ฉันเป็นมืออาชีพที่เข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์ จากที่กล่าวมาฉันยังไม่ได้ขึ้นบันไดดังนั้นฉันจึงได้รับอีเมลเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น
แต่เมื่อคุณเริ่มไต่อันดับหมายเลขแจ้งเตือนนั้นจะใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ และที่สำคัญกว่านั้นคือจำนวนหน้าที่รับผิดชอบอื่น ๆ ที่คุณทำ โดยพื้นฐานแล้วอีเมลจะย้ายไปที่ด้านล่างของรายการ“ สิ่งที่คุณต้องทำ” เพราะต้องทำ
อย่างไรก็ตามนั่นไม่ได้ทำให้ข้อความหยุดซ้อน ในขณะที่หลายคนใช้แอพและแฮ็กในการจัดการโฟลว์ CEO Tom Patterson ใช้แนวทางอื่น จากบทความที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุดแห่งหนึ่งของ LinkedIn เขาได้แก้ไขปัญหานี้โดยใช้ข้อความ OOO ขณะที่ อยู่ในสำนักงาน :
ฉลาดจังใช่ไหม ในฐานะผู้จัดการทำให้เขาสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญในขณะเดียวกันก็กระตุ้นให้ทีมของเขาแก้ปัญหาของตนเอง Betty Liu ผู้มีอิทธิพล LinkedIn อันดับต้น ๆ และผู้เขียนบทความสรุปว่าทำไมวิธีการนี้จึงทำงานได้ดี:
“ เรื่องที่ดูเหมือนจะได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วนโดยไม่มีอีเมลบวก 200 ฉบับที่บินข้ามภูมิประเทศ 'ตอบกลับทั้งหมด' สิ่งที่เป็นการรับประกันทางโทรศัพท์อย่างเร่งด่วนจริงๆ และถ้าคนของทอมรู้ว่าเขาถูกขัดจังหวะด้วยเรื่องสำคัญจริงๆพวกเขาก็ตัดสินใจเอง ไม่มีสิ่งใดที่จะเกิดขึ้นถ้าทอมพร้อมให้บริการตลอดเวลาทางอีเมลเพื่อดูแลทุกรายละเอียดเล็กน้อย "
ด้วยสิ่งนี้กล่าวว่าคุณอาจไม่ใช่ซีอีโอ - ซึ่งหมายความว่าเทคนิคนี้อาจไม่ได้ผลสำหรับคุณและอาจทำให้คนอื่น ๆ แต่สิ่งที่แนะนำคือมีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ข้อความ OOO เพื่อช่วยคุณได้เช่นกัน
ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณกำลังจะไปพักผ่อนวันหยุดคุณสามารถตั้งค่าข้อความ OOO ของคุณก่อนวันเพื่อลดการกลับไปกลับมาที่ไม่จำเป็น หรือคุณสามารถสร้างการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อออกไปทุกสัปดาห์เพื่อฝึกให้เจ้านายของคุณส่งข้อความน้อยลงหลังเลิกงาน หรือคุณสามารถใช้ช่วงบ่ายวันหนึ่งสำหรับทีมภายในของคุณเมื่อคุณพยายามปิดโครงการขนาดใหญ่และไม่มีเวลาตอบคำถามเร่งด่วน
ดูเหมือนว่านี้:
ฉันใช้เวลาบ่ายนี้เพื่อทำรายงานข้อมูลรายไตรมาส เพื่อที่จะทำให้เสร็จทันเวลา (และทำให้มันดูดีสำหรับทุกคนที่คุณคุ้นเคยดี) ฉันแค่ตอบอีเมลเร่งด่วนระหว่าง 13.00 น. ถึง 18.00 น. วันนี้ หลังจากนั้นฉันจะกลับไปหาทุกคน ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ!
จุดของฉัน? คุณไม่จำเป็นต้องเป็น CEO เพื่อควบคุมกล่องจดหมายของคุณ คุณเพียงแค่ต้องยินดีที่จะหาวิธีการที่เหมาะสมสำหรับคุณ (และทีมของคุณ)
