เช่นเดียวกับพวกคุณส่วนใหญ่ฉันจำไม่ได้ว่าชีวิตอาชีพ (น้อยกว่าชีวิตส่วนตัว) ที่ฉันไม่ได้ติดต่อทางอีเมล ส่วนใหญ่เป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่ายและเมื่อใช้อย่างถูกต้องจะช่วยประหยัดเวลาตอบคำถามและทำการเชื่อมต่อ เพียงพอที่จะพูดฉันไม่เชื่อว่าฉันจะอยู่ได้โดยปราศจากมัน
โชคไม่ดีที่ความสะดวกในการใช้อีเมลและความรวดเร็วที่เราหลายคนคุ้นเคยกับการส่งต่อหรือส่งข้อความตอบกลับมาไม่กี่ทางหากคุณต้องการ ฉันมีความอดทนเล็กน้อยสำหรับข้อผิดพลาดที่ประมาทเช่นคำที่สะกดผิด (โปรแกรมส่วนใหญ่แจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับประเภทที่ผิดพลาดเหล่านี้ด้วยเส้นสีแดงไก่เขี่ย) และบอกว่าคุณกำลังจะไปถึงใครบางคนจากนั้นก็ลืม CC จริง ๆ นั่นคือดินแดนมือสมัครเล่น (ถึงแม้ว่าแม่ของฉันจะได้รับการอภัยให้ส่งข้อความถึงฉันเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทุกครั้ง)
แม้ว่าอย่างจริงจังเนื่องจากฟอรัมมักจะเป็นหมายเลขหนึ่งในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหัวหน้าหรือบุคคลในเครือข่ายจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องทำให้ถูกต้อง และไม่เพียง แต่สำหรับตัวดักจับที่นั่นเท่านั้น แต่สำหรับตัวคุณเอง - คุณเกลียดที่ผู้รับจะพลาดจุดของข้อความเพราะเขาหรือเธอจดจ่ออยู่กับข้อผิดพลาด (หลีกเลี่ยงได้) วันนี้พิมพ์ผิดแพ้คุณเล็กน้อยเคารพกับเพื่อนร่วมงานในวันพรุ่งนี้มันจะเสียโอกาสในการทำงานกับคนที่คุณพบในการประชุม
ข้างหน้าข้อผิดพลาดพื้นฐานอย่างไม่น่าเชื่อสามอย่างที่คุณอาจทำโดยไม่ทราบว่ามืออาชีพมากแค่ไหนที่ทำให้คุณมองไปที่ผู้อ่าน
1. คุณลืมที่จะแนบ
อาชีพโค้ช Rajiv Nathan รู้สึกซาบซึ้งอย่างยิ่งที่ได้รับข้อความแจ้งใน Outlook และ Gmail ที่ให้คุณรู้ว่าคุณกำลังจะส่งข้อความโดยไม่ต้องแนบเมื่อคุณระบุว่าคุณเป็นคนจริง ทำไม? เพราะก่อนที่พวกเขาจะมีตัวตนอยู่เขามักจะทำผิดพลาดอย่างมหันต์ของการไม่ยึดติด - ไม่ใช่ครั้งเดียวไม่ใช่สองครั้ง แต่สามครั้ง!
นาธานยอมรับว่าก่อนหน้านี้ในอาชีพของเขาเขามีนิสัยที่แย่มากในการรีบเร่งในการทำงาน ผลที่ตามมาทำให้เขาส่งอีเมลบ่อยครั้งว่า“ โปรดดูไฟล์ที่แนบมา” โดยไม่ต้องแนบไฟล์จริงๆ นาธานจำการส่งการติดตามที่จำเป็น:“ ขอโทษด้วย! ไปเลย!” น่าเสียดายที่มันไม่ได้จบแค่นั้นเสมอไป “ ในที่สุดในการติดตามครั้งที่สาม (และยอดรวมอีเมลฉบับที่สี่) ฉันแนบสิ่งที่น่ารังเกียจ” นาธานเล่า
“ ดูไม่ดีแน่ ๆ ” นาธานยอมรับ ในความเป็นจริงมันเป็นปัญหาปกติที่ในช่วงหนึ่งของการทบทวนผลงานของเขาเขาถูกตั้งค่าสถานะเพื่อต้องการการปรับปรุงในพื้นที่นั้น จากจุดนั้นไปข้างหน้านาธานแปะแผ่นกระดาษที่ด้านบนของหน้าจอที่อ่านว่า:“ คุณแนบไฟล์เหรอ?”
จงขยันเป็นพิเศษเกี่ยวกับการพูดถึง "สิ่งที่แนบมา" เพื่อให้พรอมต์ที่มีประโยชน์ (“ คุณพูดว่าแนบมาหรือไม่ส่งต่อหรือไม่”) ปรากฏขึ้นก่อนที่จะส่งอีเมล ทุกคนได้รับอนุญาตให้ล้มลงที่นี่หรือที่นั่น แต่สร้างนิสัยของพฤติกรรมที่ประมาทนี้และคุณจะเริ่มได้รับชื่อเสียงว่าไม่สามารถทำงานขั้นพื้นฐานนี้ได้สำเร็จ
2. คุณไปเรื่อย ๆ
หนึ่งในเพื่อนสนิทที่สุดของฉันคือทนายความที่เรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง เช่นนี้เธอคุ้นเคยกับการเขียนเท่าที่จำเป็นและไม่ลังเล ฉันสามารถเรียนรู้จากเธอ
เจนนี่ฟอสส์โค้ชครูฝึกอาชีพเน้นความสำคัญของการพูดในสิ่งที่คุณต้องพูดและไม่มาก เธออธิบายว่า“ การไม่สามารถพูดในสิ่งที่คุณต้องพูด - รัดกุมและด้วยเวลาของผู้รับในการพิจารณา - สามารถรบกวนคนที่อาจเต็มใจฟังคุณหรือดีใจที่ได้ยินคุณออกไป”
นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณ“ ส่งอีเมลหาสิ่งที่โปรดปรานหรืออินพุตหรือการสนับสนุน - หรือเพียงแค่แตะต้องหรือถามคำถาม” แม้จะมีประโยชน์มากแค่ไหนที่ข้อความการถ่ายไปมา ที่จะลากจริงสำหรับบางคนและ Foss เตือนให้คุณ "จำไว้ว่าคนที่ได้รับเป็นอย่างดีอาจพบอีเมล (โดยทั่วไป) ความหายนะของการดำรงอยู่ของเธอ คนนี้อาจจนถึงเที่ยงคืนเกือบจะพยายามขุดตัวเองจากการโจมตีของอีเมล” นั่นคือเหตุผลที่เธอบอกว่าคุณต้องนำเสนอความคิดของคุณอย่างเป็นระเบียบหรือเสี่ยงที่จะมอง“ ไม่เป็นมืออาชีพหรือจริงจังเอาแต่ใจ” อุบัติเหตุของนาธานที่ส่งผลให้มีการส่งโน้ตที่ไม่ต้องต่อเนื่องหลายครั้งติดต่อกัน“ ไม่เพื่อประโยชน์ของสวรรค์ให้ส่งอีเมลสามฉบับกลับไปกลับมา นำความคิดของคุณมารวมกันและส่งหนึ่งอย่าง” ฟอสส์สรุป
การหยุดพูดเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการในลักษณะที่ตรงไปตรงมาอาจใช้เวลาฝึกซ้อม แต่ก็คุ้มค่ากับความพยายามในระยะยาว อ่านสิ่งที่คุณเขียนก่อนส่งและตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นเช่นคำใด ๆ บรรทัดหรือแม้แต่ย่อหน้าทั้งหมดที่ทำซ้ำหรือสำรอกสิ่งที่คุณพูดไปแล้วเท่านั้น มันอาจดึงดูดให้อธิบายมากเกินไป แต่บ่อยครั้งที่ความพยายามของคุณดูเหมือนจะซ้ำไปซ้ำมา การเรียนรู้ที่จะเขียนอย่างมีจุดประสงค์และความรู้สึกของทิศทางจะให้บริการคุณอย่างดีในการติดต่อทางอีเมลมืออาชีพมากมาย ผู้อ่านของคุณจะขอบคุณสำหรับช่วงเวลาสั้น ๆ และมีแนวโน้มที่จะตอบโต้ในแบบนั้น - แทนที่จะปล่อยให้ข้อความที่ยาวเกินไปของคุณไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายเข้าแข่งขัน
3. คุณสะกดชื่อบุคคลผิด
ไม่เพียงแค่ไม่มี. ไม่มีข้อแก้ตัวใด ๆ ในการเขียนจดหมายถึงใครบางคนและสะกดชื่อเขาผิด เราทุกคนมีสัตว์เลี้ยงโกรธแค้นและนี่คือของฉัน แต่ฉันแน่ใจว่าฉันไม่ได้อยู่คนเดียว นี่คือสิ่งที่ชื่อของฉัน - และการสะกดคำที่ถูกต้อง - อยู่ในลายเซ็นของฉันและที่อยู่อีเมลของฉัน ฉันมีความละเอียดอ่อนมากเกี่ยวกับปัญหานี้ที่ฉันตรวจสอบการสะกดชื่อที่มักมีตัวเลือกมากกว่าหนึ่งตัวเลือก (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, และอื่น ๆ อีกมากมาย) ก่อนที่ฉันจะกดส่ง
ใช้เวลาสองวินาทีพิเศษหรือไม่ แน่ใจ แต่เห็นได้ชัดว่าในโครงการที่ยิ่งใหญ่ของสิ่งที่ไม่มีเวลาเลย ฉันค่อนข้างจะทำให้ถูกต้องในครั้งแรกมากกว่าที่จะต้องขออภัยในความผิดพลาดของฉัน หากคุณยุ่งมาก จน ไม่สามารถรับชื่อของคนที่คุณพูดถูกคุณจะต้องรีบทำอะไรอีก นั่นคือสิ่งที่ผู้อ่านของคุณจะสงสัย ข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เรียบง่ายและไร้เหตุผลนี้พูดถึงความสามารถอื่น ๆ ดังนั้นตรวจสอบงานของคุณอีกครั้งและพูดคุยกับคน ๆ นั้นอย่างถูกต้อง
คุณน่าจะส่งและรับอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน หลีกเลี่ยงการทำข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ระมัดระวังซึ่งส่งข้อความเหนือสิ่งอื่นใดคือคุณไม่ได้เป็นมืออาชีพอย่างที่คุณเป็น อย่าเสียสละคุณภาพในนามของความเร็วและเพื่อประโยชน์ของ Pete (หรือเป็น Peter หรือเปล่า?) อย่าเสียคะแนนความเคารพเนื่องจากอีเมลผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้
