อีเมลเช่นเดียวกับการสื่อสารทุกรูปแบบเป็นเรื่องส่วนตัว วิธีที่คุณตรวจสอบจัดการและส่งทุกอย่างจากเรือเดินสมุทรหนึ่งลำไปยังขีปนาวุธอิเล็กทรอนิกส์มักเป็นการผสมผสานระหว่างความชอบและนิสัย
ดังที่กล่าวไปแล้วมีกฎบางข้อที่เราควรปฏิบัติตามเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากการสื่อสารทางอีเมลผลผลิตและเวลาของเรา อ่านต่อสำหรับข้อผิดพลาดกล่องจดหมายทั่วไปสามข้อว่าพวกเขาทำร้ายคุณในที่ทำงานอย่างไรและวิธีการเปลี่ยนแปลงเพื่อการจัดการอีเมลที่ดีขึ้น
ความผิดพลาด # 1: ออกจากอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ
ฉันจะเริ่มต้นด้วยการโต้เถียงมากที่สุด: ออกจากอีเมลของคุณทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ ฉันรู้ว่าคุณคิดว่ามันเหมือนกันไม่ว่าคุณจะทิ้งอีเมลไว้ในกล่องจดหมายหลังจากคุณจัดการกับมันหรือไม่ แต่สมองของคุณจะแตกต่างกัน การศึกษาในปี 2011 จากสถาบันประสาทวิทยาศาสตร์ของปรินซ์ตันระบุว่า "เมื่อสภาพแวดล้อมของคุณรกไปหมดความวุ่นวายจะจำกัดความสามารถของคุณในการโฟกัส" นี่เป็นความจริงสำหรับสภาพแวดล้อมเสมือนจริงของคุณเช่นกัน ยิ่งคุณสามารถเห็นอีเมลได้มากเท่าไหร่ก็จะยิ่งมีเวลามากขึ้นเท่านั้นที่สมองของคุณจะใช้ความคิดเกี่ยวกับอีเมลเหล่านั้นมากขึ้น
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการลดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายจะทำให้คุณเสียสมาธิน้อยลงมีประสิทธิผลมากขึ้นและสามารถประมวลผลข้อมูลได้ดีขึ้น หากนั่นไม่ใช่เหตุผลที่ดีในการเก็บอีเมลเก่า ๆ จำนวน 3, 679 รายการในกล่องจดหมายของคุณฉันไม่รู้ว่าเป็นอะไร
วิธีการเปลี่ยนแปลง
เริ่มใช้กล่องจดหมายของคุณสำหรับจดหมายใหม่เท่านั้น หากคุณใช้อีเมลเสร็จก็ควรทำการเก็บถาวรจัดเก็บหรือลบทิ้ง (ดูด้านล่างเพื่อใช้เมื่อ) คุณสามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้ตลอดเวลา
ความผิดพลาด # 2: การลบเมื่อคุณควรจะเก็บถาวรหรือยื่น (และกลับกัน)
ดังนั้นเมื่อคุณใช้กล่องจดหมายของคุณสำหรับจดหมายใหม่เท่านั้น (hurray!) คำถามคือ: คุณควรทำอย่างไรกับอีเมลทั้งหมดที่คุณทำ
ตัวเลือกคือไฟล์ a) ลบหรือ b ในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง (หรือเก็บถาวรสำหรับผู้ใช้ Gmail) มีหลายคนที่ทำผิดพลาดในการหันเหความสนใจมากเกินไป: ลบข้อความทั้งหมดหรือทำให้พวกเขาทั้งหมด ความจริงก็คือสมดุลที่ดีคือทางออกที่ดีที่สุด การกักตุนอีเมลที่คุณไม่ต้องการมีส่วนร่วมในโควตาการจัดเก็บในบัญชีอีเมลของคุณและทำให้การค้นหาอีเมลที่คุณต้องการเก็บไว้เมื่อค้นหานั้นยากขึ้น และการลบมากเกินไป? คุณอาจท้ายเหมือนเพื่อนของฉันที่ลบอีเมลยืนยันเที่ยวบินและเกือบจะพลาดเที่ยวบินของเขา
วิธีการเปลี่ยนแปลง
เมื่อเสร็จแล้วให้ใช้เวลาสองวินาทีในการคิดว่าคุณอาจต้องการที่จะเข้าถึงมันอีกครั้งในอนาคต ถ้าไม่ใช่: เวลาที่จะลบ ถ้าใช่: เก็บถาวรหรือเก็บไฟล์!
ความผิดพลาด # 3: การใช้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นรายการที่ต้องทำ
สำหรับคนที่ไม่ชอบรายการที่ต้องทำทางออกที่ง่าย (หรือพวกเขาคิดว่า) คือการใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นหนึ่งเดียว ตอนนี้เมื่อพูดถึงงานที่เกี่ยวข้องกับอีเมลมาตรฐานเช่น "ตอบกลับอีเมลของ Jerry เกี่ยวกับเวลาประชุม" ฉันคิดว่าคนเหล่านั้นเสียชีวิตแล้ว งานเหล่านั้นไม่ควรอยู่ในรายการที่ต้องทำพวกเขาควรได้รับคำตอบว่าเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจตามปกติ
แต่สำหรับงานจริงเช่น "สร้างข้อเสนอสำหรับลูกค้าใหม่" หรือ "จ่ายค่าเช่าสำนักงาน" ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ค้นหาระบบรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะกับคุณและติดกับมัน ทำไม? เพราะหากคุณต้องการทำงานที่สำคัญที่สุดให้สำเร็จในแต่ละวันคุณจะต้องสามารถจัดลำดับความสำคัญและเน้นรายการที่ต้องทำ การใช้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำทำให้เวลาของคุณอยู่ในมือของคนอื่น ด้วยอีเมลใหม่แต่ละฉบับจะมีสิ่งที่ต้องทำใหม่ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตาม แต่การเพิ่มงานลงในรายการที่ต้องทำอย่างมีสตินั้นเป็นโอกาสที่จะตรวจสอบว่าคุณควรทำเช่นนั้นจริง ๆ ตอนนี้แทนที่จะเป็นงานอื่น
ยังไม่มั่นใจใช่ไหม Jill Duffy, Leo Babauta และ Jesse Garner ทำรายได้ดีเช่นนี้เช่นกัน
วิธีการเปลี่ยนแปลง
ผ่านกล่องจดหมายเข้าของคุณและดึงสิ่งที่ต้องทำไปปฏิบัติ หากนั่นเป็นสิ่งเดียวที่ทำให้อีเมลที่มีค่าในกล่องจดหมายเก็บถาวรจัดเก็บหรือลบอีเมลได้ทันที และตกลงหากคุณยืนยันการใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นรายการที่ต้องทำอย่างแท้จริงให้ลองใช้กล่องจดหมายแอปที่ช่วยเปลี่ยนอีเมลให้เป็นสิ่งที่ต้องทำและนำออกจากกล่องจดหมายของคุณ
