ในฐานะที่เป็นคนที่ทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานเสมือนหลายสิบคนฉันได้เห็นการแบ่งปันอีเมลที่เป็นธรรม และเช่นเดียวกับสิ่งอื่น ๆ ในชีวิตข้อความบางอย่างก็ดีกว่าข้อความอื่น ๆ
ในโลกของการติดต่อทางอีเมล“ ugh” อาจเป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการให้เจ้านายของคุณพูดเมื่ออ่านข้อความของคุณ ดังนั้นคุณควรหลีกเลี่ยงการส่งข้อความประเภทใดและคุณจะปรับปรุงให้ดีขึ้นได้อย่างไร ด้านล่างเป็นตัวอย่างสำคัญสามประการ
1. อีเมลติดตามที่ไม่จำเป็น
อีเมลติดตามจะมีรูปร่างและแบบฟอร์มทั้งหมดดังนั้นสิ่งใดที่ทำให้ไม่จำเป็น หากข้อความทั้งหมดของคุณขอให้เจ้านายของคุณส่งอีเมลถึงคุณมันจะกลายเป็นเรื่องน่ารำคาญมากกว่าการโต้ตอบที่สำคัญ
ผู้คนจำนวนมากส่งอีเมลเหล่านี้ออกไปจากความหวาดระแวงว่าพวกเขาทำอะไรผิดพลาดหรือพลาดอะไรบางอย่าง แต่ฉันสามารถบอกคุณได้จากมุมมองของเจ้านายว่ามันเป็นเรื่องยุ่งยากที่จะได้รับอีเมลติดตามหลายครั้งเมื่อมีคนไม่ได้ให้โอกาสฉัน หายใจ.
ตัวอย่างหนึ่ง: นานมาแล้วฉันมีพนักงานที่จะตื่นตระหนกหากฉันไม่ตอบอีเมลของเธอภายในหนึ่งชั่วโมงโดยคิดว่ามันหมายความว่าเธอทำสิ่งผิดปกติ (เมื่อในความเป็นจริงฉันเพิ่งไม่ได้รับ อีเมลของเธอ) ฉันสามารถนึกถึงอินสแตนซ์หนึ่งโดยเฉพาะเมื่อฉันกลับบ้านมาทั้งวันเพื่อค้นหาอีเมล (หกใช่ หก !) หก จากเธอถามว่าฉันได้รับข้อความของเธอ
Yikes
จะส่งอะไรแทน
ในขณะที่คนส่วนใหญ่จะไม่หวาดระแวงเช่นเดียวกับการส่งอีเมลติดตามหกฉบับต่อวันแม้เพียงอีเมลติดตามที่ไม่ได้รับอนุญาตเพียงฉบับเดียวก็สามารถทำให้หัวหน้าของคุณรำคาญใจได้
เว้นแต่ว่าเนื้อหาของอีเมลของคุณจะต้องได้รับการจัดการในวันนี้ (ในกรณีนี้คุณควรพูดคุยกับเจ้านายของคุณด้วยตนเองแทนที่จะส่งอีเมล) ฉันขอแนะนำให้รออย่างน้อย 24 ชั่วโมงจากนั้นส่งสิ่งที่ฉันชอบเรียกว่า "มารยาทติดตาม ข้อความ -up”
สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการส่งการติดตามของคุณ (“ เพียงแค่ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับรายงานประจำไตรมาสที่ฉันส่งให้คุณเมื่อสองวันก่อน”) แต่คุณจะต้องรวมข้อมูลอาหารอันโอชะอื่น ๆ อีกด้วยไม่ว่าจะเป็นคำถาม อัปเดตในโครงการปัจจุบัน (“ โอ้แล้วเราเพิ่งได้รับตัวเลขล่าสุดในบัญชี X และยอดขายเพิ่มขึ้น 30%!”) วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถขอให้เจ้านายของคุณอัปเดตในขณะที่ให้ข้อมูลบางอย่างแก่เขาหรือเธอที่จะเพิ่มคุณค่าบางอย่างทำให้รู้สึกน้อยลงเหมือนกับว่าคุณกำลังดักฟังเขาอยู่
2. อีเมลที่มีแนวคิดใหม่
ฉันรักสมาชิกที่กระตือรือร้นของทีม แต่สิ่งที่ทำให้เกิดความสับสนเล็กน้อยคือเมื่อพนักงานส่งความคิดใหม่ ๆ ทั้งหมดมาให้ฉัน - ในอีเมลแยกต่างหาก ฉันเคยได้รับ 10 อีเมลที่แตกต่างกันในช่วง 24 ชั่วโมงเพราะมีคนในทีมการตลาดที่ได้รับแรงบันดาลใจและยังคงส่งความคิดใหม่ ๆ
ในขณะที่มีสิ่งใหม่ ๆ ให้ลองมากมายมันยอดเยี่ยมมาก แต่ก็สับสนอย่างมากที่พยายามทำแค็ตตาล็อกทุกอย่างและติดตามทุกอีเมลและความคิดที่เข้ามาแม้ว่าอีเมลเพียงอีเมลเดียวที่มาพร้อมกับแนวคิดหรือแนวคิดใหม่ ๆ มันก็ง่ายมาก ที่จะสูญเสียมันในหลุมดำนั่นคือกล่องจดหมายของฉัน
จะส่งอะไรแทน
ก่อนอื่นฉันขอแนะนำให้รอเวลาที่เหมาะสมในการคิด ในกรณีของพนักงานทีมการตลาดฉันจะรอจนกระทั่งการประชุม Google Hangout ที่เรากำหนดไว้สำหรับสัปดาห์ถัดไปเพื่อนำสิ่งทั้งหมดนี้มาใช้
หากคุณไม่แน่ใจว่าเมื่อถึงเวลาหรืออีเมลเป็นตัวเลือกเพียงเหตุผลเดียว - ฉันขอแนะนำให้ส่งอีเมลถึงหัวหน้าของคุณเพื่อบอกว่าคุณมีความคิดใหม่ ๆ และคุณอยากรู้ว่าวิธีใดดีที่สุดในการแบ่งปัน พวกเขาจะเป็น หากพนักงานของฉันถามฉันว่าฉันจะบอกให้เธอส่งอีเมลหนึ่งฉบับพร้อมเอกสาร Word ที่เต็มไปด้วยทุกสิ่งที่เธอต้องการ มันจะได้รับความคล่องตัวมากขึ้นและง่ายต่อการบันทึกไว้ในภายหลัง เจ้านายของคุณอาจแนะนำให้โทรด่วนเพื่อพูดคุยกับพวกเขาหรือขอให้คุณเก็บความคิดแล้วส่งอีเมลถึงพวกเขาในวันใดวันหนึ่งของสัปดาห์
3. อีเมลที่เจ้านายของคุณถูก CCed โดยไม่มีเหตุผล
มืออาชีพใด ๆ จะรู้สึกรำคาญกับการถูก CCed ในหัวข้ออีเมลที่พวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ: มันเพิ่มไปกับกองอีเมลที่เพิ่มมากขึ้นและคุณเสียเวลาไปกับการอ่านสิ่งที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องเป็น
จากมุมมองของพนักงานฉันเข้าใจแล้ว: คุณต้องการให้แน่ใจว่าเจ้านายของคุณรู้ว่าคุณกำลังทำงานของคุณอยู่และคุณพยายามทำให้สายการสื่อสารเปิดอยู่ แต่ส่วนใหญ่แล้วสิ่งที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมดคือการอุดตันกล่องจดหมายของเจ้านายของคุณ
จะส่งอะไรแทน
หากหัวหน้าของคุณไม่ต้องการอยู่ในวงให้นำเขาหรือเธอออกจากสาย CC และเมื่อการโต้ตอบสิ้นสุดลงให้ส่งข้อมูลสรุปที่เกี่ยวข้องสั้น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนา (“ FYI บริษัท Y จะเป็นเช่นนั้น) ให้ความสำคัญในเรื่องนั้นในวันที่ Z”) มันทำให้ผู้จัดการของคุณทราบเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ทำให้เขาหรือเธอตลอดเวลาในขณะที่คุณหารายละเอียด หนึ่งอีเมลสำคัญกว่า 42 อย่างแน่นอน!
โดยรวมแล้วชื่อของเกมที่ส่งอีเมลถึงหัวหน้าของคุณคือการปรับปรุงข้อความของคุณและเลือกสรรสิ่งที่คุณส่งมากขึ้น อาจฟังดูง่าย แต่ถ้าฉันได้รับอีเมลจากพนักงานน้อยลง แต่ทั้งหมดมีความหมายฉันอาจคิดว่าคนคนนั้นทำงานได้ดีกว่าคนที่ฉันได้ยินมาตลอดเวลา
