คุณรู้ว่ามันไปอย่างไร คุณเริ่มส่งอีเมลถึงหัวหน้าเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วยคำทักทายที่เหมาะสม คุณข้าม Ts ของคุณและ dot Is Is และคุณสรุปข้อความที่มีลายเซ็นอย่างเป็นทางการเช่น "ดีที่สุด" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
ผู้รับอีเมลตอบกลับด้วยวิธีการเดียวกันโดยกล่าวถึงคุณในการทักทายมาตรฐานจากนั้นจึงเขียนย่อหน้าที่มีเสียงทางไวยากรณ์สองประโยคก่อนที่จะปิดท้ายโน้ตด้วยลายเซ็นที่คล้ายกัน อาจจะเป็น "ความนับถือ" หรือ "สบาย ๆ " มากกว่า
เนื่องจากข้อความนั้นต้องการการตอบกลับจากคุณคุณจึงยังคงเล่นต่อไปกับสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นวิธีที่เป็นมืออาชีพ - พิมพ์คำทักทายเต็มรูปแบบ (อีกครั้ง) เขียนเนื้อความของข้อความแล้วจึงสรุปด้วย "ดีที่สุด" คุณยังคงทำสิ่งนี้ต่อไปแม้ว่าจะมีหลาย ๆ ครั้งที่ผ่านมาแม้ว่ามันจะดูเหมือนไร้จุดหมายโดยสิ้นเชิง
ยกเว้นว่าคุณทำงานในสำนักงาน บริษัท ที่แข็งทื่อซึ่งแม้แต่เครื่องหมายอัศเจรีย์ก็กำลังขมวดคิ้วอยู่คุณก็จะต้องพูดจาอย่างเป็นทางการโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการสื่อสารกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานตลอดทั้งวันนั้นเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง
ทันทีที่รู้สึกเป็นธรรมชาติที่จะคัดค้านคำว่า "สวัสดี" และคำขอบคุณ "ขอบคุณ" ที่ทำซ้ำซ้อน และเพื่อช่วยให้คุณรู้สึกว่าตกลงจริง ๆ แล้วการทำเช่นนี้ (และไม่เหมือนมารยาทมารยาท) ฉันจึงคิดแนวทางปฏิบัติสองสามข้อ
1. อย่าลังเลที่จะติดตามสูท
ในขณะที่มันอาจดึงดูดการแลกเปลี่ยนอย่างเป็นทางการทั้งหมดถ้ามันเป็นสิ่งที่คุณคุ้นเคยหรือเพราะมันเป็นวิธีที่คุณได้รับการสอนบ่อยครั้ง แต่ก็ไม่จำเป็น ใส่ใจกับตัวชี้นำที่ทำงานของคุณหรือคุณอาจจะโผล่ออกมา หากเจ้านายของคุณส่งต่ออีเมลที่ไม่มีอะไรมากไปกว่าโน้ตเกี่ยวกับการดูว่ามันน่าสนใจหรือไม่และคุณตอบกลับด้วยข้อความที่เป็นทางการฉันสัญญากับคุณว่าคุณไม่ชนะคะแนนบราวนี่ใด ๆ ตั้งค่ากล่องจดหมายของเขาหรือเธอและไม่สนใจว่าทีมของคุณจัดการกับการโต้ตอบที่ไม่เป็นทางการ หรือถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณเริ่มสื่อสารกับคุณอย่างไม่เป็นทางการ (โดยไม่ต้องพูดถึงคุณด้วยชื่อหรือรวมถึงการลงชื่ออย่างเป็นทางการ) ให้ยอมรับว่าเป็นสัญญาณของคุณที่จะตอบกลับ
2. สลับมันขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังพูดคุยกับใคร
ไม่สำคัญว่าเจ้านายคนสุดท้ายของคุณจะทำให้ชัดเจนว่าการใช้น้ำเสียงไม่เป็นทางการนั้นทนไม่ได้ คุณไม่ได้ทำงานให้เธออีกต่อไป แม้ว่าคำเตือนเพียงเพราะคุณมาถึงจุดที่คุณ "ดีที่สุด" กับผู้จัดการของคุณไม่ได้หมายความว่าคุณควรยกเลิกคำศัพท์ทั้งหมดของคุณ หากคุณกำลังพูดคุยกับคนที่คุณไม่เคยพบเจอมาเป็นประจำและความสัมพันธ์ของคุณเป็นทางการมากกว่าที่เป็นอยู่อย่ารีบลงชื่อออกโดยไม่ต้องปิดบัญชีโดยเฉพาะหากคุณอยู่ในรั้วเกี่ยวกับวิธีดำเนินการต่อ การระวังด้านข้างด้วยความระมัดระวังจะเป็นคำแนะนำที่ดีเสมอ
รู้สิ่งนี้: การสลับใช้ไม่ได้นำไปใช้กับคนอื่นเท่านั้น แม้ว่าการติดต่อกับบุคคลหนึ่งจะเริ่มต้นอย่างเป็นทางการคุณก็สามารถข้ามไปที่เนื้อหาของหัวข้อเมื่อคุณพูดคุยเรื่องหนึ่งในหัวข้ออีเมลที่ยาว - แทนที่จะรำคาญกับคำทักทายหรือการลงชื่อเข้าใช้
3. พิจารณากำหนดเวลา
ถ้าคุณไปพักผ่อนวันหยุดเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์และกลับไปที่สำนักงานพร้อมกับรายการคำถามสำหรับเจ้านายของคุณที่คุณไม่ได้พูดหรือเห็นตั้งแต่คุณจากไปคุณควรเริ่มต้นอีเมลแรกด้วยความสนุกสนานเช่น “ อรุณสวัสดิ์”“ หวังว่าคุณจะสบายดี” หรือถ้าผู้จัดการของคุณเป็นคนหนึ่งในวันหยุด“ ยินดีต้อนรับกลับมา” - ถ้าคุณและหัวหน้างานของคุณข้ามการทักทายหรือการพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ การหมดอายุของเวลาที่ต้องคำนึงถึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแลกเปลี่ยนกับลูกค้าภายนอกหรือผู้ขาย หากคุณได้รับการติดต่อสัปดาห์ละครั้งหรือเพียงแค่เดือนละสองครั้งก็อาจเหมาะสมที่จะเริ่มต้นข้อความเริ่มต้นหลังจากผ่านไปสู่บทนำและการปิดที่เหมาะสม
ฐานสัมผัสรายเดือนกับสมาชิกอาวุโสของแผนกของคุณอาจทำให้คุณต้องพึ่งพาการเขียนมากขึ้น หากข้อความเริ่มต้นนั้นส่งผลให้เกิดการกลับไปกลับมาอย่างมีนัยสำคัญภายในสองสามวันก็อาจเป็นเรื่องดีที่จะลดปัจจัยทางการลง
ท้ายที่สุดคุณต้องกำหนดโทนและโครงสร้างของข้อความที่ส่งออก ฉันสามารถบอกคุณได้สิ่งหนึ่ง แต่โดยส่วนตัวฉันไม่เคยพบว่าเป็นปัญหาเมื่อมีคนที่ฉันพูดเป็นประจำตัดสินใจที่จะเลิกเปิดและปิดมาตรฐาน ในความเป็นจริงฉันพบว่ามันค่อนข้างโล่งใจที่เราสามารถพูดต่อไปว่าสิ่งที่เรามาออนไลน์เพื่อพูด การเข้าถึงอีเมลมักจะเหมาะสมในบางจุดเท่านั้นและลางสังหรณ์ของฉันก็คือคุณจะรู้ว่าควรทำอย่างไรเมื่อต้องทำตามแบบแผน
