แม้ว่าคุณจะสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจากไฟล์ Excel หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่งได้ แต่คุณสามารถสร้างการเชื่อมโยงระหว่างไฟล์สองชุดหรือเวิร์กบุคได้ เมื่อคุณสร้างลิงก์ระหว่างไฟล์ข้อมูลที่คัดลอกจะอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างการเชื่อมโยงระหว่างแผนภูมิที่อยู่ในสมุดงาน Excel และไฟล์ Microsoft Word หรือสไลด์ PowerPoint
บันทึก: ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel รุ่น 2019, 2016, 2013, 2010 และ Excel สำหรับ Mac
วางการเชื่อมโยงระหว่าง Excel และ Word Files
ในภาพตัวอย่างข้อมูลจากไฟล์ Excel ถูกเชื่อมโยงกับเอกสาร Word ข้อมูลจะถูกวางลงในเอกสารเป็นตาราง ตารางจากนั้นจะสามารถจัดรูปแบบโดยใช้คุณสมบัติการจัดรูปแบบของ Word
ลิงก์นี้สร้างโดยใช้ตัวเลือกการเชื่อมโยงแบบหลวม สำหรับการดำเนินการเชื่อมโยงวางไฟล์ที่มีข้อมูลต้นฉบับจะเรียกว่า ไฟล์ต้นฉบับ และไฟล์หรือสมุดงานที่สองที่มีสูตรการเชื่อมโยงคือ ไฟล์ปลายทาง .
เชื่อมโยงเซลล์เดี่ยวใน Excel ด้วยสูตร
ลิงค์ยังสามารถสร้างขึ้นระหว่างแต่ละเซลล์ในสมุดงาน Excel แยกต่างหากโดยใช้สูตร วิธีนี้สามารถใช้เพื่อสร้างลิงก์แบบสดสำหรับสูตรหรือข้อมูลได้ แต่จะใช้ได้เฉพาะกับเซลล์เดี่ยวเท่านั้น
- เลือกเซลล์ในสมุดงานปลายทางที่คุณต้องการให้แสดงข้อมูล
- กดเครื่องหมายเท่ากับ ( = ) บนแปนพิมพเพื่อเริ่มตนสูตร
- สลับไปยังสมุดงานต้นทางและเลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่จะเชื่อมโยง
- กด เข้าสู่ สำคัญ. Excel กลับไปที่ไฟล์ปลายทาง ข้อมูลที่เชื่อมโยงจะแสดงในเซลล์ที่เลือก
- เลือกข้อมูลที่เชื่อมโยงเพื่อแสดงสูตรการเชื่อมโยงในแถบสูตรเหนือแผ่นงาน
วางตัวเลือกการเชื่อมโยงใน Word และ Excel
เมื่อวางลิงก์สำหรับข้อมูล Word จะช่วยให้คุณสามารถเลือกว่าจะจัดรูปแบบข้อมูลที่เชื่อมโยงโดยใช้การตั้งค่าปัจจุบันสำหรับไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางหรือไม่ Excel ไม่มีตัวเลือกเหล่านี้ Excel จะใช้การตั้งค่าการจัดรูปแบบปัจจุบันในไฟล์ปลายทางโดยอัตโนมัติ
เชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Word และ Excel
ในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Word และ Excel:
- เปิดสมุดงาน Excel ที่มีข้อมูลที่จะเชื่อมโยง (ไฟล์ต้นฉบับ)
- เปิดไฟล์ปลายทาง นี่อาจเป็นสมุดงาน Excel ก็ได้ หรือเอกสาร Word
- ในไฟล์ต้นฉบับให้ไฮไลต์ข้อมูลที่จะคัดลอก
- ในไฟล์ต้นฉบับให้เลือก บ้าน > สำเนา. ข้อมูลที่เลือกล้อมรอบไปด้วยเส้นประ
- ในไฟล์ปลายทางเลือกตำแหน่งที่จะแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยง ใน Excel เลือกเซลล์ที่จะอยู่ที่มุมซ้ายบนของข้อมูลที่วาง
- จากแท็บหน้าแรกเลือก วางลูกศรลง เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงตัวเลือกวาง
- เลือก ลิงค์ ตัวเลือก ข้อมูลที่เชื่อมโยงจะปรากฏในไฟล์ปลายทาง
หากทั้งสองไฟล์เปิดอยู่เมื่อมีการอัพเดตข้อมูลในไฟล์ต้นฉบับไฟล์ปลายทางจะได้รับการอัปเดตทันที
หากไฟล์ปลายทางถูกปิดเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับข้อมูลในเซลล์ปลายทางจะอัพเดตในครั้งต่อไปที่เปิดไฟล์
ถ้าแฟ้มต้นฉบับถูกปิดเมื่อเปิดแฟ้มปลายทางช่องการแจ้งเตือนอาจเปิดขึ้นเพื่อระบุว่าเอกสารมีลิงก์ไปยังไฟล์ภายนอก คุณจะถูกขอให้ ปรับปรุง หรือ อย่าอัพเดท ลิงก์
ดูสูตรการเชื่อมโยงใน Excel
สูตรการเชื่อมโยงจะแสดงผลแตกต่างกันไปใน Excel รุ่นเก่า:
- ใน Excel 2010 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่าของโปรแกรมถ้าคุณเลือกข้อมูลที่เชื่อมโยงอยู่ในไฟล์ปลายทางสูตรเช่น = Book1 Sheet1! A1 ปรากฏในแถบสูตรเหนือแผ่นงาน
- ใน Excel 2007 สูตรการเชื่อมโยงจะแสดงเป็น = Excel.Sheet.12 ในแถบสูตร
ในสูตร 2007 การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์จะถูกเขียนขึ้นในรูปแบบ R1C1 ซึ่งย่อมาจากแถวที่ 1 คอลัมน์ 1 ซึ่งเทียบเท่ากับรูปแบบการอ้างอิงเซลล์ SAS1 ที่พบมากขึ้น
ในทั้งสองสูตร, Book1 ระบุชื่อของไฟล์ต้นฉบับ
ดูข้อมูลการเชื่อมโยงใน Microsoft Word
หากต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่เชื่อมโยง (เช่นไฟล์ต้นฉบับข้อมูลที่เชื่อมโยงและวิธีการอัพเดต) ใน Word:
- คลิกขวาที่ข้อมูลที่เชื่อมโยงเพื่อเปิดเมนูบริบท
- เลือก วัตถุแผ่นงานที่เชื่อมโยง > การเชื่อมโยง เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบลิงก์
- ถ้ามีมากกว่าหนึ่งลิงก์ในเอกสารปัจจุบันลิงก์ทั้งหมดจะปรากฏในหน้าต่างที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ เลือกลิงค์เพื่อแสดงข้อมูลเกี่ยวกับลิงค์ด้านล่างหน้าต่าง
วางการเชื่อมโยงระหว่างแผนภูมิใน Excel และ PowerPoint
เชื่อมโยงแผนภูมิด้วยการวางลิงก์ใน PowerPoint และ Word
นอกเหนือจากการสร้างลิงก์สำหรับข้อมูลหรือสูตรข้อความแล้วคุณยังสามารถใช้ Paste Link เพื่อเชื่อมต่อแผนภูมิที่อยู่ในสมุดงาน Excel หนึ่งชุดพร้อมกับสำเนาในสมุดงานที่สอง นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้วิธีนี้เพื่อเชื่อมโยงแผนภูมิ Excel ไปยังไฟล์ PowerPoint หรือ Word
เมื่อเชื่อมโยงแล้วการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์ต้นฉบับจะแสดงทั้งในแผนภูมิดั้งเดิมและสำเนาที่อยู่ในไฟล์ปลายทาง
เลือกแหล่งข้อมูลหรือปลายทางการจัดรูปแบบ
เมื่อวางลิงก์ระหว่างแผนภูมิ PowerPoint, Word และ Excel จะช่วยให้คุณสามารถเลือกว่าจะจัดรูปแบบแผนภูมิที่เชื่อมโยงโดยใช้ธีมการจัดรูปแบบปัจจุบันสำหรับไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางหรือไม่
เชื่อมโยงแผนภูมิใน Excel และ PowerPoint
ภาพตัวอย่างที่แนบมาแสดงลิงก์ระหว่างแผนภูมิในสมุดงาน Excel (ไฟล์ต้นฉบับ) และภาพนิ่งในงานนำเสนอ PowerPoint (ไฟล์ปลายทาง)
- เปิดสมุดงานที่มีแผนภูมิที่จะคัดลอก
- เปิดไฟล์งานนำเสนอปลายทาง
- ในสมุดงาน Excel เลือกแผนภูมิ
- ใน Excel เลือก บ้าน > สำเนา.
- ใน PowerPoint เลือกภาพนิ่งที่จะมีการเชื่อมโยงแผนภูมิ
- ใน PowerPoint เลือก วางลูกศรลง เพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
- เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ใช้ธีมปลายทาง หรือ เก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับไว้ วางแผนภูมิที่เชื่อมโยงลงใน PowerPoint
หากทั้งสองไฟล์ที่มีแผนภูมิที่เชื่อมโยงทั้งสองมีอยู่การเปลี่ยนแปลงการอัปเดตข้อมูลต้นฉบับทันทีในทั้งสองแผนภูมิ
เมื่อเปิดงานนำเสนอ PowerPoint ที่มีข้อมูลที่เชื่อมโยงไว้ช่องการแจ้งเตือนอาจเปิดขึ้นเพื่อบ่งชี้ถึงความกังวลด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น ระบบจะถามว่าคุณต้องการอัปเดตข้อมูลที่เชื่อมโยงหรือไม่
