ไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาฉันเขียนเกี่ยวกับกฎของอีเมลที่ไม่ได้เขียนไว้และฉันก็ปลิวไปตามจำนวนคนที่เห็นว่ามีประโยชน์ ปรากฎว่ามีกฎมากมายที่เราทุกคนจะได้รับจากการลงมือทำกระดาษ!
โดยที่ในใจฉันจะทำรายการเพิ่มเติมอีกสองสามรายการโดยเริ่มจากจุดปวดที่ใหญ่เป็นอันดับสอง: การประชุม อ่านต่อสำหรับกฎที่ต้องรู้ของวิธีการดำเนินการประชุมที่ประสบความสำเร็จและเพื่อนร่วมงานทุกที่จะขอบคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการประชุมจริงๆก่อนกำหนดเวลา สามารถแก้ไขได้ภายใน 10 นาทีทางโทรศัพท์หรือทางอีเมลแทนหรือไม่
การประชุมทุกครั้งควรมีวัตถุประสงค์: คุณต้องตัดสินใจหรือดำเนินการร่วมกัน การให้การอัปเดตสามารถเกิดขึ้นได้เกือบทุกครั้งทางอีเมล
อย่ากำหนดเวลามากกว่าที่คุณต้องการ การประชุมส่วนใหญ่มีกำหนดเวลาหนึ่งชั่วโมงเต็มซึ่งควรจะเป็น 20 นาที, 30 นาทีหรือ 45 นาที - สูงสุด
เริ่มตรงเวลา อย่ารอคนหลงทางเพราะมันกระตุ้นพวกเขาเท่านั้น
หมดเวลา การพูดว่า“ ฉันรู้ว่าเราทุกคนมีหลายอย่างที่ต้องทำดังนั้นให้ลองทำสิ่งนี้ภายใน 30 นาที” จะเตือนผู้คนว่าคุณต้องการการประชุมที่มีประสิทธิภาพเท่ากับที่พวกเขาทำ
เชิญคนที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นเท่านั้น ผู้คนจำนวนมากขึ้นในการประชุมยิ่งทำน้อย
การประชุมทุกครั้งควรมีคนมอบหมายอย่างชัดเจนก่อนเวลาเพื่อเรียกใช้ หากไม่ใช่คุณให้บอกชื่อคนอื่น (และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นรู้จักเขาหรือเธอ)
อบในเวลาไม่กี่นาทีสำหรับการพูดคุยกันในตอนต้นของการประชุม เราคือคนไม่ใช่หุ่นยนต์และการสร้างสายสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
หากคุณต้องการให้คนอ่านอะไรล่วงหน้าการส่งล่วงหน้าอย่างน้อยสามชั่วโมงเป็นเรื่องที่ดีและวันก่อนจะดีกว่า การส่ง 20 นาทีก่อนไม่มีประโยชน์
จองพื้นที่การประชุมล่วงหน้าหรือให้เวลา 10 นาทีก่อนการประชุมเพื่อคิดออก การเดินเล่นในห้องโถงกับทุกคนที่อยู่ในรถพ่วงนั้นเป็นการเสียเวลาของทุกคน
กำหนดวาระการประชุมและแบ่งปันในช่วงเริ่มต้นของการประชุมเพื่อให้ทุกคนติดตาม
หากคุณต้องการให้คนสนใจอย่าให้เอกสารประกอบการบรรยายหลายครั้งในการเริ่มต้นการประชุม พวกเขาจะเริ่มพลิกพวกเขาและพวกเขาจะถูกวอกแวก
อย่าตรวจสอบโทรศัพท์หรืออีเมลของคุณในระหว่างการประชุม ทุกคนสามารถบอกได้ว่าคุณกำลังทำอะไรและพวกเขาจะเริ่มทำเช่นเดียวกัน
ติดตามขั้นตอนต่อไปเมื่อการประชุมดำเนินไป รายการการดำเนินการใด ๆ ควรถูกส่งไปเพื่อเตือนความจำหลังจากการประชุม
ไอเท็มแอ็คชันที่ไม่มีใครกำหนดให้เป็นสิ่งที่ไร้ค่า ในกรณีส่วนใหญ่กำหนดเวลาเป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน
หากมีคนพูดมากเกินไปให้ตัดเขาหรือเธอออก (อย่างดี) ในทำนองเดียวกันหากมีคนพูดน้อยเกินไปให้พยายามดึงดูดเขาหรือเธอ
หากการสนทนาไม่ทำงานหัวข้อนี้เป็นเรื่องที่ยอมรับได้และจำเป็นสำหรับคุณในการรวบรวมบทสนทนาง่ายๆ "ลองกำหนดเวลาเพื่อพูดคุยในภายหลังหากเป็นประโยชน์เพราะเราเหลือเวลาเพียง 10 นาทีเท่านั้น" ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ
หากการประชุมใช้เวลานานกว่าหนึ่งชั่วโมงให้กำหนดเวลาพักและให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า การรู้ว่าพวกเขาสามารถตรวจสอบอีเมลได้ใน 45 นาทีจะช่วยให้พวกเขาจดจ่ออยู่กับสิ่งนี้
ดูภาษากาย คุณสามารถบอกได้อย่างง่ายดายว่าผู้คนรู้สึกเบื่อปลดปล่อยหรือรู้สึกว่าเวลาของพวกเขากำลังสูญเปล่าตราบใดที่คุณมองหามัน
หากจำเป็นให้กำหนดผู้จดบันทึกเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การเรียกประชุม
ประเมินเป็นประจำว่าการประชุมที่เกิดขึ้นประจำในปฏิทินของคุณนั้นมีความจำเป็นหรือไม่และถ้าเป็นเช่นนั้นหากรูปแบบความยาวและผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนช่วยให้เกิดประสิทธิภาพ ถ้าไม่? เปลี่ยน 'em up!
