การประชุมได้รับการลงโทษที่ไม่ดีและน่าเสียดายด้วยเหตุผลที่ดี ทุกเดือนพนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา 31 ชั่วโมงในการประชุมที่ไม่ก่อผล (ไม่ใช่เรื่องตลก) และมาเผชิญหน้ากัน - มีบางอย่างเกี่ยวกับการนั่งรอบโต๊ะในห้องที่มีผนังเรืองแสงสีเบจซึ่งไม่ได้สร้างแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์
ข่าวดี? สมมติว่าคุณมีความยืดหยุ่นในการทำงานและการทำงานของคุณอย่างน้อยก็มีตัวเลือกต่าง ๆ มากมาย ที่ The Muse เรารู้จักกันดีในการประชุมที่ร้านกาแฟบนม้านั่งในสวนสาธารณะที่สำนักงานอื่น ๆ หรือเดินเล่นรอบตึก และเราพบว่าการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยของทิวทัศน์สามารถเพิ่มพลังความคิดสร้างสรรค์และผลผลิตของเราได้อย่างมาก
ต้องการลองดูไหม? นี่คือรายการตรวจสอบฉบับย่อเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมนอกสำนักงานของคุณจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมในห้องประชุม
พิจารณาสภาพแวดล้อมของคุณ
ในขณะที่ใช่การประชุมนอกมหาวิทยาลัยสามารถทำงานได้ในเกือบทุกสถานการณ์ ตัวอย่างเช่นร้านกาแฟที่มีงานยุ่งอาจไม่ใช่สถานที่ที่ดีที่สุดในการพูดคุยอย่างจริงจังกับหัวหน้าของคุณในขณะที่กลุ่มใหญ่อาจใช้เวลาในการสื่อสารที่ยากลำบากขณะที่กำลังประชุมเดิน
ดังนั้นให้พิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับโทนขนาดและข้อกำหนดทางเทคโนโลยีของการประชุมที่คุณกำลังวางแผน กลุ่มจะต้องนั่งลงหรือไม่ การมี Wi-Fi หรือร้านค้าสำคัญหรือคุณสามารถใช้โน้ตบุ๊กได้หรือไม่? คุณต้องการความเป็นส่วนตัวหรือไม่ถ้าผู้คนกำลังโผเข้าหา สถานที่ตั้งจำเป็นต้องเป็นมืออาชีพแค่ไหน (เช่นต้องเป็นร้านอาหารที่เหมาะสมหรือเป็นร้านกาแฟทั่วไป)
หากคุณกำลังพิจารณาที่จะไปร้านอาหารหรือคาเฟ่และไม่เคยไปที่นั่นในช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการประชุมลองพิจารณาฉากสองสามวันล่วงหน้าก่อน คุณไม่ต้องการที่จะมาถึงในวันและพบว่าไม่มีโต๊ะหรือว่ามันดังเกินไปที่จะได้ยินคนอื่นพูดคุย!
เตรียมเทคของคุณ
สิ่งนี้อาจฟังดูเข้าใจง่าย แต่ก่อนอื่นให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการอุปกรณ์ใด ๆ สำหรับการประชุมหรือไม่ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่ามันอาจเหมาะสมที่สุดที่จะให้ทุกคนนำสมุดบันทึกและปากกากับแล็ปท็อป ร้านอาหารที่มีพื้นที่โต๊ะ จำกัด เหมาะสำหรับเครื่องมือเขียนแบบเก่าที่ดีกว่าในขณะที่อุปกรณ์แฮนด์ฟรีเช่นโทรศัพท์มือถือเหมาะสำหรับการประชุมเดินเล่นในสวน
หากคุณเลือกที่จะนำอุปกรณ์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพลังงานแบตเตอรี่เพียงพอที่จะใช้งานได้ตลอดเวลา - ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าน้ำผลไม้ในช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด ตั้งค่าการเตือนบนโทรศัพท์ของคุณเพื่อเสียบอุปกรณ์ของคุณอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงก่อนที่คุณจะออกไปข้างนอกหรือถ้าคุณพบว่าตัวเองลืมที่จะเชื่อมต่ออย่างสม่ำเสมอให้ลงทุนในเครื่องชาร์จแบบพกพา
ในที่สุดพิจารณาสถานการณ์ Wi-Fi หากคุณกำลังจะไปร้านกาแฟตรวจสอบ Yelp อีกครั้งว่ามีบริการอินเทอร์เน็ตฟรี (และสแกนบทวิจารณ์เพื่อดูว่าใครมีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ไม่ทำงาน) หากคุณกำลังมุ่งหน้าไปยังสำนักงานอื่นโทรหาผู้จัดการสำนักงานล่วงหน้าเพื่อค้นหารหัสผ่าน Wi-Fi คุณจะสามารถข้ามการโต้ตอบที่น่าอึดอัดใจเมื่อต้องถามคนที่ลืมรหัสผ่านเป็นเวลานานแล้ว เรียกใช้และคว้ามัน และหากคุณกำลังออกไปข้างนอกและจำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตให้ลองใช้ Mi-Fi แบบพกพาหรือเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของคุณเข้ากับโทรศัพท์ของคุณ
ดูวาระของคุณ
สุดท้ายดำเนินการตามวัตถุประสงค์การประชุมล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารหรือข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ หากคุณมีแล็ปท็อปหรือแท็บเล็ตให้บันทึกเอกสารสำคัญในโฟลเดอร์ที่ง่ายต่อการค้นหาซึ่งไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการเข้าถึง (ในกรณี!) หากคุณกำลังประชุมนอกที่จอดรถหรือเดินเล่นให้จดบันทึกอีเมลถึงตัวคุณเองเพื่อความสะดวกในการเข้าถึงโทรศัพท์ (คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนดูเอกสารทั้งหมดบนหน้าจอเล็ก ๆ ของคุณในขณะที่ยังพยายามเรียกประชุม) หรือจด บันทึกสองสามครั้งล่วงหน้าเพื่อช่วยเขย่าหน่วยความจำของคุณ
คุณควรพิจารณาด้วยว่าคุณจะต้องจดบันทึกระหว่างการประชุมหรือไม่และจะทำอย่างไร เห็นได้ชัดว่าถ้าคุณมีแล็ปท็อปหรือโน๊ตบุ๊คคุณสามารถจดสิ่งต่าง ๆ ลงไปได้เหมือนอยู่ในออฟฟิศ แต่ถ้าคุณเดินไปรอบ ๆ ลองจดบันทึกกระท่อนกระแท่นในสมุดบันทึกขนาดเล็กหรือใช้การพูดคุยเป็นข้อความ การประชุมบนโทรศัพท์ของคุณ และถ้าคุณไม่ได้เขียนอะไรลงเพราะสถานที่? ให้ความสำคัญกับการนั่งลงเป็นเวลาห้านาทีทันทีที่คุณกลับไปที่สำนักงานเพื่อเขียนสิ่งที่สำคัญ
เมื่อคุณคิดแผนเสร็จแล้วใช้เวลาสักครู่เพื่อดูภาพการประชุมของคุณ เดินด้วยตัวเองและให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มองข้ามสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้การประชุมนอกสำนักงานประสบความสำเร็จ แล้ว? ออกไปจากที่นี่! คุณจะเพลิดเพลินกับการประชุมมากขึ้นก่อนที่คุณจะรู้
