ไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาเพื่อนของฉันและฉันพูดถึงการดูถูกเหยียดหยามของเราสำหรับการประชุมและเธอพูดว่า“ ฉันแค่รู้สึกว่าเรากำลังสนทนากันครั้งแล้วครั้งเล่า เมื่อพวกเขาไม่ได้ทำอย่างถูกต้องพวกเขาสามารถเป็นตัวเผาเวลา”
ฉันไม่เห็นด้วยเพิ่มเติม ที่งานก่อนหน้านี้เมื่อคำเชิญในปฏิทินจะปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของฉันฉันมักจะส่งเสียงถอนหายใจดัง ๆ (ซึ่งยอดเยี่ยมมากในสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบเปิด) จากนั้นฉันจะใช้เวลาอันมีค่าเพื่อพยายามหาวิธีหลีกเลี่ยงการยอมรับมัน
ฉันไม่ได้บอกว่าการประชุมทั้งหมดนั้นไร้ค่า บางอย่างจำเป็นลงมือ และบางครั้งพวกเขาเป็นเพียงวิธี เดียว ที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ สำเร็จ แต่ฉันก็เชื่อว่ามีที่ให้เรามีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อโดยถามคำถามสามข้อต่อหน้า
1. ใครต้องมาที่นี่
คำแนะนำ: อาจจะไม่มากเท่าที่คุณคิด มันเป็นกุญแจสำคัญที่จะต้องตระหนักถึงสิ่งที่คุณกำลังขอให้มีเพื่อให้คุณสามารถรับประกันได้ว่ามีประสิทธิผลและมีความหมายที่สุดสำหรับทุกฝ่าย ไม่มีใครควรคิดว่า“ เอาละ นั่น เป็นการเสียเวลามหาศาลของฉัน”
เนื่องจากความรู้สึกนั้นไม่ดีต่อบุคคลกลุ่มหรือ บริษัท ลองนึกภาพงานทั้งหมดที่สามารถทำได้ถ้าคุณมีเพียงสี่คนในห้องแทนที่จะเป็น 10 สำหรับช่วงเวลา 60 นาทีนั่นคืออีกหกชั่วโมงที่สามารถใช้เวลา ทำงานได้
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังระดมสมองเกี่ยวกับโลโก้ใหม่ของ บริษัท นักออกแบบกราฟิกอยู่ที่นั่นเพื่อให้แน่ใจว่าเขาเข้าใจวิสัยทัศน์ ผู้อำนวยการสร้างแบรนด์อยู่ที่นั่นเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแนวทางของ บริษัท แต่คุณต้องการผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่นั่นเพราะเธอใส่โลโก้ไว้ในทุกตำแหน่งงานหรือไม่ Nope เมื่อสรุปแล้วคุณสามารถขอให้เธอเปลี่ยนเก่าสำหรับใหม่ สำหรับตอนนี้ปล่อยให้เธอเป็น - เธอมีงานต้องทำ!
หากคุณไม่ใช่ผู้จัดงานคุณควรประเมินว่าสถานะ ของคุณ มีความสำคัญหรือไม่ บางครั้งเพื่อนร่วมงานก็เชิญคุณเพราะพวกเขาคิดว่าคุณอยากอยู่ที่นั่น แต่คุณ สามารถ ปฏิเสธได้ถ้าคุณคิดว่ามันเหมาะสม (เช่นถ้าคุณไม่รู้ว่าคุณให้อะไรหรือถ้าคุณยุ่งมาก)
ในสถานการณ์เช่นนี้ฉันพูดว่า "สวัสดี ฉันคิดว่าจะสามารถจัดการเรื่องนี้ได้ด้วยตัวเธอเอง หากมีเหตุผลเฉพาะที่คุณต้องการให้ฉันเป็นของขวัญให้ฉันรู้!”
จากนั้นใช้เวลาว่างชั่วโมงนั้นและกลับไปที่โรงโม่
2. เป้าหมายคืออะไร
คุณพยายามทำอะไรให้สำเร็จ การระบุวัตถุประสงค์ล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ มันสามารถทำให้คุณทำงานและช่วยกำหนดรูปแบบการสนทนาทั้งหมด มิฉะนั้นคุณอาจนั่งอยู่เฉยๆเป็นเวลา 45 นาทีเกี่ยวกับวิธีที่ลีโอนาร์ดทำเพลงบทเพลง Titanic (ทำให้ฉันทุกครั้งเหมือนกันอย่าปล่อยไปแจ็ค!)
“ วาระที่มีประสิทธิภาพจะกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นก่อนและระหว่างการประชุม” โรเจอร์ชวาร์ซผู้แต่ง หัวหน้าสมาร์ททีมชาญฉลาดอธิบายว่าคุณและทีมของคุณได้รับ Unstuck เพื่อให้ได้ผลลัพธ์อย่างไร
“ ช่วยให้สมาชิกในทีมเตรียมจัดสรรเวลาอย่างฉลาดรับทุกคนอย่างรวดเร็วในหัวข้อเดียวกันและระบุเมื่อการสนทนาเสร็จสิ้น หากปัญหายังคงเกิดขึ้นในระหว่างการประชุมวาระการออกแบบที่ดีจะช่วยเพิ่มความสามารถของทีมในการจัดการปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว” Schwarz กล่าว
บางทีคุณอาจต้องการให้ทุกคนให้การอัปเดตสถานะในโครงการที่มีความสำคัญสูงสุด หรือคุณต้องตัดสินใจ - วันนี้ - เกี่ยวกับตัวจัดการบัญชีที่จะได้รับมอบหมายให้กับลูกค้าใหม่ที่ใหญ่
กำหนดจุดหมายปลายทางของคุณและไปที่นั่น (และยังเป็นประโยชน์หากคุณแบ่งปันแผนของคุณกับผู้เข้าร่วมที่เหลือเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะคาดหวังอะไรและหากมีอะไรที่พวกเขาต้องทำล่วงหน้า)
และนี่คือเคล็ดลับ: หากคุณไม่สามารถหาเหตุผลที่จะตอบสนองได้โปรด เลิกทำ ช็อคโกแลตด้วยความรักในทุกสิ่ง
3. ฉันต้องเตรียมอะไรบ้าง
อดีตเพื่อนร่วมงานของฉันเคยปิดกั้นเวลาเพื่อให้พร้อมสำหรับการประชุมกับผู้อื่นและฉันมักจะสงสัยว่าทำไม จากนั้นฉันเข้าร่วมกลุ่มที่ฉันลืมสิ่งที่เราพูดถึงเมื่อครั้งที่แล้วอย่างสมบูรณ์และต้องทำการสรุปหรือฉัน (น่าอาย) ไม่ได้ทำรายการการกระทำ ในทุกกรณีเหล่านี้เราต้องจบลงด้วยการกำหนดเวลาให้มากขึ้น
เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นคุณจะต้องแสดงการเตรียมการ อาจเป็นการตรวจสอบบันทึกย่อจากเซสชันของสัปดาห์ที่แล้วดังนั้นมันจึงสดใหม่ในใจของคุณ หรืออาจเป็นรายการของจุดพูดคุยและคำตอบที่คุณต้องการ ให้เวลาในการทำ มันจะจ่ายครั้งใหญ่
ตัวอย่างเช่นฉันดูแลโปรแกรมการศึกษาของเพื่อนในแผนกและฉันกำลังทำงานอย่างหนักเพื่อปรับปรุงใหม่ ในอีกสองสัปดาห์ฉันจะมีหนึ่งต่อหนึ่งกับหัวหน้างานของฉันเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอของฉัน ฉันรวบรวมข้อเสนอแนะจากนักเรียนและรวบรวมความคิดของฉันและขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดโครงสร้างและเส้นเวลาลงบนกระดาษ
หากฉันเข้าใกล้มือเปล่าของเธอเราอาจจะแค่ใช้เวลาในการกระดอนไอเดียซึ่งกันและกันก็ไม่จำเป็นต้อง แย่ไป กว่านั้น แต่ก็ไม่ได้ช่วยให้ฉันก้าวต่อไป
ฉันสัญญากับคุณ - ฉันชอบทำงานกับผู้คน แต่หนึ่งในสัตว์เลี้ยงสำคัญของฉันคือความไร้ประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันป้องกันได้ง่าย หากตารางงานของคุณดูเต็มไปด้วยน้อยหรือหากทุกครั้งที่คุณพบคุณมีเหตุการณ์ที่จะต้องรอให้กริ่งดังขึ้นในโรงเรียนมัธยมอาจถึงเวลาต้องย้อนกลับไปและเริ่มถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้
และเฮ้ - หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมเช่นนี้ที่คุณถามตัวเองให้ฉันรู้ว่าพวกเขาอยู่ใน Twitter!
