อ้า! เครื่องมือที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น (พร้อมด้วย HipChat และ Google Chat) อ้างว่าเพื่อเพิ่มความร่วมมือและลดอีเมลภายในสำนักงาน แม้ว่ามันจะเป็นจริง แต่ก็อาจเป็นวิธีการสื่อสารที่ไม่เหมาะสมอย่างยิ่งและฉันก็ได้ยินและอ่านคำหยาบมากขึ้นเรื่อย ๆ เกี่ยวกับวิธีที่ทีมไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร
ฉันเชื่อว่าปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่เกิดจากความจริงที่ว่าบรรทัดฐานทางสังคมชุดใหม่ยังไม่ได้รับการพิจารณาและทำให้เป็นแบบภายในเพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือสื่อสารใหม่ที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ ดังนั้นด้วยจิตวิญญาณของอีเมลโทรศัพท์และกฎการประชุมของฉันนี่คือกฎการสื่อสารดิจิทัล 15 ข้อที่จะดำเนินการโดย:
- การแชทเป็นเรื่องง่าย - อันที่จริงแล้วง่ายเกินไป ดังนั้นก่อนที่จะทำเช่นนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ขี้เกียจและหลีกเลี่ยงการหาคำตอบด้วยตัวคุณเอง ครั้งต่อไปที่คุณต้องการถามเพื่อนร่วมงานของคุณเป็น“ คำถามที่เร็วมาก” ถามตัวเองด้วยคำถามสองข้อนี้: ฉันสามารถเป็น Google ได้ไหม ฉันสามารถหาสิ่งนี้ได้จากไดรฟ์ภายในหรือเอกสารของเรา?
-
หากใครบางคนออฟไลน์หรือใช้สถานะ“ อย่ารบกวน” ให้พิจารณาเหมือนเป็นประตูสำนักงานที่ปิด ส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานของคุณหากเป็นเรื่องที่คุณต้องถกเถียงกันในสำนักงานเพราะนั่นคือสิ่งที่คุณกำลังทำ ด้วยสิ่งที่กล่าวไว้เมื่อคุณไม่ต้องการถูกรบกวนให้บอกให้ชัดเจนบ่อยที่สุดโดยลงชื่อออกหรือเปิดใช้งาน DND
-
ไม่ต้องการคำตอบในวันนี้? คุณควรส่งอีเมลแทนการแชทเสมอ การแชทหมายถึง“ ฉันต้องการสิ่งนี้ในตอนนี้” ต้องการการตอบสนองในวันนี้ แต่ยังต้องใช้เพื่อครอบคลุมพื้นที่มาก? หากคำตอบนั้นใช้เวลานานกว่าห้านาทีในการหาคำตอบคุณควรเลือกรับอีเมลทุกครั้ง นี่คือการให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้รับความอนุเคราะห์ในการตัดสินใจว่าจะรบกวนการทำงานของเขาหรือเธอเพื่อจัดการกับปัญหาของคุณ
-
รู้ว่าเมื่อคุณพูดว่า "มีนาที?" (หรือรูปแบบใด ๆ ของมัน) คุณกำลังพูดว่า "ฉันจะใช้เวลาของคุณในขณะนี้" เพราะคำตอบที่คุณมักจะได้รับมักจะ "ใช่ เกิดอะไรขึ้น” และความจริงก็คือบุคคลนั้นมีแนวโน้มที่จะอยู่ท่ามกลางสิ่งอื่นใด แต่ลองทำ“ เมื่อคุณมีเวลาสักครู่ฉันก็อยากจะเด้งบางสิ่งออกจากคุณ ไม่รีบ!"
-
เช่นเดียวกับอีเมลและข้อความเสียงอาจวัดได้ยากผ่านการแชท ดังนั้นให้ผู้คนได้รับประโยชน์จากข้อสงสัยและรับความตั้งใจดีเสมอ คิดว่าพวกเขากำลังขี้เกียจหรือเหน็บแนม? อ่านข้อความให้กับตัวเองอีกครั้งด้วยน้ำเสียงที่น่าพึงพอใจและรอยยิ้มเป็นเหมือนการตรวจสอบความกล้า ในทางกลับกันหากคุณกังวลว่าข้อความของคุณอาจตีความผิดให้ใส่ GIF หรืออิโมจิเพื่อทำให้ความตั้งใจของคุณชัดเจน
-
เช่นเดียวกับการตอบกลับทั้งหมดของ บริษัท เป็น สิ่งที่แย่ที่สุด การส่งการแชทที่เกี่ยวข้องกับคนเพียงไม่กี่คนต่อเพื่อนร่วมงาน 50 คนนั้นน่ารังเกียจ ดังนั้นเมื่อคุณกำลังถกเถียงกันว่าใครจะไปห่วงวงเล็ก ๆ ในตอนแรก
-
หากเป็นการประกาศที่คุณต้องการให้ทีมของคุณสามารถอ้างถึงได้ให้ใช้อีเมล ข้อยกเว้นที่นี่คือหาก บริษัท ของคุณใช้การแชทที่ตรึงเป็นประจำและทุกคนรู้วิธีใช้คุณลักษณะนั้นและตำแหน่งที่จะค้นหาข้อมูลสำคัญ
-
ใช้เครื่องมือและปลั๊กอินเพื่อทำให้การแชทเป็นไปอย่างชาญฉลาด ถาม“ ทุกคนฟรีสำหรับอาหารกลางวันแบบทีมในวันพฤหัสบดีหรือไม่” เปิดประตูตอบรับมากมาย ปลั๊กอินการลงคะแนนแบบง่ายเช่น Simple Poll จะดูแลหลุมนี้และลดเสียงรบกวนทั้งหมดให้เป็นข้อความเดียว:
- มักจะมีการสนทนาที่เหมาะสมยิ่งหรือด้วยตนเอง หรือหากไม่สามารถทำได้ให้ดำเนินการผ่านทางโทรศัพท์หรือวิดีโอแชทซึ่งรวมถึงการให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์การเจรจาต่อรองและการตรวจสอบโครงการ
-
เรียนรู้วิธีอ่านระหว่างบรรทัดในบทสนทนา เนื่องจากการแชทอย่างไม่เป็นทางการทำให้มันง่ายที่จะลงหัวข้อมันเกิดขึ้นมากมาย (และมันก็โอเค! ตัวแบ่งเป็นสิ่งที่ดี!) แต่ถ้าคุณสังเกตเห็นว่าคุณมีอำนาจเหนือบทสนทนาหรือมีปฏิกิริยา GIF 75% นั่นอาจหมายความว่าไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุดสำหรับอีกฝ่าย
-
อย่าคิดว่ามีใครเห็นข้อความ สำคัญ ของคุณในการแชทเป็นกลุ่ม หากเป็นสิ่งที่คุณต้องการให้ใครสักคน (หรือทุกคน) มองเห็นให้ส่งอีเมลแทน
-
หากคุณแชทเป็นกลุ่มและจากนั้นจะกลายเป็น Convo แบบหนึ่งต่อหนึ่งที่ช่องทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเป็นส่วนตัว (หรือไม่ควรจะเป็น) ให้ย้ายการสนทนา แม้ว่าจะไม่เป็นความลับ แต่ก็บ่อยครั้งที่ควรพูดให้ห่างจากกลุ่ม
-
หากสำนักงานไม่ได้อยู่ในไฟให้ลองใช้เวลาสักครู่เพื่อพูดว่า“ สวัสดีคุณเป็นอย่างไรบ้าง” กับใครบางคนก่อนที่จะเริ่มการสนทนา มันจะทำให้ทุกอย่างที่คุณพูดราบรื่นขึ้น
-
หากการสนทนาไม่ต้องการข้อมูลของคุณโดยตรงอย่ารู้สึกกดดันที่จะพูดสอดหากคุณไม่ว่าง และในหมายเหตุเดียวกันหากคุณไม่ว่างอย่ากวนใจตัวเองโดยติดตามทุกบทสนทนา
-
ในที่สุดคนสุดท้ายนี้ไม่ได้เป็นกฎจริงๆเพียงแค่เตือนความทรงจำ แม้ว่าเจ้านายของคุณจะไม่ได้มีส่วนร่วมในการแชทกลุ่มแบบสุ่มเขาก็ยังสามารถดูได้ และหากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อให้งานเสร็จตามกำหนดเวลาเขาหรือเธอจะไม่รู้สึกตื่นเต้นที่จะเห็นว่าคุณกระตือรือร้นเพียงใด ดังนั้นขอให้สนุกจงชื่นชมคุณทำงานให้กับ บริษัท ที่ตระหนักถึง GIF ที่ดี แต่ยังทำให้งานเสร็จ
กฎอะไรที่คุณจะเพิ่มในรายการนี้ บอกเราทาง Twitter @TheMuse!
