อาสาสมัครได้รับความสนใจอย่างมากสำหรับงานที่ดีของพวกเขาทั่วโลก แต่เพื่อสร้างประสบการณ์การเป็นอาสาสมัครที่เหมาะสมที่สุด ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานที่ได้รับค่าจ้างซึ่งมีหน้าที่จัดการอาสาสมัครหรือผู้จัดการโครงการสำหรับองค์กรในสาขานี้คุณจะต้องสำรวจบุคลิกภาพทักษะและความคาดหวังที่แตกต่างกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
การจัดการอาสาสมัครนั้นไม่ได้แตกต่างไปจากการจัดการพนักงานในสำนักงานยกเว้นความแตกต่างใหญ่อย่างหนึ่ง - อาสาสมัครมักจะไม่ได้รับค่าจ้างและบางครั้งถึงกับจ่ายค่าประสบการณ์ และในหลาย ๆ สถานการณ์ความคาดหวังสูงและไม่สามารถส่งมอบได้อย่างชัดเจนเสมอไป ดังนั้นคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าอาสาสมัครได้รับประโยชน์สูงสุดจากประสบการณ์ของพวกเขาและทำงานให้สำเร็จ นี่คือกลยุทธ์บางประการที่ฉันเคยทำเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งผู้จัดการและอาสาสมัครมีประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม
เป็นจริงเกี่ยวกับเวลา
การถกเถียงยังคงเกี่ยวกับระยะเวลาที่มีประสิทธิภาพและมีผลกระทบมากที่สุดสำหรับอาสาสมัครในการทำโครงการ บางคนบอกว่า 3-6 สัปดาห์นั้นเพียงพอและบางคนก็โต้แย้งว่า 6 เดือนถึงหนึ่งปีเป็นระยะเวลาที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการเติบโตของอาสาสมัครและผลกระทบบนพื้นดิน ดังนั้นให้พิจารณาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณและสื่อสารถึงเวลาที่เป็นจริงสำหรับองค์กรของคุณก่อนนำอาสาสมัครของคุณขึ้นเครื่อง
ชั่งน้ำหนักค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ของอาสาสมัคร“ ประตูหมุน” อย่างจริงจังซึ่งอยู่ในระยะเวลาหนึ่งหรือสองวัน เว้นแต่ว่าคุณต้องการแรงงานหรือเงินทุนจริง ๆ หรือพวกเขาสามารถนำทรัพยากรมาสู่องค์กรของคุณได้รูปแบบการอาสาสมัครที่“ ถูกแล้วหนี” หมายความว่าองค์กรของคุณมักจะเลิกให้มากกว่าที่ควรจะเป็นอาสาสมัคร มันไม่ได้ดีเสมอไปสำหรับเป้าหมายระยะยาวขององค์กรและแน่นอนว่ามีการส่งเสริมความสงสัยในชุมชนท้องถิ่น
ไปสู่สภาพแวดล้อมใหม่
เมื่ออาสาสมัครมาถึงสิ่งแรกที่คุณควรทำคือจัดปฐมนิเทศทั้งในองค์กรของคุณและวัฒนธรรมที่คุณทำงาน (คุณจะประหลาดใจกับจำนวนผู้ที่มาถึงโดยไม่มีความรู้พื้นฐานในประเทศ) หลายองค์กรข้ามขั้นตอนนี้ แต่การวางแนวมีความสำคัญ - พวกเขาทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับอาสาสมัครและช่วยให้พวกเขาเข้าใจการปฏิบัติงานประจำวันเป้าหมายของทีม คาดหวังของพวกเขา
เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้มันเป็นการดีที่จะได้สัมภาษณ์สัมภาษณ์กับอาสาสมัครแต่ละคนวัดระดับทักษะและวิธีที่พวกเขาจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด นี่เป็นเวลาที่จะชี้แจงนโยบายของคุณในฐานะองค์กรและรายละเอียดที่สำคัญเช่นนโยบายเกี่ยวกับการรักษาความลับและการใช้สื่อโซเชียลอย่างรับผิดชอบ (เป็นเรื่องที่ดีสำหรับอาสาสมัครที่จะใช้โซเชียลมีเดียเพื่อสร้างความตระหนัก แต่สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่อาสาสมัครเปิดเผยทางออนไลน์ไม่ได้ทำให้องค์กรของคุณหรือชุมชนท้องถิ่นตกอยู่ในความเสี่ยง)
การวางแนวที่ครอบคลุมยังช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมของการสื่อสารแบบเปิดตั้งแต่เวลาที่มาถึงทำให้อาสาสมัครของคุณรู้ว่าคุณอยู่ที่นั่นเพื่อฟังว่าพวกเขามีปัญหาหรือต้องการการชี้แจง เพื่อรักษาวัฒนธรรมนี้ลองตั้งค่าการประชุมอาสาสมัครทุกสัปดาห์เพื่อพูดคุยผ่านความคาดหวังและปัญหาหรือใช้เวลาในมื้ออาหารเพื่อทำการเช็คอินเกี่ยวกับอุณหภูมิที่ทุกคนอยู่
จัดการความคาดหวังของพวกเขา
ในขณะที่ทำงานในกัมพูชาฉันจัดการกลุ่มอาสาสมัครที่บอกฉันระหว่างการสำรวจการวิจัยของเรา“ เราต้องการสร้างห้องสมุด” นี่เป็นคำขอแปลก ๆ เพราะหมู่บ้านขอเครื่องมือทำการเกษตรไม่ใช่อ่านหนังสือ มันเป็นข้อเสนอแนะที่มีเจตนาดี แต่ใครจะเป็นผู้ดูแลห้องสมุดนี้เมื่อเราจากไป - และด้วยอัตราการรู้หนังสือต่ำใครจะอ่านหนังสือจริง ๆ ไม่ต้องพูดถึงนั่นไม่ใช่จุดประสงค์ของเราบนพื้นดินและชุมชนก็ไม่ต้องการห้องสมุด
อาสาสมัครสามารถเข้ามามีความคาดหวังมากมาย: องค์กรของคุณควรทำงานได้อย่างราบรื่นว่าควรทำงานเหมือนองค์กรตะวันตกหรือว่าควรทำอะไรมากกว่าหรือแตกต่าง เพื่อป้องกันความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากความคาดหวังเหล่านี้คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถและไม่สามารถให้ได้สิ่งที่เป้าหมายของคุณคือและไม่และสิ่งที่ทรัพยากรที่คุณจะและจะไม่สามารถเข้าถึง ยิ่งอาสาสมัครเข้าใจเกี่ยวกับองค์กรของคุณมากเท่าไรพวกเขาก็จะอยู่ในโครงการและเป้าหมายของคุณมากขึ้นเท่านั้น
สิ่งสำคัญคือต้องจัดการความคาดหวังของอาสาสมัครของคุณเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการเดินทาง: พวกเขากำลังทำสิ่งที่ยอดเยี่ยม แต่พวกเขาจะไม่เปลี่ยนแปลงโลกในชั่วข้ามคืน บางครั้งอาสาสมัครที่สดใหม่รู้สึกท้อแท้และท้อแท้เมื่อไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงในทันทีและสามารถตำหนิองค์กรเจ้าภาพหรือผู้จัดการอาสาสมัครได้อย่างรวดเร็ว โดยการตั้งค่าความคาดหวังล่วงหน้าคุณสามารถช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่างานนี้ต้องใช้เวลาและพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของเป้าหมายหรือการเคลื่อนไหวที่มีขนาดใหญ่ขึ้นโดยให้เวลากับพวกเขา
สร้างระบบการประเมินและความรับผิดชอบ
ในขณะที่ตำแหน่งอาสาสมัครไม่ได้รับค่าตอบแทนพวกเขามักจะเป็นก้าวสำคัญในการทำงานที่ไม่แสวงหาผลกำไรอื่น ๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่าอาสาสมัครของคุณเรียนรู้และเติบโตในระหว่างกระบวนการ ในทำนองเดียวกันแม้ว่าคุณจะไม่ได้จัดการพนักงานที่ได้รับค่าจ้าง แต่คุณมีงานที่ต้องทำดังนั้นคุณต้องตั้งค่าระบบเพื่อให้แน่ใจว่าอาสาสมัครจะทำโครงการให้เสร็จ
เช่นเดียวกับที่คุณทำในสำนักงานคุณควรกำหนดเป้าหมายเป้าหมายและวันครบกำหนดมีการประชุมติดตามผลและเช็คอินระยะกลาง คุณอาจต้องการพิจารณาให้อาสาสมัครลงชื่อในจรรยาบรรณหรือเอกสารที่เน้นความมุ่งมั่นของพวกเขา (เป็นสัญลักษณ์มากกว่ากฎหมาย) ดังนั้นคุณสามารถเตือนพวกเขาถึงสิ่งที่พวกเขาตั้งใจทำเมื่อมาถึง
หากคุณมีปัญหากับอาสาสมัครพูดคุยกับพวกเขาโดยตรงเช่นเดียวกับที่คุณเป็นพนักงานและหากไม่มีการเปลี่ยนแปลงให้พูดคุยกับองค์กรที่ให้การสนับสนุนของพวกเขา (โดยปกติจะเป็นโรงเรียนหรือ บริษัท จัดหางาน) หากนั่นไม่ได้ผลและพวกเขากำลังเสียเวลาและทรัพยากรของคุณมีนโยบายที่หักหรือเพียงแค่ดึงน้ำหนักไม่ได้ใช่คุณสามารถยิงพวกเขาได้ นี่เป็นเรื่องยากสำหรับผู้จัดการจำนวนมาก (เพราะความคิดทั้งหมดของการเป็นอาสาสมัครเกี่ยวกับการเสียสละ) แต่มีบางครั้งที่อาสาสมัครทำอันตรายมากกว่าดีและไม่มีประโยชน์กับใครเลย
ซื่อสัตย์เกี่ยวกับการติดตาม
ในบรรดาน้ำตาและกอดอาสาสมัครมักพูดว่า“ ฉันสัญญาว่าจะกลับมาฉันจะไม่มีวันลืมคุณ” ต่อชุมชนและพนักงานในท้องถิ่น แต่อย่างไรก็ตามพวกเขาย้ายจากประสบการณ์พวกเขาอาจไม่มีทรัพยากรหรือเวลาที่จะกลับเมื่อพวกเขากลับบ้าน ไม่เป็นไร แต่สนับสนุนให้พวกเขามีเหตุผลเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เมื่อพวกเขากลับถึงบ้าน - ไม่ว่าจะเป็นการจัดระเบียบกองทุนขนาดเล็กการพูดคุยเล็กน้อยเพื่อส่งเสริมอาสาสมัครคนอื่น ๆ หรือไม่มีอะไรเลย มันเป็นเรื่องดีที่จะพัฒนาแผนปฏิบัติการด้วยไทม์ไลน์ก่อนที่พวกเขาจะจากไปดังนั้นคุณทั้งคู่รู้ว่าจะคาดหวังอะไรและสามารถติดตามเรื่องนี้ได้ ที่กล่าวว่าคุณสามารถสนับสนุนให้อาสาสมัครมีส่วนร่วมและเชื่อมโยงกันโดยการดูแล listserv กลุ่ม Facebook หรือฟีด Twitter
และเป็นหมายเหตุด้านให้แน่ใจว่าคุณซื่อสัตย์เกี่ยวกับการติดตามที่คุณสามารถทำได้ในนามของอาสาสมัครของคุณ เป็นเรื่องดีมากที่จะอ้างอิงหรือเขียนจดหมายแนะนำสำหรับอาสาสมัครของคุณหากคุณทำได้ แต่ถ้าเวลาของคุณไม่อนุญาตให้แนะนำทุกคน (หรือถ้าคุณไม่สะดวกกับมัน) จงซื่อสัตย์และบอกให้พวกเขารู้
การให้ประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่อาสาสมัครของคุณต้องมีการวางแผนการติดตามและการสื่อสารเป็นจำนวนมาก มีความพร้อมปฏิบัติและซื่อสัตย์และทั้งฐานอาสาสมัครของคุณและองค์กรจะได้ประโยชน์จากการทำดี
