กฎสิบนาทีสำหรับการเพิ่มผลผลิต - รำพึง

โทรหาฉันบ้า แต่ฉันชอบคาเฟอีนมากกว่า แต่ด้วยตารางที่ไม่แน่นอนและกำหนดเวลาที่เข้มงวดการนอนหลับอย่างน้อยหกชั่วโมงต่อคืนไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับที่ปรึกษา - แค่ถามโซดาอาหารและเพื่อนร่วมงานที่ติดกาแฟ ระหว่างงานที่เรียกร้องและชีวิตในบ้านที่เรียกร้องมากขึ้นฉันได้ใช้เวลาหลายครั้งในการพยายามปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานต่าง ๆ เพื่อบีบให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในแต่ละวัน

เครื่องมือโปรดของฉันสำหรับการทำงานให้เสร็จ จับเวลา 10 นาทีในโทรศัพท์ของฉัน

“ กฎ 10 นาที” ของฉันค่อนข้างตรงไปตรงมา: งานทุกอย่างในรายการที่ต้องทำของคุณไม่ควรใช้เวลาเกิน 10 นาที หากใช้เวลานานกว่า 10 นาทีคุณควรแบ่งมันออกเป็นงานเล็ก ๆ หรือมอบหมายให้คนอื่น กุญแจสำคัญในกฎนี้คือการบังคับใช้ซึ่งหมายถึงการตั้งค่าตัวจับเวลาในโทรศัพท์ของคุณให้ดับลงที่เครื่องหมาย 10 นาที ระดับของความเร็วและโฟกัสที่สิ่งนี้นำมาให้กับวันของคุณนั้นไม่มีอะไรน่าประหลาดใจ

เมื่อฉันท้าทายทีมของฉันก่อนที่จะนำกฎ 10 นาทีไปปฏิบัติฉันมักจะพบกับความสงสัย คำถามเช่น“ มันบ้า - ฉันสามารถสร้างแบบจำลอง Excel ขนาดใหญ่นี้เพิ่มขึ้นทีละ 10 นาทีได้หรือไม่” และ“ คุณบอกฉันหรือไม่ว่าคุณทำสิ่งนี้ในชีวิตที่บ้านของคุณเช่นกันอาบน้ำ 10 นาทีและออกกำลังกาย 10 นาที? ” มาก (คำตอบของคำถามทั้งสองนี้คือ "ใช่!")

ต้องการลองดูไหม? นี่คือเคล็ดลับสามข้อในการทำให้กฎ 10 นาทีใช้ได้ผลสำหรับคุณ

1. มอบหมาย

โดยวิธีการที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการหาเวลาเพิ่มเติมในวันของคุณคือการ outsource สิ่งที่คุณต้องทำในรายการสิ่งที่ต้องทำที่คนอื่นสามารถทำได้อย่างง่ายดายใน 10 นาทีหรือน้อยกว่า ตัวอย่างเช่นฉันมีเพื่อนร่วมงานที่ประสบความสำเร็จและเป็นที่เคารพมากซึ่งอ้างว่าสิ่งสำคัญในความสำเร็จของเขาคือเขา“ บอกว่า“ ใช่” กับทุกสิ่ง แต่จริง ๆ แล้วทำหน้าที่ที่ ทำได้เท่านั้นที่ ทำได้ดีที่สุด”

การมอบหมายนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะปล่อยงานเมื่อคุณกลัวว่างานของคนอื่นจะไม่ดีเท่าของคุณ การจดจำว่า“ เสร็จสิ้นดีกว่าสมบูรณ์แบบ” และเป็นหนทางเดียวที่คุณจะก้าวไปข้างหน้าในอาชีพการงานของคุณคือถ้าคุณปล่อยให้สิ่งที่คุณเชี่ยวชาญและรับมือกับความท้าทายใหม่ ๆ การเปลี่ยนความคิดอีกอย่างที่ช่วยให้ฉันรู้ตัวว่าการมอบหมายสร้างโอกาสให้ผู้อื่น ตอนนี้ฉันคิดอย่างแข็งขันเกี่ยวกับงานและโครงการที่ฉันสามารถสร้างให้กับทีมของฉันที่จะช่วยให้พวกเขาเรียนรู้เติบโตและก้าวหน้าในอาชีพการงานของพวกเขา (ซึ่งช่วยให้ชัดเจนขึ้นด้วยเช่นกัน) (นี่คือเคล็ดลับการมอบหมายเพิ่มเติมเล็กน้อย)

หนึ่งในความท้าทายที่ฉันเห็นมากที่สุดกับผู้ที่มีปัญหาในการมอบหมาย - โดยเฉพาะในตำแหน่งระดับเริ่มต้น - คือพวกเขาลืมว่าพวกเขาสามารถทำได้และควรมอบหมาย หากคุณรู้สึกไม่สบายใจที่ขอให้หัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชาทำสิ่งใดให้ลองทำดังนี้: เริ่มต้นด้วยการชี้ให้เห็นว่าคุณกำลังทำอะไรและวางตำแหน่ง“ ถาม” เพื่อขอความช่วยเหลือ ตัวอย่างเช่นแทนที่จะ“ ฉันต้องการให้คุณโทรหาผู้นำทีม” คุณสามารถพูดว่า“ ฉันกำลังพยายามดึงข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์นี้ - เป็นไปได้ไหมที่คุณจะช่วยฉันด้วยการโทรหาทีมอื่น ๆ ”

ในฐานะผู้จัดการฉันสามารถบอกคุณได้ว่าฉันมักจะพบว่าตัวเองขอร้องให้ทีมของฉันมอบหมายบางสิ่งบางอย่างให้ฉันและฉันก็รักเมื่อพวกเขาสร้างโอกาสให้ฉันช่วย

2. ค้นหางานที่ง่าย 10 นาที

คุณอาจจะสงสัยในตอนแรก แต่เพียงแค่เปลี่ยนวิธีการกำหนดกรอบงานของคุณคุณจะเห็นว่าทุกอย่างสามารถถูกแบ่งย่อยเป็นงาน 10 นาที คุณต้องการค้นคว้าหัวข้อใหม่หรือไม่? เริ่มต้นด้วยบทความเกี่ยวกับการสแกนของ Google ในเวลา 10 นาทีตามด้วยการจดบันทึกทุกอย่างที่คุณรู้และคำถามสองสามข้อที่คุณต้องตอบและ 10 นาทีต่อจากนั้น 10 นาทีในการโทรหาคนเพื่อรับคำแนะนำในการตอบคำถามที่เปิดอยู่ คุณเข้าใจพอที่จะสังเกตเห็นว่าการโทรศัพท์เป็นรูปแบบของการมอบหมาย!)

Voila! คุณเพียงแค่บีบงานที่อาจมีอยู่เป็นชั่วโมงใน 30 นาที

วิธีนี้ใช้ได้หลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมงเช่นกัน ฉันมีเพื่อนร่วมงานที่รู้สึกทึ่งกับกฎ 10 นาทีและมันช่วยเธอได้อย่างไรในระหว่างชั่วโมงทำงานที่เธอตัดสินใจลองทำที่บ้าน เธอใช้เวลาในตอนเช้าสองสามครั้งเพื่อทำกิจวัตรก่อนการทำงานและด้วยฝักบัวอาบน้ำ 10 นาทีอาหารเช้า 10 นาทีเป็นต้นเธอพบว่าเธอสามารถลดเวลา“ เตรียมพร้อม” การซื้อขายมาตรฐาน ในการนอนหลับเป็นเจ้าข้าวเจ้าของแทน เธอไม่เคยคิดว่ามันจะเป็นไปได้ที่จะอาบน้ำใน 10 นาที - จนกว่าเธอจะลองและรู้ว่ามันง่ายจริง ๆ !

3. ใช้ตัวจับเวลานั้น

การใช้ตัวจับเวลาของคุณเป็นส่วนสำคัญของกฎดังนั้นอย่าลืม ดังที่ทุกคนในโลกธุรกิจรู้ "เราทำในสิ่งที่เราวัด"

นี่เป็นความจริงของกฎ 10 นาทีเช่นกัน - คุณต้องใช้ตัวจับเวลาหรือนาฬิกาเพื่อติดตามว่าคุณใช้เวลากับสิ่งของนานแค่ไหน สมาร์ทโฟนช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นด้วยแอพจับเวลาภายใน แต่นาฬิกาใด ๆ ที่มีเข็มนาทีจะทำ ไม่ว่าคุณจะทำอะไรอย่าเดา - เพราะถ้าหาก ประมาณ 10 นาทีของคุณกลายเป็น 20 คุณจะไม่เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสูงสุด

บางครั้งคุณจะใช้เวลาในการทำงานน้อยกว่า 10 นาที (มีเวลามากขึ้น - ใช่แล้ว!) และบางครั้งสัญญาณเตือนจะดังขึ้นและคุณจะยังอยู่ในโทรศัพท์ (ไม่ฉันไม่แนะนำให้คุณวางสาย เมื่อสัญญาณเตือนภัยดับลง) อย่ารู้สึกแย่เกี่ยวกับการวิ่ง - แค่จดบันทึกไว้ในครั้งต่อไป

ตัวอย่างเช่นหากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งมีแนวโน้มที่จะเดินเล่นให้นำหน้าการสนทนาครั้งต่อไปของคุณโดยบอกเธอว่าคุณมีเวลา 10 นาทีในการระดมสมอง ถ้าคุณต้องการเวลามากกว่านี้จริงๆ ไม่เป็นไรเช่นกัน: การติดตามเวลาที่คุณใช้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถวางแผนวันของคุณได้ดีขึ้นในครั้งต่อไป

กฎ 10 นาทีในการดำเนินการ

หนึ่งในตัวอย่างที่ฉันชื่นชอบเกี่ยวกับกฎนี้ในทางปฏิบัติเกิดขึ้นเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาเมื่อทีมงานของฉันได้รับโทรศัพท์ 16.00 น. จากลูกค้าเปลี่ยนเส้นทางงานที่เราจะนำเสนอในเช้าวันรุ่งขึ้น ฮึมากสำหรับตอนเย็นที่ผ่อนคลาย!

มีงานใหญ่สองชิ้นที่เกี่ยวข้องดังนั้นเราจึงแยกทีมของเราสี่คนครึ่ง ทีมย่อยสองทีมของเราแต่ละคนมีภาพนิ่ง PowerPoint จำนวนเท่ากันเพื่อปรับปรุงโดยมีการวิเคราะห์ในจำนวนใกล้เคียงกันดังนั้นจึงควรใช้เวลาประมาณเท่ากันในการทำให้เสร็จ

ฉันพูดกับเพื่อนร่วมทีมของฉันว่าฉันต้องการเสร็จสิ้นภายในเวลา 18.00 น. ดังนั้นเราจึงสามารถไปทานอาหารเย็นได้และเขาก็เห็นด้วย แต่ก็ไม่แน่ใจเกี่ยวกับความสามารถของเราที่จะทำมันให้เสร็จ ดังนั้นเราสรุปหน้าหารด้วยสองชั่วโมงที่เหลือในวันและพบว่าถ้าเราสามารถบรรลุอัตรา 10 นาทีต่อหน้าเราจะมีเวลาเพียงพอที่จะทำมัน - บวกบัฟเฟอร์สำหรับสิ่งที่พิสูจน์แล้วว่า ยิ่งยาก สร้างใหม่เราแบ่งหน้าตั้งเวลาและเริ่มหมุน ในการสร้างเกมออกมาเราได้เก็บบันทึกไว้บนกระดานไวท์บอร์ดว่าเราแต่ละคนทำหน้าที่เสร็จสมบูรณ์ภายในหรือเกิน 10 นาทีในแต่ละหน้า

เมื่อ 18.00 น. เราก็เสร็จแล้ว - และรู้สึกดีกับมันมาก ทีมอื่นที่ไม่ได้ใช้กฎ 10 นาที พวกเขาเสร็จประมาณ 9

ความท้าทายอยู่ใน สำหรับภารกิจต่อไปของคุณในวันนี้ลองจับเวลาด้วยตัวคุณเอง นาฬิกากำลังฟ้อง!