อีเมล์ มันเป็นทั้งความสะดวกสบายที่สำคัญและความฟุ้งซ่านไม่หยุดหย่อน แต่ไม่ว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรในขณะนี้สิ่งหนึ่งที่แน่นอน - มันเป็นสิ่งจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ มีโอกาสที่คุณจะไม่สามารถทำมันได้ผ่านวันทำงานโดยไม่ต้องเขียนอีเมลหนึ่งฉบับ (อาจ เป็น ไปได้มากกว่าหนึ่งอีเมล)
และถ้าคุณต้องการมีความเป็นมืออาชีพและเข้าใจในสิ่งที่เห็นว่ามีประสิทธิภาพและนั่นก็ไม่ได้ทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณต้องการวางหัวลงบนโต๊ะทำงานด้วยความหงุดหงิด? มีกฎจรรยาบรรณที่แตกต่างกันอยู่สองสามข้อที่คุณต้องคำนึงถึงเสมอ
"เย้เย้เย้. ฉันเคยได้ยินเรื่องเหล่านี้มาหลายล้านครั้งแล้ว” คุณคิดว่า แต่ถึงแม้จะมีกี่ครั้งที่คะแนนเหล่านี้ถูกทุบกลับบ้าน แต่ฉันก็ยินดีที่จะเดิมพันว่าคุณ ยังคง ยืนยันอีเมลปลอมอย่างน้อยหนึ่งครั้งในสัปดาห์ที่ผ่านมา - บางทีอาจเป็นวันก็ได้
ไม่จำเป็นต้องพูดฉันคิดว่าเราทุกคนสามารถใช้ทบทวนได้ทุกขณะแล้ว ดังนั้นนี่คือรายการที่มีประโยชน์ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจกฎมารยาทอีเมลทั้งหมดที่คุณสาบานได้ว่าคุณรู้ - แต่ล้มเหลวในการนำไปใช้จริง
พื้นฐาน
เมื่อคุณสร้างบ้านคุณเริ่มต้นด้วยชั้นใต้ดิน ดังนั้นก่อนที่เราจะดำน้ำในส่วนเฉพาะของอีเมลของคุณลองมาดูพื้นฐาน
แม้ว่าคุณจะไม่สนใจหรือลืมส่วนอื่น ๆ ของบทความนี้ แต่อย่างน้อยที่สุดต้องแน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายในช่องเหล่านี้แล้ว
- หากคุณส่งจากที่อยู่ส่วนบุคคล - สำหรับการสมัครงานหรือสัมภาษณ์ข้อมูลเป็นต้น - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่ของคุณยังคงเป็นผู้เชี่ยวชาญ คุณต้องการสร้างความประทับใจที่ถูกต้องและ“ [email protected]” จะไม่ถูกตัดออก
-
หากคุณได้รับข้อความโกรธหรือรู้สึกโกรธตัวเองให้ออกห่างจากคอมพิวเตอร์สักครู่ การปิดบางสิ่งบางอย่างในช่วงเวลาที่ร้อนแรงจะส่งผลให้เกิดปัญหาเท่านั้น
-
รวมคำทักทายที่เป็นมิตรและปิด มันทำให้ข้อความทั้งหมดของคุณรู้สึกสมบูรณ์ขัดและเป็นมืออาชีพมากขึ้น
-
พิสูจน์อักษร พูดพอแล้ว.
การจับเวลา
ช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในสิ่งเหล่านั้นที่ลืมได้ง่ายไปกว่าเมื่อคุณพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อขับเคลื่อนเส้นทางผ่านกล่องจดหมายเข้าของคุณ
แต่ถ้าคุณเคยได้รับการตอบกลับหนึ่งคำทันทีต่อข้อความที่มีความคิดยาวหรือคุณรอหลายสัปดาห์เพื่อรับคำตอบที่คุณรออย่างใจจดใจจ่อฉันคิดว่าคุณจะเห็นด้วยว่าเวลามีค่าเพียงเล็กน้อย พิจารณามากขึ้น
- ตามกฎทั่วไปให้ตอบกลับอีเมลทันทีที่คุณทำได้จริง คุณไม่ต้องการปล่อยให้คนอื่นแขวน
-
หากข้อความสมควรได้รับเวลาและความคิดเพิ่มขึ้นอย่าปล่อยให้คำตอบครึ่งทางและตอบโต้ทันทีเพื่อนำออกจากจานของคุณ ตอบกลับและยืนยันว่าคุณได้รับแล้วและแจ้งผู้ส่งว่าคุณจะใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดสิ่งต่างๆ
-
เคล็ดลับที่ดีในการช่วยให้คุณรักษาคำตอบอยู่เสมอ ผู้ร่วมก่อตั้ง Muse Muse Alex Cavoulacos แนะนำว่ายิ่งคุณตอบเร็วเท่าไหร่คำตอบของคุณก็ควรสั้นลงเท่านั้น
ผู้รับ
เครือข่ายอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดดูเหมือนว่า เพื่อนร่วมงานที่ยังคง CC ในข้อความที่ไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับคุณ เพื่อนร่วมทีมเหล่านั้นที่ดูเหมือนจะไม่รู้ว่าฟิลด์ BCC ที่มีประโยชน์นั้นมีไว้เพื่ออะไร
พวกเขาคือทุกสิ่งที่คุณอาจจับใจไม่ได้ - อย่างน้อยก็เมื่อคน อื่น ๆ ยอมรับ พวกเขา แต่ลองหันมาสนใจคุณสักครู่ คุณเคยขัดกับกฎมารยาทเหล่านี้เกี่ยวกับรายชื่อผู้รับหรือไม่?
- ดำเนินการด้วยความระมัดระวังเมื่อใช้“ ตอบกลับทั้งหมด” และใช้เมื่อ ทุกคน ในชุดข้อความนั้นจำเป็นต้องได้รับการอัปเดต คุณได้รับการเตือน
-
อย่ากลัวที่จะใช้ BCC โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีเหล่านั้นเมื่อคุณไม่ต้องการให้ทุกคนเห็นที่อยู่หรือผู้รับ
-
ต่อไปนี้เป็นกฎที่ควรคำนึงถึง: การแสดงคนในฟิลด์ "ถึง" หมายความว่าคุณคาดหวังคำตอบ ในทางตรงกันข้ามถ้าคุณ CC บุคคลนั้นคุณเพียง แต่ทำให้เขาอยู่ในวงในข้อความของคุณกับคนอื่น ๆ
-
จากทั้งหมดที่กล่าวมามีคนน้อยกว่าที่คุณสามารถรวมไว้ในอีเมลได้ดีขึ้น การปรุงอาหารในครัวมากเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนและเดินสาย
หัวเรื่อง
ส่วนแรกของข้อความที่ผู้คนจะจับตามองคืออะไร? ง่ายมาก: เรื่องของคุณ
ดังที่คุณทราบแล้วหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยมสามารถทำงานได้อย่างมหัศจรรย์กับอีเมลของคุณโดยรวม เป็นวิชาที่ไม่ดี? สมมติว่ามันสามารถสร้างแรงบันดาลใจอย่างมากในการทำให้รุนแรงขึ้นในหมู่ผู้รับของคุณ
- ทำให้หัวเรื่องของคุณเฉพาะเจาะจงแทนที่จะใช้วลีที่คลุมเครือเช่น "การเช็คอิน" ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับของคุณรวบรวมสิ่งที่ข้อความของคุณได้ทันที นอกจากนี้มันจะทำให้การค้นหานั้นง่ายขึ้นเมื่อคุณต้องการในภายหลัง
-
ทำให้สั้น ในขณะที่คุณต้องการให้เฉพาะเจาะจงนั่นไม่ได้หมายความว่ามันจะต้องเป็นย่อหน้าแบบสแตนด์อโลนของตัวเอง พยายามที่จะยึดติดกับคำน้อยกว่า 10 คำ - สิ่งใดที่ยาวไปกว่านั้นอาจเป็นประโยคของตัวเอง
-
ไม่ว่าคุณจะรีบร้อนมากแค่ไหนอย่าข้ามสาขาวิชาทั้งหมด ไม่มีใครชอบเห็นลางร้ายว่า "ไม่มีหัวเรื่อง" ในกล่องจดหมายของเขาหรือเธอ
อีเมลร่างกาย
ที่นี่คือ - เนื้อและมันฝรั่งของข้อความของคุณ เขตข้อมูลอื่นมีความสำคัญ แต่นี่เป็นที่ที่คุณจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อบุคคลนั้นตั้งแต่แรก
ใช่การสื่อสารในสถานที่ทำงานมีมากขึ้นเรื่อย ๆ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องการให้อีเมลของคุณเปลี่ยนไปเป็นระเบียบที่ไม่มีการรวบรวมกันทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎมารยาทเหล่านี้และข้อความของคุณจะต้องมีความเป็นมืออาชีพ
- นี่เป็นอีกจุดหนึ่งที่คุณต้องการให้ชัดเจนและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ - คุณสามารถพิจารณาได้ว่ากฎทองของการส่งอีเมล ท้ายที่สุดถ้ามีบางสิ่งที่นำหน้าข้อความมาอธิบายคุณน่าจะทำได้ดีกว่าด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์
-
ยึดกฎการเขียนแบบดั้งเดิมทั้งหมดที่คุณได้เรียนในโรงเรียน นั่นหมายถึงโครงสร้างประโยคที่เหมาะสมตัวพิมพ์ใหญ่เครื่องหมายวรรคตอนและการต่อต้านการล่อใจที่จะทิ้งข้อความของคุณด้วยอิโมจิ
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมีรายการถามหรือการดำเนินการที่ชัดเจน ไม่ว่าคุณจะขอความเห็นจากเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับบางสิ่งหรือมองหารายละเอียดเกี่ยวกับชิ้นส่วนของโครงการคุณจำเป็นต้องมีเหตุผลที่ชัดเจนในการส่งอีเมลและคุณต้องทำให้เหตุผลนั้นชัดเจน
-
หากผู้รับไม่จำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ และคุณเพียงแค่ส่งอีเมลเพื่อแจ้งข้อมูลอัปเดตให้ชัดเจนเช่นกัน ผู้คนจำเป็นต้องเดินออกไปจากบันทึกย่อของคุณเพื่อรับทราบสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา
-
ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการหมายเลขตามความเหมาะสม เราทุกคนยุ่งและการจัดรูปแบบบางอย่างทำให้ง่ายต่อการอ่านผ่านข้อความของคุณและรับไฮไลต์
-
ข้อมูลสำคัญที่เป็นตัวหนาเพื่อให้โดดเด่น แต่หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดซึ่งทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังตะโกน
-
ใช้แบบอักษรที่อ่านง่ายและหลีกเลี่ยงสีแบบอักษรที่แตกต่างกันมากเกินไป คุณต้องการให้ข้อความของคุณอ่านง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้
สิ่งที่แนบมา
ต้องการแนบบางสิ่งกับอีเมลของคุณหรือไม่ มันมักจะเป็นเวลาต่อมาและคุณไขลานแค่สิ่งที่จำเป็นก่อนที่จะกดปุ่ม“ ส่ง”
แต่สิ่งที่แนบมาไม่ใช่ Wild West ของโลกอีเมล ไม่ยังมีกฎมารยาทบางประการที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดตาม
- ก่อนที่จะติดอะไรให้แน่ใจว่ามันจำเป็นจริง ๆ ไม่มีจุดในการแนบเอกสาร Word แบบหน้าเดียวที่มีสองประโยค
-
เมื่อมีข้อสงสัยให้แนบไฟล์ของคุณเป็น PDF เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาความเข้ากันได้
-
หากคุณต้องการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ“ บีบอัด” หรือบีบอัดไฟล์ก่อน
-
เริ่มนิสัยการแนบไฟล์ของคุณก่อนร่างร่างอีเมลของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อความ“ น่ากลัวฉันลืมไฟล์แนบ!” ข้อความติดตาม
หากคุณกลอกตาและอ้างว่าคุณเคยได้ยินสิ่งเหล่านี้มาก่อนฉันจะไม่โทษคุณ แต่มีโอกาสคุณยังคงล้มเหลวในการปฏิบัติตามกฎมารยาทซ้ำ ๆ เหล่านี้ทุก ๆ ครั้ง
ดังนั้นให้พิจารณาสิ่งนี้เตือนความทรงจำที่เป็นมิตรของคุณที่จะออกจากระบบอัตโนมัติและใส่ใจกับข้อความของคุณมากขึ้น เพื่อนร่วมงานของคุณจะขอบคุณ
คุณมีกฎหรือสัตว์เลี้ยง peeves อื่น ๆ เพื่อเพิ่มลงในรายการหรือไม่ แจ้งให้เราทราบบน Twitter!
