เคยเดินออกไปจากการประชุมความคิด "ว้าวเราไม่ได้รับ ทุกที่ "
การรวมกลุ่มเข้าด้วยกันมักเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการก้าวไปข้างหน้าในการตัดสินใจครั้งใหญ่หรือการวางแผน แต่จะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อมีการตั้งค่าการประชุมที่ถูกต้อง
ดังนั้นเมื่อถึงคราวคุณต้องเป็นผู้นำให้ใช้ห้าขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดการประชุมให้ประสบความสำเร็จก่อนที่คุณจะเดินเข้าประตู
1. เชิญคนที่ใช่
ไม่มีอะไรสามารถยกเลิกการประชุมได้เหมือนมีคนผิดอยู่ในห้อง หากเป้าหมายของคุณคือการให้กลุ่มตัดสินใจในตอนท้ายของการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่มีสเตคสำคัญหรือยับยั้งการตัดสินใจนั้นอยู่ที่ตาราง พูดคุยกลยุทธ์การขายใหม่สำหรับผลิตภัณฑ์หรือไม่ คุณอาจต้องการให้หัวหน้าฝ่ายขาย และ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์อยู่ที่นั่นหรือไม่ต้องตัดสินใจอะไร
ในทางกลับกันการมีคน“ พิเศษ” มากเกินไป - หรือคนที่อาวุโสกว่าหรืออายุน้อยกว่าคนอื่น ๆ ในห้องอย่างมีนัยสำคัญสามารถสลัดความมีชีวิตชีวาออกไปได้ หากคุณไม่ต้องการหัวหน้าฝ่ายประชาสัมพันธ์กำลังเปลี่ยนแปลงการผลิตอย่าเชิญเขา หากทุกคนข่มขู่โดย CFO ให้เธอออกจากการประชุมระดมสมองครั้งแรก
2. คิดถึงการทำการบ้าน
คุณต้องการให้ผู้คนเริ่มต้นจากกระดานชนวนที่สะอาดหรือจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่จะเดินเข้าสู่การประชุมด้วยข้อมูลพื้นหลังบ้างไหม? หากคุณกำลังนำเสนอแผนที่คุณต้องการใส่ให้ส่งออกมาในคืนก่อน (ไม่ใช่ชั่วโมงก่อน) ดังนั้นโอกาสที่จะมีอย่างน้อยผู้เข้าร่วมบางคนจะมีเวลาดูและย่อย
และถ้าคุณต้องการให้ผู้คนนำความคิดมาร่วมประชุม - บอกพวกเขา
3. กำหนดวาระการประชุม
หากคุณจัดการประชุมคุณต้องกำหนดวาระการประชุม หากคุณเริ่มการประชุมด้วยการพูดว่า“ เรามาที่นี่เพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของเรา ใครมีความคิด?” - ดีคุณกำลังขอความวุ่นวาย
ให้ส่ง - หรือเขียนบนกระดานไวท์บอร์ดหรือแผนภูมิพลิก - แทนหัวข้อที่คุณวางแผนที่จะพูดคุยกับกลุ่มตามลำดับที่คุณต้องการครอบคลุม ตัวอย่างเช่นวาระการประชุมของคุณอาจเป็น:
เมื่อทุกคนรู้แผนพวกเขามีแนวโน้มที่จะอยู่ในหัวข้อ นอกจากนี้วาระการประชุมยังช่วยให้คุณมีโครงสร้างที่จะย้อนกลับไปที่: หากการอภิปรายปิดหัวข้อหรือแผงลอยคุณสามารถเตือนทุกคนในห้องถึงสิ่งที่คุณควรพูดคุย
4. บอกวัตถุประสงค์
วัตถุประสงค์ไม่เหมือนวาระการประชุม วาระการประชุมคือสิ่งที่คุณกำลังพูดถึง วัตถุประสงค์คือสิ่งที่คุณต้องการบรรลุหรือเป้าหมายสำหรับการประชุม: การตัดสินใจที่ต้องทำที่โต๊ะขั้นตอนถัดไปที่ต้องได้รับการเห็นด้วย
ตัวอย่างเช่นวัตถุประสงค์สำหรับการประชุมสมมุติข้างต้นอาจเป็น:
5. ไม่มีความประหลาดใจ:“ ขายล่วงหน้า” ความคิดใหญ่ของคุณ
หากคุณกำลังนำเสนอแผนหรือข้อเสนอแนะขนาดใหญ่คุณจะได้รับผลประโยชน์เสมอเพื่อรับรู้ว่าผู้คนในห้องกำลังโต้ตอบกันอย่างไร มีแนวโน้มที่จะสนับสนุนคุณใคร มีแนวโน้มที่จะท้าทายคุณและสิ่งที่พวกเขามีแนวโน้มที่จะยกระดับการคัดค้าน?
ก่อนการประชุมให้ระบุบุคคลสำคัญที่ความคิดเห็นสำคัญและแบ่งปันแผนหรือข้อเสนอแนะของคุณกับพวกเขาแบบตัวต่อตัว ขออินพุต “ ขาย” ความคิดของคุณก่อนการประชุมใหญ่ จดบันทึกข้อกังวลใด ๆ ที่พวกเขาแจ้งและปรับเปลี่ยนวิธีการนำเสนอแผนของคุณเพื่อจัดการกับข้อกังวลเหล่านั้น
รองประธานฝ่ายการเงินคิดว่าแผนการเปิดตัวของคุณจะมีค่าใช้จ่ายมากเกินไปหรือไม่? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเตรียมการประมาณการงบประมาณและหาต้นทุนของการเปิดตัวอื่น ๆ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดงบประมาณที่เสนอในมุมมอง ด้วยวิธีนี้การสนทนาจะไม่ยกเลิกเมื่อเธอพูดว่าแผนของคุณ "ฟังดูแพง"
ในทางกลับกันถ้าทุกคนรักองค์ประกอบของโซเชียลมีเดียในแผนของคุณ - ยอดเยี่ยม อย่าเสียเวลาเพียง 20 นาทีในการอธิบายว่าทำไมโซเชียลมีเดียจึงมีความสำคัญเพียงกระโดดเข้าไปในรายละเอียดของแผนจริงของคุณหรือมุ่งความสนใจของกลุ่มในพื้นที่อื่น ๆ ที่คุณมีการตัดสินใจ
หากคุณจัดระเบียบตัวเองล่วงหน้าให้เข้ากลุ่มที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงความประหลาดใจคุณจะตั้งตัวเองให้ใช้เวลาร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด นอกจากนี้คุณต้องสร้างความประทับใจให้ทุกคนในห้องด้วยความพร้อมของคุณและได้รับโอกาสเป็นผู้นำ
