แมโครคือชุดของคำสั่งที่บันทึกไว้เพื่อที่จะสามารถเล่นหรือดำเนินการได้ในภายหลัง การสร้างและใช้มาโครไม่ใช่เรื่องยากเกินไปและประสิทธิภาพที่ได้จะคุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ในการเรียนรู้การใช้งาน บทแนะนำนี้ครอบคลุมมาโครใน Word 2003 ถ้าคุณมีรุ่นที่ใหม่กว่าคุณสามารถบันทึกมาโครใน Word 2007 และสร้างมาโครใน Word 2010
การสร้างมาโคร
มีสองวิธีในการสร้างมาโคร Word: วิธีแรกและที่ง่ายที่สุดคือการใช้เครื่องบันทึกแมโคร
วิธีที่สองคือการใช้ VBA หรือ Visual Basic for Applications นอกจากนี้แมโคร Word สามารถแก้ไขได้โดยใช้ VBE หรือ Visual Basic Editor
มีคำสั่งใน Word มากกว่า 950 คำซึ่งส่วนใหญ่อยู่บนเมนูและแถบเครื่องมือและมีคีย์ลัดที่กำหนดให้ บางคำสั่งเหล่านี้จะไม่ได้กำหนดให้กับเมนูหรือแถบเครื่องมือโดยค่าเริ่มต้น ก่อนที่คุณจะสร้างมาโคร Word ของคุณเองคุณควรตรวจสอบเพื่อดูว่ามีอยู่แล้วและสามารถกำหนดให้กับแถบเครื่องมือได้หรือไม่ หากต้องการดูคำสั่งที่มีอยู่ใน Word ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- บนเครื่องมือคลิกเมนูมาโคร
- คลิกแมโครจากเมนูย่อย; คุณยังสามารถใช้Alt + F8คีย์ลัดเพื่อเข้าถึงมาโคร กล่องโต้ตอบ
- ในเมนูแบบเลื่อนลงข้าง มาโครใน เลือกคำสั่ง Word.
- รายการคำสั่งของตัวอักษรจะปรากฏขึ้น หากคุณเน้นชื่อคำอธิบายคำสั่งจะปรากฏที่ด้านล่างของช่องใต้แท็บ ลักษณะ ฉลาก.
ถ้าคำสั่งที่คุณต้องการสร้างมีอยู่แล้วคุณไม่ควรทำซ้ำกับแมโคร Word ของคุณเอง
ถ้าไม่มีอยู่ให้ดำเนินการสร้างแมโคร Word ของคุณ
การวางแผนแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพคือการวางแผนอย่างรอบคอบ แม้ว่าจะดูเหมือนชัดเจน แต่คุณก็ควรทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณต้องการให้แมโคร Word ดำเนินการวิธีที่จะทำให้การทำงานในอนาคตของคุณง่ายขึ้นและสถานการณ์ตามที่คุณตั้งใจจะใช้
มิเช่นนั้นคุณอาจต้องใช้เวลาในการสร้างมาโครที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณจะไม่ใช้
เมื่อคุณระลึกถึงสิ่งเหล่านี้แล้วก็ถึงเวลาที่ต้องวางแผนตามขั้นตอนจริงแล้ว นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเครื่องบันทึกจะจำทุกสิ่งที่คุณทำและรวมไว้ในแมโคร ตัวอย่างเช่นถ้าคุณพิมพ์บางสิ่งบางอย่างแล้วลบออกทุกครั้งที่คุณเรียกใช้แมโครนั้น Word จะทำรายการเดียวกันและลบทิ้งทำให้เป็นแมโครเลอะเทอะและไม่ได้ผล
เมื่อคุณวางแผนมาโครของคุณต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรพิจารณา:
- วางแผนคำสั่งและลำดับที่คุณต้องการใช้แมโคร
- รู้จักคีย์ลัดสำหรับคำสั่งที่คุณต้องการใช้ สิ่งนี้มีความสำคัญสำหรับการนำทาง คุณจะไม่สามารถใช้เมาส์เพื่อนำทางภายในพื้นที่เอกสารเมื่อคุณใช้เครื่องบันทึก นอกจากนี้คุณจะสร้างแมโครแบบเน้น ๆ หากคุณใช้แป้นพิมพ์ลัดมากกว่าปุ่มลูกศร
- วางแผนสำหรับข้อความที่ Word อาจแสดงขึ้นและจะหยุดแมโคร
- ใช้ขั้นตอนน้อยที่สุดเพื่อให้แมโครมีประสิทธิภาพ
- ทดสอบการทำงานอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึก
หลังจากที่คุณได้วางแผนมาโคร Word แล้วดำเนินการเสร็จสิ้นคุณก็พร้อมที่จะบันทึกแล้ว หากคุณวางแผนมาโครของคุณอย่างรอบคอบแล้วการบันทึกข้อมูลเพื่อใช้ในภายหลังจะเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดของกระบวนการนี้
ในความเป็นจริงความแตกต่างระหว่างการสร้างมาโครและการทำงานกับเอกสารก็คือการที่คุณต้องกดปุ่มพิเศษเพียงไม่กี่ปุ่มและเลือกคู่กันในกล่องโต้ตอบ
การตั้งค่าการบันทึกมาโครของคุณ
คลิกแรกเครื่องมือ ในเมนูแล้วคลิกตกลงบันทึกมาโครใหม่ … เพื่อเปดกรอบโตตอบ Record macro
ในช่องใต้ "ชื่อมาโคร" ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำกัน ชื่อสามารถมีได้ถึง 80 ตัวอักษรหรือตัวเลข (ไม่มีสัญลักษณ์หรือช่องว่าง) และต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร คุณควรป้อนคำอธิบายของการกระทำที่มาโครดำเนินการในช่องคำอธิบาย ชื่อที่คุณกำหนดมาโครควรมีเอกลักษณ์เพียงพอที่คุณจะจำได้ว่าต้องทำอย่างไรโดยไม่ต้องอ้างอิงคำอธิบาย
เมื่อคุณตั้งชื่อแมโครและป้อนคำอธิบายแล้วให้เลือกว่าคุณต้องการให้มาโครมีอยู่ในเอกสารทั้งหมดหรือเฉพาะในเอกสารปัจจุบันเท่านั้น โดยค่าเริ่มต้น Word จะทำให้มาโครมีให้กับเอกสารทั้งหมดของคุณและคุณอาจพบว่านี่เป็นเหตุผลที่เหมาะสมที่สุด ถ้าคุณเลือกที่จะ จำกัด การใช้งานของคำสั่งนี้เพียงแค่เน้นชื่อเอกสารใน เก็บมาโครใน กล่องแบบหล่นลงเมื่อคุณป้อนข้อมูลสำหรับมาโครให้คลิกที่ตกลง. แถบเครื่องมือบันทึกแมโครจะปรากฏที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ ตัวชี้เมาส์จะมีไอคอนขนาดเล็กที่มีลักษณะคล้ายเทปคาสเซ็ตข้างๆแสดงว่า Word กำลังบันทึกการกระทำของคุณ ตอนนี้คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่คุณวางแผนไว้ในขั้นตอนการวางแผน เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่มหยุด (เป็นสี่เหลี่ยมสีฟ้าด้านซ้าย) เมื่อคุณกดปุ่มหยุด มาโครคำของคุณพร้อมใช้งานแล้ว หากไม่ว่าด้วยเหตุผลใดคุณต้องหยุดบันทึกชั่วคราวให้คลิกที่หยุดบันทึกชั่วคราว / บันทึกต่อ (เป็นทางด้านขวา) หากต้องการบันทึกต่อให้คลิกอีกครั้ง เมื่อต้องการเรียกใช้แมโครให้ใช้Alt + F8 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบมาโคร เน้นแมโครของคุณในรายการแล้วคลิกวิ่ง. หากคุณไม่เห็นมาโครของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งถูกต้องอยู่ในตำแหน่ง มาโครใน กล่อง. จุดประสงค์เบื้องหลังการสร้างแมโครใน Word คือการเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณโดยการวางงานซ้ำ ๆ และลำดับคำสั่งที่ซับซ้อนที่ปลายนิ้วของคุณ สิ่งที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำด้วยตัวเองเพียงไม่กี่วินาทีด้วยการคลิกปุ่ม แน่นอนถ้าคุณได้สร้างแมโครขึ้นมากมายให้ค้นหาผ่านแมโคร กล่องโต้ตอบจะกินมากเวลาที่คุณบันทึก หากคุณกำหนดมาโครของคุณเป็นคีย์ลัดคุณสามารถข้ามช่องโต้ตอบและเข้าถึงมาโครโดยตรงจากแป้นพิมพ์ได้เช่นเดียวกับที่คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเข้าถึงคำสั่งอื่นใน Word ได้บันทึกแมโครของคุณ
ทดสอบแมโครของคุณ
การสร้างแป้นพิมพ์ลัดสำหรับมาโคร
