ยกมือของคุณถ้าคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ต่อไปนี้ในที่ทำงาน:
- การประชุมที่ดำเนินไปและบังคับให้คุณแสดงสายการประชุมครั้งต่อไปของคุณไม่สามารถทำโครงการให้เสร็จทันเวลาหรือพลาดงานหลังเลิกงาน
- การประชุมที่ไม่เป็นระเบียบคุณคิดออกมา เกิดอะไรขึ้น
- การประชุมที่จบลงด้วยการเสียเวลาอย่างสมบูรณ์
ฉันเห็นมือของทุกคนในอากาศหรือไม่ คิดอย่างนั้น ทุกปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยสิ่งเดียว: วาระการประชุม
คุณถามคำถามนี้อะไร? เอกสารที่ครอบคลุมรายการต่อไปนี้:
- สิ่งที่คุณต้องเตรียมล่วงหน้าหรือนำไปสู่การประชุม
- ใครกำลังเข้าร่วม
- เหตุใดคุณจึงประชุมและเป้าหมายใด ๆ ที่คุณต้องการบรรลุ
- สิ่งที่คุณจะพูดคุยเกี่ยวกับใครจะพูดคุยเกี่ยวกับอะไรและเวลาเท่าไหร่ในแต่ละหัวข้อจะใช้เพื่อหารือ
- ขั้นตอนถัดไปที่คุณต้องการหลังจากการประชุม
คุณอาจเคยใช้บางอย่างเช่นนี้มาก่อน แต่ใช้วิธีที่เป็นทางการน้อยกว่า ตัวอย่างเช่นคุณอาจกรอกข้อมูลในส่วนบันทึกย่อในคำเชิญในปฏิทินของคุณเพื่อให้ผู้อื่นทราบว่าเอกสารใดควรอ้างอิง หรือคุณส่งอีเมลสั้น ๆ โดยสังเขปถึงจุดนัดพบเมื่อวันอังคารที่คุณเพิ่งเชิญทั้ง บริษัท มา
แต่การมีเค้าโครงเชิงลึกที่เป็นรูปธรรมมากขึ้นว่าการประชุมของคุณควรจะเป็นอย่างไรและจะมีประโยชน์อย่างไม่น่าเชื่อ สำหรับสิ่งหนึ่งมันเป็นเอกสารสำคัญ - โดยการเขียนสิ่งที่คุณพูดถึงและการตัดสินใจของคุณคุณมีบางสิ่งที่คุณสามารถอ้างอิงได้ทุกคน (รวมถึงเจ้านายของคุณ) ตั้งคำถามกับการตัดสินใจในอนาคตของคุณ
และสำหรับอีกสิ่งหนึ่งมันช่วยได้แม้กระทั่งกลุ่มคนที่ชอบใช้ผ้าขี้ริ้วส่วนใหญ่จัดระเบียบและจดจ่ออยู่กับมัน ผู้คนสามารถเข้าร่วมการสนทนาที่เตรียมไว้ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้เวลาที่ จำกัด ร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพคุณสามารถรู้สึกมั่นใจว่าการประชุมนั้นมีประสิทธิผลและคุณสามารถดำเนินการขั้นตอนถัดไปได้ง่ายขึ้น
และโชคดีสำหรับคุณเราได้สร้าง เทมเพลตวาระที่ คุณสามารถกรอกได้ ในขณะนี้ และนั่นจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเขียนด้วยตัวคุณเอง เพียงแค่เปิดเอกสารทำสำเนาและให้หัวหน้าทีมกรอกข้อมูล
หลังจากที่คุณกรอก ส่งให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมของคุณ (อาจเป็นการดีที่จะรวมหมายเหตุที่ระบุว่า โปรดตรวจสอบวาระการประชุมก่อนที่เราจะพบกัน )
วาระการประชุมนั้นมีประโยชน์สำหรับการประชุมทุกประเภท สำหรับการเช็คอินจะให้ความโปร่งใสและเวลาในการเตรียมคำถามติดตามผลใด ๆ สำหรับการประชุมลูกค้าที่แสดงความเป็นผู้นำสำหรับการระดมสมองในกลุ่มจะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียสมาธิและสำหรับทุกคนที่แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลา
ทุกคนชนะ!
