เมื่อคุณต้องการสร้างรายงานที่เต็มไปด้วยข้อมูลและข้อมูลทำให้ข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการแสดงผลในเอกสาร Microsoft Word ที่มีการจัดรูปแบบ มีสองวิธีในการทำเช่นนี้ สร้างลิงก์ไปยังแผ่นงาน Excel หรือฝังแผ่นงาน Excel ลงในเอกสาร Word
บันทึก: ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 และ Excel 2010
วิธีเชื่อมโยง Excel กับ Word ใน Excel 2019, 2016 และ 2013
การเชื่อมโยงไฟล์ Excel กับเอกสาร Word เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการนำเข้าข้อมูล จะตรวจสอบว่าเอกสาร Word มีการอัพเดตทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์ Excel
การทำงานนี้เป็นฟีดลิงก์แบบทางเดียวที่นำข้อมูล Excel ที่อัปเดตไปไว้ในเอกสาร Word ที่เชื่อมโยง การเชื่อมโยงแผ่นงาน Excel ยังทำให้ไฟล์ Word ของคุณมีขนาดเล็กเนื่องจากข้อมูลไม่ได้รับการบันทึกไว้ในเอกสาร Word
การเชื่อมโยงไปยังแผ่นงาน Excel ไปยังเอกสาร Word มีข้อ จำกัด บางประการ:
- หากไฟล์ Excel ถูกย้ายการเชื่อมโยงไปยังเอกสาร Word จะต้องถูกสร้างขึ้นใหม่
- ถ้าคุณวางแผนที่จะขนส่งไฟล์ Word หรือใช้ไฟล์นี้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นไฟล์ Excel ต้องถูกขนส่งพร้อมกับไฟล์ดังกล่าว
- การแก้ไขข้อมูลต้องทำในแผ่นงาน Excel นี่ไม่ใช่ปัญหาเว้นแต่คุณต้องการรูปแบบสเปรดชีตที่แตกต่างกันในเอกสาร Word
หากต้องการแทรกส่วนใดส่วนหนึ่งของแผ่นงาน Excel ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เปิดเอกสาร Word ที่จะแสดงสเปรดชีต
-
เปิดแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการเชื่อมโยงไปยังเอกสาร Word
-
ใน Excel เลือกและคัดลอกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวม หากคุณต้องการแทรกคอลัมน์หรือแถวลงในแผ่นงานให้เลือกแผ่นงานทั้งหมด
หากต้องการเลือกแผ่นงานทั้งหมดให้เลือกกล่องที่มุมซ้ายบนจุดเชื่อมต่อของแถวและตัวอักษรของคอลัมน์
-
ในเอกสาร Word ให้วางเคอร์เซอร์ที่คุณต้องการแทรกตารางที่เชื่อมโยง
-
ในการแก้ไขเมนูเลือกเชื่อมโยงและใช้รูปแบบปลายทาง หรือ จัดรูปแบบแหล่งข้อมูลและเก็บข้อมูล ลักษณะปลายทางใช้การจัดรูปแบบตาราง Word ที่เป็นค่าเริ่มต้นซึ่งโดยปกติจะส่งผลให้เกิดตารางที่ดูดีขึ้น การจัดรูปแบบแหล่งที่มาใช้การจัดรูปแบบจากสมุดงาน Excel
ข้อมูล Excel ของคุณวางลงในเอกสาร Word โดยตรงซึ่งอยู่ในตำแหน่งเคอร์เซอร์ หากมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นทางเอกสาร Word จะอัพเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวโดยอัตโนมัติ
ฝังวัตถุ Excel Spreadsheet
ขั้นตอนการฝังแผ่นงาน Excel ในเอกสาร Word เป็นหลักเหมือนกับการเชื่อมโยงไปยังแผ่นงาน Excel ต้องใช้การคลิกเพิ่มเพียงไม่กี่ครั้ง แต่จะนำข้อมูลทั้งหมดจากแผ่นงานไปใช้ในเอกสารไม่ใช่เฉพาะช่วงที่เลือกเท่านั้น
มีสองวิธีในการฝังแผ่นงาน Excel ใน Word แรกคือการฝังแผ่นงานเป็นวัตถุ ที่สองคือการใส่ตาราง
เมื่อคุณฝังเวิร์กชีท Word จะใช้การจัดรูปแบบจากแผ่นงาน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในแผ่นงานมีลักษณะที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสาร Word
ในการฝังแผ่นงาน Excel เป็นวัตถุ:
-
เปิดเอกสาร Word
-
เลือก แทรก > วัตถุ > วัตถุ.
-
เลือกปุ่ม สร้างจากไฟล์ แถบ
-
เลือก หมวด และหาแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการฝัง
-
เลือก แทรก และเลือก ตกลง.
แผ่นงาน Excel ถูกฝังอยู่ในเอกสาร Word แล้ว
ฝังตารางสเปรดชีต Excel
ทางเลือกหนึ่งคือการแทรกแผ่นงาน Excel เป็นตาราง นี้แทรกแผ่นงานเช่นเดียวกับถ้าถูกฝังเป็นวัตถุ ความแตกต่างคือการเปิดแผ่นงาน Excel เปล่าเพื่อให้คุณกรอกข้อมูล
เลือกวิธีการนี้หากคุณยังไม่ได้สร้างไฟล์ Excel
เมื่อต้องการแทรกแผ่นงาน Excel เป็นตารางใน Word 2010:
-
เปิดเอกสาร Word
-
วางเคอร์เซอร์ที่คุณต้องการแทรกแผ่นงาน Excel
-
เลือก แทรก > ตาราง.
-
เลือก Excel สเปรดชีต ในรายการแบบหล่นลง
ซึ่งจะเปิดแผ่นงาน Excel ที่ว่างเปล่าซึ่งคุณสามารถกรอกข้อมูลของคุณได้ คุณสามารถป้อนข้อมูลใหม่หรือวางข้อมูลจากสเปรดชีตอื่นได้
ทำไมไม่เพียงแค่ใส่ตาราง Word ปกติและกรอกข้อมูล? เมื่อคุณแทรกและกรอกแผ่นงาน Excel ใหม่คุณจะมีไฟล์ Excel ที่สามารถอัพเดตได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ข้อมูลในตาราง Word จะอัพเดตอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับข้อมูลในไฟล์ Excel
แทรก Excel Spreadsheet ใน Word 2010
Word 2010 ไม่มีคุณลักษณะวางแบบพิเศษเช่นเดียวกับ Excel รุ่นใหม่กว่า อย่างไรก็ตามสมุดงาน Excel สามารถเชื่อมโยงกับ Word โดยใช้ Object หรือ Insert Table แต่เมนูจะดูและทำงานแตกต่างกันเล็กน้อย
เมื่อต้องการแทรกวัตถุแผ่นงาน Excel ใน Word 2010:
-
เลือก แทรก.
-
เลือก วัตถุ.
-
เลือกปุ่ม สร้างจากไฟล์ แถบ
-
เลือก หมวด และค้นหาสเปรดชีต Excel ที่บันทึกไว้
-
เลือก แทรก และเลือก ตกลง.
ขณะนี้แผ่นงาน Excel ถูกฝังอยู่ในเอกสาร Word และแผ่นงานจะอัพเดตโดยอัตโนมัติใน Word ทุกครั้งที่มีการอัพเดตข้อมูลใน Excel
แทรกตาราง Excel ใน Word 2010
เมื่อต้องการแทรกตารางจากแผ่นงาน Excel:
-
เลือก แทรก.
-
เลือก ตาราง.
-
เลือก Excel สเปรดชีต จากรายการแบบหล่นลง
สิ่งนี้จะฝังแผ่นงานลงในเอกสาร Word โดยตรง ไม่ใช่ไฟล์สเปรดชีตภายนอก แต่เป็นแผ่นงาน Excel ฝังลงในเอกสาร Word โดยตรง
ประโยชน์ของการใช้วิธีนี้ใน Word 2010 คือแผ่นงานสามารถแก้ไขได้เช่นเดียวกับที่ได้รับการแก้ไขใน Excelคุณจะหลีกเลี่ยงวิธีการที่ค่อนข้างเงอะงะในการแก้ไขข้อมูลในตาราง Word แบบปกติ
