การจดบันทึกไม่ใช่งานของผู้หญิง: จะทำอย่างไรเมื่อคุณเป็นผู้ดูแลระบบเริ่มต้น

มีผู้ช่วยผู้บริหารที่มีความสามารถจำนวนมาก ฉันได้พบกับผู้คนมากมายทั้งชายและหญิงที่มีอาชีพเป็นผู้ช่วยผู้บริหารผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ประสานงานด้านการดูแลเอาใจใส่การพัฒนาความสามารถของการวางแผนงานการจัดการโครงการ งานประเภทนี้มีความสำคัญและทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไป

แม้ว่าฉันไม่ใช่ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร - และฉันก็ไม่มีความสามารถเป็นพิเศษในงานบริหารเหล่านี้ ฉันยอดเยี่ยมกับลูกค้า แต่เมื่อพูดถึงการประสานงานการเดินทางและการขนส่งของหลาย ๆ คนฉันไม่ใช่ผู้หญิงของคุณ ฉันเป็นมิตร แต่เสียงของฉันคล้ายกันกับเสียงของเด็กอายุ 10 ปีไม่ให้ยืมตัวเองกับท่าทางมืออาชีพ ฉันไม่รู้ว่าจะสั่งสลัดมันฝรั่งได้กี่ปอนด์สำหรับมื้อกลางวัน 20 คน ในความเป็นจริงฉันไม่เคยวางแผนงานเลี้ยงขนาดใหญ่ - แม่ของฉันวางแผนงานแต่งงานทั้งหมดของฉัน

และถึงกระนั้นก็มักจะคิดว่าฉันจะทำหน้าที่บริหารในที่ทำงาน - จดบันทึกสั่งอาหารกลางวันทำสำเนา - เพราะฉันเป็นผู้หญิงคนเดียวที่มีส่วนร่วมในโครงการ ผู้หญิงมืออาชีพหลายคนแบ่งปันประสบการณ์ที่คล้ายกันกับฉัน ในความเป็นจริงอดีตเพื่อนร่วมงานในอุตสาหกรรมการพิมพ์และสื่อเมื่อเร็ว ๆ นี้บอกฉันว่าเพื่อนร่วมงานชายของเธอยอมรับว่าเธอต้องการส่งคำเชิญในปฏิทินจองห้องประชุมและจดบันทึกโครงการข้ามแผนก เธอเป็นผู้อำนวยการอาวุโสและมีประสบการณ์มากกว่า 15 ปีไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานหรือมากกว่านั้น

สิ่งที่ทำให้ไม่มั่นคงมากขึ้นคือการสันนิษฐานว่าผู้หญิงมีความพร้อมที่จะทำสิ่งเหล่านี้มากกว่าผู้ชาย แม้ว่าเราจะก้าวหน้าไปมาก แต่บางคน (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ของเพื่อนร่วมงานชายที่มีอายุมากกว่าของเราไม่สามารถสั่นคลอนความเชื่อที่ว่า gals ของเรา ดีกว่า ในการจดบันทึกและส่งคำเชิญ

ฉันลังเลที่จะเขียนส่วน "วิธีการ" เกี่ยวกับการจัดการสถานการณ์นี้เพราะความรับผิดชอบในการย้อนกลับของประเพณีทางวัฒนธรรมไม่ควรตกอยู่กับเพศเดียวกัน แต่ถ้าคุณชอบฉันคุณมีงานต้องทำ (งานจริงงานที่คุณจ่ายไปแล้ว) และต้องหยิกปัญหานี้ในตาเมื่อมันเกิดขึ้น ดังนั้นการยอมรับว่าสิ่งเหล่านี้เป็นการแก้ไขปัญหาระยะสั้นสำหรับปัญหาที่ต้องใช้เวลามากกว่าสองวันทำการในการแก้ไขนี่คือสิ่งที่ได้ผลสำหรับฉัน

1. ถามตนเอง: นี่เป็นช่วงเวลา“ มือทั้งหมดบนเด็ค” หรือไม่เหมาะสมหรือไม่?

ฉันไม่รังเกียจที่จะขว้างในระหว่างสถานการณ์ ตัวอย่างเช่นปัจจุบันฉันทำงานเพื่อเริ่มต้นเล็ก ๆ และเนื่องจากขนาดและงบประมาณของ บริษัท มีความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานการเงินและทรัพยากรบุคคลซึ่งโดยปกติแล้วจะไม่จำเป็นต้องมีใครในฝ่ายการตลาด ฉันไม่พิจารณาความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่ไม่เหมาะสมเหล่านี้ แต่เป็นการวางที่ดินในโลกเริ่มต้น

ในทางกลับกันหากคุณพบว่าสมาชิกในทีมของคุณกำลังขอให้คุณซ้ำ ๆ (แทนที่จะเป็นมืออาชีพที่มีความสามารถพอ ๆ กันและโดยเฉพาะอย่างยิ่งแทนที่จะเป็นเพื่อนร่วมงานชายของคุณ) เพื่อดูแลงานธุรการที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของคุณ หรือเลือกอาหารกลางวัน - ไปที่ # 2

2. อย่าสร้างแบบอย่าง

ในตำแหน่งแรกของฉันที่อยู่นอกโรงเรียนฉันได้รับอาหารกลางวันให้เจ้านายของฉันในวันแรก ฉันพยายามทำตัวให้เป็นคนดี แต่ฉันก็เป็นแบบอย่างที่อันตรายโดยไม่รู้ตัว: หลังจากนั้นเขาขอให้ฉันเอาอาหารกลางวันให้เขาตลอดเวลา

ไม่มีอะไรผิดปกติกับการเป็นมิตรและให้ความช่วยเหลือ แต่มีหลายวิธีในการแสดงความเต็มใจที่จะก้าวไปข้างหน้าและนอกเหนือจากการทำหน้าที่นอกเหนือจากการทำธุระส่วนตัวหรือกระโดดขึ้นเมื่อมีคนต้องการ FedExed เรียนรู้จากความผิดพลาดของฉันและคิดนานและหนักหน่วงก่อนที่คุณจะลงไปสู่เส้นทางนี้

ในความเป็นจริงคุณยังสามารถตั้งค่าแบบอย่างที่คุณจะไม่: ถ้าคุณอยู่ในทีมงานโครงการที่ไม่มีผู้ดูแลระบบให้ใช้เวลาระหว่างการประชุมวางแผนเริ่มต้นเพื่อตอบคำถามของใคร ดูแลการจัดการประชุมรับเอกสารที่พิมพ์และอื่น ๆ แนะนำจากการเดินทางที่แบ่งงานเหล่านี้ในหมู่ทุกคนหรือสมาชิกในทีมอื่น

3. สอนวิธีตกปลา

เป้าหมายของการเป็นอาสาสมัครเพื่อทำงานด้านการบริหารที่สมบูรณ์ควรแสดงให้เห็นว่าคุณมีความตั้งใจที่จะทำงานร่วมกันและทำงานให้เสร็จอย่าแสดงว่าคุณจะทำงานให้คนอื่น หากคุณพบว่าเพื่อนร่วมงานขอให้คุณสแกนส่งแฟกซ์คัดลอกหรือจัดกำหนดการประชุมซ้ำ ๆ เพียงพูดว่า“ ให้ฉันแสดงวิธีทำเช่นนี้เพื่อคุณไม่ต้องถามฉันต่อไป มันง่ายมาก ๆ ” จากนั้นให้พวกเขาผ่านกระบวนการ

ทั้งสองนี้จะกีดกันบุคคลจากการขอความช่วยเหลือนี้อีกครั้งและลดความรู้สึกงี่เง่าของ "ฉันแค่ทำอะไรไม่ถูกและไม่ดีกับเทคโนโลยี คุณและฉันต่างก็รู้ว่างานแบบนี้ไม่ต้องใช้เวทย์มนตร์เพียงไม่กี่นาที และพูดถึงเวลา:

4. ยืนขึ้นเพื่อเวลาอันมีค่าของคุณ

หากเพื่อนร่วมงานขอให้คุณคัดลอกและเรียงหน้าเอกสาร 40 หน้าเขาจะขอให้คุณอุทิศเวลากับงานที่ หลายคน สามารถทำได้แทนที่จะทำงานในโครงการจริงของคุณซึ่งน่าจะเป็นสิ่งเดียวที่คุณทำได้

กิจกรรมเสมียน สำคัญ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่า คุณ จะต้องดูแลพวกมันทั้งวันทั้งวัน คุณมีงานอื่นให้ทำและสละเวลาจากที่อาจมีผลเสีย หากประสิทธิภาพการทำงานของคุณลดลงเนื่องจากคุณใช้เวลาในการบริหารงานมากเกินไปผู้จัดการของคุณจะเห็นว่าไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถส่งข้อความที่คุณ ชอบ งานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน โปรดจำไว้ว่าความรับผิดชอบ“ ทางเลือก” ใด ๆ ควรเป็นโอกาสที่จะแสดงให้เห็นถึงทักษะของคุณพัฒนาอย่างมืออาชีพหรือแสดงให้ผู้จัดการของคุณเห็นว่าคุณกำลังคิดเกี่ยวกับอนาคตของคุณกับ บริษัท

ฉันไม่สามารถเน้นได้เพียงพอที่จะไม่มีการลดความสำคัญของงานธุรการ แต่ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในบทบาทผู้ดูแลระบบไม่มีเหตุผลที่เพื่อนร่วมงานของคุณควรเรียกร้องหรือคิดว่าคุณเป็นผู้ดูแลระบบเริ่มต้นเพียงเพราะคุณเป็นผู้หญิงคนเดียวในห้องประชุม ยืนขึ้นเพื่อตัวคุณเองและกลับไปทำงาน