บางวันไม่มีอะไรน่ารำคาญไปกว่าการสื่อสารทางอีเมลผิด ๆ คุณใช้เวลาดึงข้อความที่รอบคอบมารวมกันและสิ่งหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้เกิดขึ้น:
- อีกฝ่ายตอบโต้กลับอย่างรวดเร็วซึ่งทำให้คุณสงสัยว่าพวกเขาอ่านข้อความของคุณหรือไม่
- พวกเขาเขียนสิ่งที่เป็นความลับดังนั้นคุณจึงไม่รู้ว่าพวกเขาคิดอะไร
- พวกเขาไม่ตอบกลับเลย
ณ จุดนี้คุณพร้อมที่จะสบถอีเมลทั้งหมดและสิ่งเดียวที่หยุดคุณคือการรู้ว่าไม่สมจริงโดยสิ้นเชิง
ดังนั้นนี่คือการใช้เวลาของคุณให้ดีขึ้น: ตรวจสอบสิ่งที่คุณเขียนและดูว่า คุณ อาจเป็นสาเหตุของเหตุการณ์นี้หรือไม่
ฉันไม่ได้พูดแบบนี้เพื่อทำให้คุณรู้สึกแย่ (และอาจเป็นไปได้ว่าคุณได้รับการตอบกลับที่ไร้ค่าโดยไม่มีความผิดของตัวเอง)
อย่างไรก็ตามมันคุ้มค่าที่จะตรวจสอบสิ่งที่คุณส่งออกไป เพราะหากคุณสามารถระบุวิธีในการเสริมความแข็งแกร่งให้กับข้อความของคุณคุณจะได้รับอัตราที่สูงกว่ามากในการรับสิ่งที่คุณต้องการกลับมา และง่ายเหมือนการแกล้งคุณเป็นผู้รับและถามคำถามสองข้อต่อไปนี้:
1. ทำไมฉันถึงได้รับสิ่งนี้?
ความจริง: คนทั่วไปใช้เวลาหนึ่งในสามของการตรวจสอบอีเมลวันทำงาน ดังนั้นไม่ใช่ทุกข้อความเดียวที่จะดึงดูดความสนใจอย่างเต็มที่ (คิดเกี่ยวกับมัน: คุณมักจะอ่านอีเมลกลุ่มที่ส่งถึงทุกคนหรือไม่)
การส่งการอัปเดตทั่วไปหรือ FYI โดยไม่มีการตอบกลับเป็นสิ่งที่ดี อย่างไรก็ตามเนื่องจากข้อความประเภทนั้นมีอยู่เมื่อคุณส่งและส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ระบุด้วยเหตุผลเฉพาะคุณต้องการทำให้ชัดเจน - และรวดเร็ว
วิธีง่ายๆในการทำเช่นนี้คือถามคำถามที่ชัดเจนและชนมันขึ้นด้านบน ลองพิจารณาสองตัวอย่างต่อไปนี้:
ตัวเลือกที่ 1
ตัวเลือก 2
ที่ดีที่สุด
อย่างที่คุณสามารถบอกได้ว่ารุ่นที่สองนั้นแตกต่างกันเพียงแค่บรรทัดเปิด แต่มันชัดเจนว่านี่เป็นมากกว่าการอัพเดททั่วไปที่ไม่ต้องติดตาม โดยการจดบันทึกย่อด้วยเป้าหมายของคุณ (แทนที่จะเพิ่งสรุป) คุณช่วยให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าคุณต้องการรับฟัง จากพวกเขา ก่อนที่จะก้าวไปข้างหน้า
2. ฉันควรทำอย่างไรต่อไป
“ ฉันต้องการให้ความคิดของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงครั้งที่สองที่ฉันทำกับ … ” บรรลุวัตถุประสงค์ที่สองเช่นกัน นอกจากนี้ยังบอกผู้อ่าน ว่า สิ่งที่คุณกำลังมองหา: ข้อเสนอแนะในจุดที่เฉพาะเจาะจง
ฉันไม่สามารถความเครียดได้เพียงพอเนื่องจากการเน้นขั้นตอนต่อไปของบุคคลอื่นเป็นกุญแจสำคัญในการรับการตอบสนองที่คุณกำลังมองหา (และช่วยให้คุณประหยัดจากช่วงเวลาที่น่าอึดอัดใจเมื่อแทนที่สิ่งที่คุณต้องการคุณจะได้รับแนวคิดมากมาย สิ่งที่คุณตัดสินใจแล้ว)
ควรมีบรรทัดเช่นนี้ในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง:
- ฉันรักความคิดของคุณใน / คุณคิดอย่างไร?
- ฉันต้องการเพื่อที่จะก้าวไปข้างหน้าด้วย
- ฉันแค่ส่งสิ่งนี้เพื่อการอ้างอิงของคุณ: ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ
- ฉันต้องการแบ่งปันเพียงแค่คุณมีอัปเดต
- คุณสามารถส่งต่อโดย?
อีเมลที่เขียนเป็นอย่างดีสามารถช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นโดยช่วยให้คุณประหยัดจากการประชุมและโทรศัพท์คุณสามารถทำสำเร็จในย่อหน้าสั้น ๆ เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพียงจำไว้ว่าสิ่งที่คนอื่นจะคิดเมื่อพวกเขาได้รับและตอบคำถามสำคัญของพวกเขาล่วงหน้า
มีแรงบันดาลใจให้ค้นหาวิธีเพิ่มอีเมลของคุณหรือไม่ นี่คือสามบทความที่จะลองดูตอนนี้:
- 10 วิธีในการเขียนอีเมลที่ดีขึ้น
- คำแนะนำจากบรรณาธิการเกี่ยวกับการเขียนอีเมลที่ดีอย่างน่าขัน
- เคล็ดลับที่น่าแปลกใจกับการเขียนอีเมลที่ได้รับคำตอบ
