ตั้งแต่ปากกาไปจนถึงของว่างจนถึงการนินทาในสำนักงาน - เมื่อคุณนั่งห่างจากเพื่อนร่วมงานของคุณห้าฟุตการแบ่งปันทุกอย่างเป็นเรื่องที่ยาก และเพื่อหารือเกี่ยวกับรายละเอียดขั้นสุดท้ายของงานนำเสนอที่คุณจะให้ใน 30 นาทีคุณจะส่งอีเมลถึงเธอหรือไม่ มีบางอย่างผิดปกติกับภาพนี้
อีเมลการประชุมทางโทรศัพท์ปฏิทินออนไลน์และแอพแชทช่วยให้เราสามารถติดต่อและติดตามได้เมื่ออยู่ห่างไกลกัน อย่างไรก็ตามเครื่องมือจะมีประสิทธิภาพเท่ากับมือที่ใช้ การรู้ว่าจะใช้แอพแต่ละแอพเมื่อใดและวิธีการใช้งานแอพให้เกิดประโยชน์สูงสุดบ่อยครั้งจะทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างชั่วโมงที่เสียไปกับการจัดส่งผลิตภัณฑ์
ที่ Blinkist เราทำงานเพื่อให้การอ่านและการเรียนรู้มีประสิทธิภาพมากขึ้นดังนั้นการเพรียวลมจึงอยู่ใน DNA ของเรา เมื่อเราสังเกตเห็นว่าการสื่อสารนั้นไร้ประสิทธิภาพแม้ในทีมเล็ก ๆ ของเราเราก็เริ่มรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นที่ทำให้เราทำงานได้ไม่เต็มที่ เราพบว่าการเพิ่มประสิทธิภาพวิธีการใช้เครื่องมือในชีวิตประจำวันของเราทำให้เราสามารถทำงานได้มากขึ้น
ด้านล่างนี้เราระบุเครื่องมือทั่วไปสี่อย่างที่คุณอาจใช้ในทางที่ผิดเช่นกันและวิธีที่คุณสามารถแก้ไขแบบฟอร์มของคุณ
1. อีเมล
ความซุ่มซ่าม
เป็นเรื่องง่ายเหมือนอีเมลมีหลายวิธีที่จะทำให้มันผิด: การใช้อีเมลเป็นยานพาหนะสำหรับการอภิปรายที่ยาวนานและสำหรับคำตอบที่มีคำเดียว และน่าดึงดูดใจเช่นเดียวกับการใช้เครือข่ายอีเมลของคุณเป็นสถานที่สำหรับการถกเถียงอย่างกว้างขวางพร้อมเอกสารประกอบอีเมลไม่มีที่สำหรับการอภิปรายที่สำคัญเกี่ยวกับรายละเอียดโครงการ สิ่งที่คุณทำในแต่ละกรณีเหล่านี้คือการเพิ่มความซับซ้อนและเวลาล่าช้าในกิจกรรมของคุณและของผู้รับ
การแก้ไข
สำหรับงานที่สำคัญหรือเร่งด่วนพบปะกันแบบตัวต่อตัวเพื่อให้คุณสามารถจัดการกับปัญหาและรับคำตอบได้เร็วขึ้น ด้วยการทำให้เป็นจริงคุณไม่เพียง แต่ปกป้องเวลาของคุณเอง แต่คุณยังช่วยเพื่อนร่วมงานด้วย หากทุกคนรู้ว่าข่าวด่วนไม่เคยมาถึงทางอีเมลไม่มีเหตุผลที่ทำให้กล่องจดหมายคงความสดชื่นและผู้คนสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำสิ่งต่างๆแทน
คิดว่าอีเมลเป็นวิธีที่จะเริ่มการสนทนาหรือกำหนดวาระการประชุมดังนั้นเมื่อคุณนั่งคุยกับทีมเพื่อทำให้เวทมนตร์เกิดขึ้น
2. การประชุมทางโทรศัพท์
ความซุ่มซ่าม
การประชุมทางโทรศัพท์มีความสวยงาม - คุณสามารถทำได้ทุกที่ทุกเวลา แต่เนื่องจากพวกเขาสามารถรู้สึกสบายกว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวพวกเขาจึงสามารถทำให้เกิดปัญหาด้านประสิทธิภาพได้
ประการแรกเนื่องจากพวกเขารู้สึกไม่เป็นทางการจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับคนจำนวนมากเกินไปที่จะได้รับการรอเข้าผลที่ได้คือแทนที่จะสามารถเข้าร่วมงานที่สำคัญเท่านั้นที่พวกเขาทำได้ทีมของคุณถูกขังอยู่ในการประชุมที่มีประโยชน์น่าสงสัย
ประการที่สองมันง่ายที่จะมองข้ามว่าแม้ว่าพวกเขาอาจดูสบาย ๆ แต่พวกเขาสามารถเดินทางโดยรถแท็กซี่ทางจิตใจได้ การประชุมทางโทรศัพท์จำเป็นต้องมีการเตรียมการและการฟังอย่างเข้มข้น กำหนดเวลาหนึ่งเช้าเกินไปและจะทำให้คุณจดจ่อกับวันได้ เขียนมันในเวลาไม่กี่ชั่วโมงและคุณจะจัดการกับวันที่กำหนดโดยการคาดหวังเซสชั่นการทำงานที่ล่าช้าของคุณ
การแก้ไข
ก่อนอื่นโปรดจำไว้ว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะต้องได้รับเชิญ ให้ผู้ที่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับโครงการและเป็นผู้มีส่วนร่วมสำคัญแทน ให้บุคคลหนึ่งคนในการประชุมจดบันทึกและแบ่งปันกับส่วนที่เหลือของทีมเพื่อให้คนอื่น ๆ สามารถมุ่งเน้นไปที่งาน
และอย่าลืมเลือกเวลาการโทรของคุณอย่างชาญฉลาด เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้อย่ากำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ในตอนเช้าหรือตอนดึก ด้วยการค้นหาเวลาระหว่างนั้นคุณจะได้รับการปกป้องโฟกัสของคุณ
3. แชท
ความซุ่มซ่าม
การแชทระหว่างสำนักงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ที่อยู่บนชั้นมากกว่าหนึ่งชั้นหรือในสถานที่ต่างกันเป็นตัวแทนที่มีประโยชน์มากสำหรับการพบปะแบบตัวต่อตัว: มันเกิดขึ้นตามเวลาจริงช่วยให้สามารถถ่ายโอนไฟล์ได้ทันที แต่เช่นเดียวกับการประชุมทางโทรศัพท์ข้อดีของการแชทก็เป็นข้อบกพร่องเช่นกัน
ปัญหาหลักของการแชทในออฟฟิศคือผู้คนรู้สึกอิสระที่จะเขียนคำถามนอกข้อมือเพราะพวกเขาไม่ขัดจังหวะทางเทคนิคผู้รับยังสามารถเลือกได้ว่าจะตอบคำถามหรือไม่ สิ่งคือเราเป็นสิ่งมีชีวิตที่มีปฏิกิริยาและเรารู้สึกว่าเราจำเป็นต้องหยุดสิ่งที่เราทำและเข้าร่วมกับคนที่ ping เรา แม้ว่าความตั้งใจของคุณที่จะได้รับการติดต่อจากการแชทนั้นไม่เป็นการรบกวนคุณก็สามารถควบคุมได้ว่างานของเพื่อนร่วมงานของคุณจะถูกรบกวนหรือไม่ หากเธอเห็นการแจ้งเตือนข้อความโอกาสที่เธอจะมอง แม้ว่าเธอจะไม่ตอบสนองทันทีส่วนหนึ่งของการมุ่งเน้นของเธอจะถูกเบี่ยงเบนโดยคำพูดหรือคำถามของคุณ
การแก้ไข
โดยทั่วไปการแชทควรใช้สำหรับคำถามด่วนที่ทำให้คุณก้าวไปข้างหน้ากับงานของคุณหรือเพื่อตั้งเวลากับเพื่อนร่วมงานเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่ใหญ่กว่า ใส่อะไรลงไปในอีเมลเพื่อไม่ให้รบกวนเพื่อนร่วมงาน
และถ้าคุณจบการแชทมากเกินไป? ปิดการแจ้งเตือนตามที่คุณต้องการสำหรับอีเมล บริการแชทจำนวนมากยังอนุญาตให้ผู้ใช้ "ซ่อนตัว" ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการมีส่วนร่วม (โดยเฉพาะถ้าคุณเป็นส่วนหนึ่งของการแชทกลุ่มที่อัปเดตตลอดเวลา) โดยไม่รู้สึกจำเป็นต้องตอบ
4. ปฏิทิน
ความซุ่มซ่าม
# 1 คนทำผิดกับปฏิทินของพวกเขาคือการรักษาพวกเขาชอบรายการที่ต้องทำ หากคุณดูที่ปฏิทินของคุณและดูสิ่งที่มีลักษณะคล้ายกัน“ หยิบนม” หรือ“ กำหนดเวลาตัดผม” ถึงเวลาที่ต้องคิดใหม่ว่าคุณใช้มันอย่างไร
การใช้ปฏิทินในทางที่ผิดอื่นไม่สามารถใช้เพื่อป้องกันเวลาของคุณแทนที่จะจัดระเบียบมัน เมื่อคุณได้รับข้อเสนอสำหรับโครงการใหม่และปฏิทินของคุณแจ้งให้คุณทราบว่าคุณสามารถใส่มันได้โปรดจำไว้ว่ามันไม่ได้แปลว่าคุณควรจะทำ สิ่งสำคัญคือต้องดูที่เป้าหมายและค่าของคุณก่อน
การแก้ไข
มุ่งหวังที่จะรักษาปฏิทินของคุณให้มีพื้นที่ศักดิ์สิทธิ์สำหรับการประชุมและกิจกรรมที่มีความผูกพันกับวันที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจงหรือเกี่ยวข้องกับคนอื่นที่ไม่ใช่คุณ คุณสามารถเริ่มเปลี่ยนวิธีปฏิบัติในปฏิทินของคุณด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการโทรหาแพทย์หรือเก็บดอกไม้ การแยกงานเล็ก ๆ ออกมาสร้างความพึงพอใจอย่างมากและโดยการใส่ไว้ในรายการที่จัดการได้พวกเขาจะใช้ตัวละครที่แตกต่าง - งานหนึ่งที่ช่วยให้คุณเห็นพวกเขาว่าเหมาะสมระหว่างเหตุการณ์สำคัญมากกว่าที่จะเป็นเหตุการณ์ให้ตัวเอง
และอย่าลืมจัดโอกาสใหม่ ๆ ให้สอดคล้องกับบทบาทและเป้าหมายของคุณ อะไรก็ตามที่ไม่ตรงกับที่นี่และตอนนี้หรือในอนาคตของคุณไม่ได้อยู่ในใบปะหน้า (หรือในปฏิทินของคุณ)
ด้วยการปรับแต่งง่ายๆเพียงไม่กี่คุณสามารถใช้เครื่องมือตามที่คุณต้องการเพื่อให้ทำงานได้มากขึ้น แบ่งปันเคล็ดลับเหล่านี้รอบสำนักงานและที่ทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นก่อนที่คุณจะรู้!
