ทำให้ชีวิตผู้ช่วยของคุณง่ายขึ้น - และของคุณด้วย

ในฐานะผู้จัดการหนึ่งในทรัพยากรที่สำคัญที่สุดที่คุณมีคือผู้ช่วยผู้บริหารหรือผู้ดูแลระบบ เขาหรือเธอสามารถรักษาตำแหน่งของคุณให้เป็นระเบียบตารางเวลาของคุณในการติดตามและทำหน้าที่ประจำวันออกจากจานของคุณ

แต่ประสิทธิภาพของเธอนั้นเกี่ยวข้องกับคุณมากแค่ไหน - คุณฝึกเธอได้ดีแค่ไหนแบ่งปันความคาดหวังกับเธอและให้ข้อเสนอแนะกับเธอ ต้องใช้ความคิดและการวางแผนเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้ช่วยสามารถทำงานได้ดี (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพวกเราที่คุ้นเคยกับการทำทุกอย่างด้วยตัวเอง!)

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะยังใหม่กับการจัดการหรือไม่นี่เป็นคำเตือนที่ดีเกี่ยวกับวิธีการใช้ทรัพยากรที่มีค่านี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. วางแขนเขาหรือเธอเพื่อความสำเร็จ

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารของคุณอยู่ที่นั่นเพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น - แต่เธอจะไม่สามารถทำเช่นนั้นได้เว้นแต่เธอจะรู้ว่าเธอสามารถช่วยได้อย่างไร จากการไปให้แน่ใจว่าคุณให้เวลากับเธอมากพอฝึกฝนและทรัพยากรให้เธอเก่ง ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและเมื่อคุณต้องการพร้อมตัวอย่างที่ชัดเจนของสิ่งที่คุณกำลังมองหา นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ช่วยของคุณเป็นคนใหม่ แต่จำไว้ว่าแม้ว่าเธอจะเป็นทหารผ่านศึกคุณอาจต้องการทำสิ่งที่แตกต่างจากเจ้านายคนสุดท้ายของเธอ การมีความชัดเจนและการให้ข้อมูลพื้นฐานทำให้คุณทั้งคู่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ

2. สร้างความสัมพันธ์ที่เชื่อถือได้

วางแผนที่จะพบปะเป็นประจำกับผู้ช่วยของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันและการอัพเดทสถานะ บอกให้เธอรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในระดับอื่นของ บริษัท จะช่วยให้เธอเข้าใจว่างานของเธอเข้ากับภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นได้อย่างไร และเมื่อเธอสามารถชื่นชมเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำเธอจะสามารถระบุวิธีเพิ่มเติมเพื่อช่วยเหลือคุณในการบรรลุเป้าหมายของคุณ

3. ให้ข้อเสนอแนะ (และรับ)

หากผู้ช่วยของคุณทำสิ่งที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวังของคุณอย่าเพิ่งท้อแท้ - ชี้ให้เห็นว่าคุณไม่พอใจและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการที่แตกต่างในอนาคต

อย่างไรก็ตามสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือกำลังเปิดรับฟังความคิดเห็นของเธอ บริษัท เป็นสถานที่ที่แตกต่างจากมุมมองของเธอดังนั้นการอนุญาตให้เธอเปิดเผยความคิดและข้อเสนอแนะของเธออย่างเปิดเผยสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าแก่คุณ นอกจากนี้คุณอาจมีนิสัยไม่ดีที่คุณไม่เข้าใจ - ให้คำแนะนำที่เป็นคำพูดและเป็นลายลักษณ์อักษรที่ขัดแย้งเช่นหรือไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้าเมื่อคุณต้องการจองห้องประชุมขนาดใหญ่ที่คุณสามารถแก้ไขได้เพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น

4. แสดงความกตัญญูกตเวทีของคุณ

ผู้ช่วยที่ยอดเยี่ยมช่วยลดภาระงานของคุณและทำให้คุณดูดีดังนั้นจงใจกว้างด้วยการสรรเสริญเมื่อถึงกำหนด การประชุมพนักงานหรืองานสำนักงานเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการแสดงความชื่นชมต่อสาธารณชน แต่ไม่เคยมองข้ามโอกาสที่จะแสดงความขอบคุณด้วย“ งานที่ยอดเยี่ยม” ง่ายๆด้วยวาจาคุณยังสามารถปฏิบัติต่อเขาหรือเธอกับคาปูชิโน่ ตั๋วหนัง นายจ้างที่ดีรู้ว่าพนักงานที่มีความสุขทำให้เจ้านายของพวกเขามีชีวิตที่ง่ายขึ้นมาก!

5. ให้มันเป็นมืออาชีพ

หากไม่มีการสะกดคำในระหว่างการสัมภาษณ์งานอะไรก็ตามที่คุณขอให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหารทำควรเกี่ยวข้องกับภารกิจขององค์กรโดยตรง ในขณะที่มีเธอเสนอกาแฟให้กับลูกค้าหรือรับเครื่องใช้สำนักงานในทางกลับจากอาหารกลางวันไม่ได้เป็นคำขอผิดปกติรายการที่ต้องทำเช่นการจองนัดหมายทันตกรรมต่อไปของคุณหรือสั่งซื้ออ่านที่จะเกิดขึ้นสำหรับชมรมหนังสือของคุณเป็นความรับผิดชอบของคุณ . เธอได้รับการว่าจ้างให้ช่วยเหลือคุณในวงการอาชีพ - ดังนั้นจงทำอย่างนั้น

โปรดจำไว้ว่ายิ่งคุณช่วยผู้ช่วยของคุณทำหน้าที่ของเธอได้ดีเท่าไหร่ก็จะยิ่งช่วยให้เธอได้ง่ายขึ้นเท่านั้น เป็นผู้จัดการที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้และคุณจะทำให้คุณทั้งคู่ประสบความสำเร็จ