว่ามันต้องมาจากโจ'

ใครควรจะรวม

เมื่อฟิลด์“ จาก” ถูกตัดสินก็ถึงเวลาคิดเกี่ยวกับฟิลด์“ ถึง” และ“ ซีซี” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดรวมถึงใครก็ตามที่อยู่ในรายการเชิญ แต่อาจไม่สามารถเข้าร่วมได้ จากนั้นคิดว่ามีใครที่คุณตระหนักว่า ควร เข้าร่วมในการประชุมรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องดำเนินการหรือมีทัศนวิสัยในหัวข้อนี้ ท้ายที่สุดหากคุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานระดับสูงให้ลองคัดลอกผู้ช่วยของพวกเขา

เมื่อมันควรออกไป

“ เป็นการดีที่สุดที่จะส่งบทสรุปให้ใกล้เคียงกับการออกจากการประชุมมากที่สุด” Yurovsky กล่าว “ ถ้าการประชุมสิ้นสุดวันและคุณต้องการรอจนกระทั่งสิ่งแรกในเช้าวันถัดไปก็ดี แต่ยิ่งคุณเข้าใกล้การประชุมมากเท่าไรก็จะยิ่งมีแรงกระตุ้นมากขึ้นและไม่เริ่มตกต่ำ ของกองคน”

ในคำอื่น ๆ ให้พิจารณาสรุปการขยายการประชุมและส่งออกไปในขณะที่การสนทนายังคงสดในใจของคุณและคนอื่น ๆ หากคุณรู้ล่วงหน้าว่าคุณจะเป็นคนจัดการรายการนี้คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าได้โดยปิดกั้นเวลาในปฏิทินของคุณทันทีหลังจากการประชุมเพื่อให้งานเสร็จ

มันควรรวมอะไรบ้าง?

“ จุดประสงค์ของอีเมลคือการทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน” โค้ชอาชีพ Kristina Leonardi กล่าว แต่สิ่งที่จะทำให้เกิดขึ้นได้นั้น“ ขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุมและความตั้งใจคืออะไรเป้าหมายคืออะไร” Leonardi กล่าว

“ หากมีปัญหาหรือความท้าทายที่ได้รับการจัดการและที่ประชุมได้แก้ไขปัญหาหรือความท้าทายนั้นมันอาจเป็นเช่นขอบคุณและแสดงความยินดีด้วยตนเอง” เธออธิบาย หรือ“ มันสามารถทำให้บทบาทและทิศทางชัดเจนขึ้นในโครงการหนึ่ง ๆ หรือขั้นตอนการปฏิบัติที่ตามมาที่ต้องดำเนินการและใครควรจะนำพวกเขาไป”

ตามแนวทางทั่วไปให้คิดถึงการทำสิ่งต่อไปนี้บางส่วนหรือทั้งหมด:

• ขอบคุณผู้คนสำหรับเวลาและความพยายามของพวกเขา
• สรุปประเด็นสำคัญใด ๆ ที่กล่าวถึงหรืออภิปรายระหว่างการประชุม
• การสรุปรายการการดำเนินการและเจ้าของรวมถึงกำหนดเวลาสำหรับขั้นตอนถัดไปเหล่านี้
• การแนบหรือเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• การเชิญผู้คนเพื่อถามคำถามหรือสนทนาใหม่

Leonardi ขอให้คุณทำให้มันสั้นและหวาน แต่ขอบเขตของอีเมลก็ขึ้นอยู่กับการประชุม หากคุณออกจากการประชุมทีมรายเดือนแบบมาตรฐานหรือการประชุมอัปเดตโครงการที่รวดเร็วและเป็นประจำอีเมลของคุณสามารถสะท้อนความยาวได้ หากคุณกำลังส่งบันทึกติดตามผลหลังจากการประชุมคณะกรรมการสองชั่วโมงหรือเซสชั่นกลยุทธ์การดำน้ำลึกมันจะดูแตกต่างออกไปเล็กน้อย เช่นเดียวกับน้ำเสียงของคุณ

“ คุณต้องการสุภาพเสมอแม้ว่าจะเป็นอีเมลด่วนที่คุณส่งออกไป” Yurovsky กล่าว “ คุณต้องการเขียนไม่เพียง แต่โทนขององค์กร แต่เป็นการประชุมเอง” กล่าวโดยย่ออย่าสรุปการประชุมแบบไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมทีมของคุณด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการมากเกินไปและไม่ส่งบทสรุปไปที่ ผู้บริหารที่ฟังดูเหมือนคุณกำลังพูดคุยกับเพื่อนของคุณในเวลาแห่งความสุข

ดังที่ Yurovsky กล่าวไว้“ การรู้ว่าผู้ชมของคุณสร้างความแตกต่างอย่างมากที่นั่น”

มีเทมเพลตที่ฉันสามารถใช้ได้หรือไม่?

เสียงทั้งหมดดีจนถึงตอนนี้? เยี่ยมยอดตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะลงมือแล้ว นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ได้ทั้งหมดหรือบางส่วนขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ

• - จะเสร็จสมบูรณ์โดย
• - จะเสร็จสมบูรณ์โดย
• - จะเสร็จสมบูรณ์โดย
• - จะเสร็จสมบูรณ์โดย

เกี่ยวกับตัวอย่างอะไร

นี่คือสิ่งที่อาจดูเหมือนในทางปฏิบัติ:

• เราต้องการความชัดเจนและการฝึกอบรมเพิ่มเติมเกี่ยวกับการขายผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อให้ประสบความสำเร็จในไตรมาสที่ 3 รวมถึงวัสดุหลักประกันใหม่สำหรับการใช้ภายในและภายนอก
• เนื่องจากการแบ่งปันกลวิธีในการประชุมครั้งนี้มีประโยชน์มากเราจะทดสอบว่าการกอดแบบปักษ์สัปดาห์ละสองครั้งเพื่อถ่ายทอดกลเม็ดและเคล็ดลับให้บ่อยขึ้น
• ตั้งค่าและใช้งานเซสชันการฝึกอบรม - Jackie จะเสร็จสิ้นภายในวันที่ 20 มิถุนายน
• สร้างหนึ่งแผ่นสำหรับใช้ภายใน - Rob จะเสร็จสิ้นภายในวันที่ 25 มิถุนายน
• อัพเดทเอกสารการนำเสนอสำหรับการใช้งานภายนอก - Jorge จะเสร็จสิ้นภายในวันที่ 30 มิถุนายน
• ตั้งค่า huddles ที่เกิดซ้ำ - Quinn จะเสร็จสมบูรณ์ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม