เคล็ดลับการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม - รำพึง

เมื่อเดือนที่แล้วฉันเสนอสามเคล็ดลับสำหรับการจัดการโครงการที่ดีขึ้นรวมถึงวิธีมอบสิทธิ์อย่างถูกต้องวิธีใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดและวิธีปิดโครงการของคุณอย่างมีความหมาย แต่การจัดการโครงการนำเสนอความท้าทายที่ไม่เหมือนใครมากมายด้วยการวิจัยมากมายที่นำเสนอแนวทางและมุมมองใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่องดังนั้นฉันจึงอดไม่ได้ที่จะติดตามคำแนะนำเพิ่มเติม

เคล็ดลับเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การจัดการเชิงรุกในหลาย ๆ สิ่งที่สามารถแอบดูคุณและทำให้คุณประสบความสำเร็จ บางครั้งรู้สึกว่าปีศาจล้มเหลวเล็กน้อยแฝงตัวอยู่ในทุกซอกทุกมุมรอให้คุณได้“ gotcha!” นี่คือวิธีการจัดการความเสี่ยงการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการจัดการขอบเขตจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

1. ใส่ใจกับความเสี่ยงของคุณอย่างใกล้ชิด

ความเสี่ยงคือภัยคุกคามที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงและสิ่งแรกที่คุณสามารถทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นจริงก็คือรู้ว่ามีอยู่จริง หากคุณกำลังพัฒนาแอปพลิเคชันใหม่ที่ลูกค้าสามารถใช้ชำระค่าใช้จ่ายความเสี่ยงอาจอยู่ในระดับเล็กน้อยหรือปานกลาง (สมาชิกในทีมจะได้รับการมอบหมายใหม่ทำให้คุณมีพนักงานไม่มาก) เป็นหลัก (การเปลี่ยนแปลงระเบียบการชำระเงินทางมือถือ ใช้เทคโนโลยีที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง) คุณไม่สามารถป้องกันความเสี่ยงทุกอย่างที่เกิดขึ้นได้ แต่บัญชีที่ครอบคลุมและรอบคอบเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เป็นไปได้สามารถช่วยคุณจัดการความเป็นไปได้

ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการพัฒนาบันทึกความเสี่ยงซึ่งคุณสามารถติดตามความเสี่ยงใด ๆ ที่อาจนำเสนอความท้าทายต่อไทม์ไลน์งบประมาณหรือความสามารถโดยรวมของคุณในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ มีเทมเพลตที่แตกต่างกันมากมายที่มีอยู่ออนไลน์ แต่ส่วนใหญ่แนะนำว่ารวมถึงคำอธิบายของความเสี่ยงวันที่ที่มันถูกเพิ่มความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้นและความรุนแรงของผลที่จะเกิดขึ้น ความเสี่ยงแต่ละอย่างควรมีเจ้าของที่ได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบและที่สำคัญที่สุดคือชุดของการกระทำที่มีความหมายซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อลดโอกาสของความเสี่ยงที่เกิดขึ้น (ถ้ามี) ตัวอย่างเช่นความเสี่ยงที่เซิร์ฟเวอร์อาจล้มเหลวซึ่งก่อให้เกิดการสูญเสียข้อมูลของผู้คนอาจเป็นไปได้น้อย แต่มีความรุนแรงสูงเป็นที่น่าพอใจโดยแผนการลดผลกระทบเพื่อติดตั้งเซิร์ฟเวอร์สำรอง แม้ว่าความน่าจะเป็นอยู่ในระดับต่ำผลกระทบจะดีมากที่ขั้นตอนเริ่มต้นและปลอดภัยในการพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่จะคุ้มค่ากับต้นทุนและความพยายาม

โปรดจำไว้ว่านี่ควรเป็นเอกสารการดำรงชีวิตหายใจและความเสี่ยงใหม่ที่ควรนำมาพิจารณาและตรวจสอบเมื่อเกิดขึ้นตลอดระยะเวลาของโครงการ

2. วางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลง

การจัดการโครงการจำเป็นต้องหมายความว่าคุณกำลังรบกวนสถานะในทางใดทางหนึ่ง และมันไม่มีความลับที่หลายคนพบว่ามีการเปลี่ยนแปลงดียากพูดน้อยที่สุด ในกระดาษสีขาวสำหรับสถาบันบริหารโครงการที่ปรึกษามาร์จคอมบ์กล่าวถึงแนวคิดของความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงในฐานะเมืองหลวง - มนุษย์และอื่น ๆ - องค์กรพร้อมที่จะอุทิศเพื่อการเปลี่ยนแปลงและความเต็มใจทางจิตใจของคนที่ต้องร่วมมือกัน ใช้การเปลี่ยนแปลง หากคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หรือถ้าพนักงานทั้งหมดของคุณอยู่ข้างนอกด้วยสัญญาณการประท้วงคุณเห็นได้ชัดว่าไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่จะก้าวไปข้างหน้า

ดังนั้นคุณจะทำอย่างไรเพื่อวางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ด้านที่จับต้องได้ของการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นง่ายต่อการจัดการ หากเห็นได้ชัดว่าคุณไม่มีเงินอุปกรณ์หรือความสามารถทางเทคโนโลยีที่จะทำงานให้สำเร็จนี่คือสิ่งที่คุณต้องจัดการทันที

มันเป็นงานด้านวัฒนธรรมและจิตวิทยาที่ต้องใช้ความระมัดระวังมากขึ้น หากพนักงานหรือลูกค้าต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลงให้ใช้เวลาในการทำความเข้าใจว่าทำไม อาจมีความเข้าใจผิดที่คุณสามารถแก้ไขได้หรือข้อบกพร่องที่สำคัญกับแผนของคุณที่คุณไม่ได้พิจารณา ทีมเจ้าหน้าที่ธุรการอาจบ่นเรื่องเปลี่ยนจากแบบฟอร์มกระดาษเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะสมมติว่าทีมต่อต้านการเปลี่ยนแปลงการสนทนากับพวกเขาเกี่ยวกับการจองอาจเปิดเผยว่าระบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีวิธีจัดการกับข้อยกเว้นซึ่งท้ายที่สุดจะนำไปสู่ความระส่ำระสายและกระบวนการแยกต่างหากสองกระบวนการ การทำความเข้าใจกับมุมมองของพนักงานที่จะใช้วันนี้และวันหยุดสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงให้บริการทั่วทั้งองค์กร

องค์กรที่มีคนที่เปิดรับการเปลี่ยนแปลงและผู้ที่เข้าใจการเปลี่ยนแปลงและผลประโยชน์ที่มีต่อพวกเขานั้นมีแนวโน้มที่จะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นอย่างราบรื่นมากกว่าองค์กรที่ทำให้คนอยู่ในความมืด

3. คิดว่าขอบเขตคืบคลานเป็นศัตรูของคุณ

ขอบเขตคืบคลาน - เมื่อพารามิเตอร์ของโครงการของคุณค่อยๆสูงกว่าขอบเขตเดิมที่คุณกำหนดไว้ - คือการหยุดชะงักของโครงการบ่อยครั้ง และนี่เป็นส่วนใหญ่เพราะมันมักจะทำให้รู้สึกที่จะขยายขอบเขตเดิมของคุณ คุณอาจพบว่าตัวเองตบหน้าผากของคุณในช่วงเวลา“ ทำไมฉันไม่คิดอย่างนั้น” หรือถูกโน้มน้าวใจจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าเสียงระฆังหรือเสียงนกหวีดที่ดังขึ้นจะช่วยประหยัดเวลาทำงานของพนักงานทุกวัน

ตามกฎแล้วอย่า - ฉันพูดซ้ำอย่าทำตามความต้องการเหล่านี้

แน่นอนว่าบางครั้งความต้องการเปลี่ยนไปและมันอาจจะง่ายกว่าที่จะเปลี่ยนเกมในปัจจุบันมากกว่าที่จะกลับมาเมื่อมีการพูดและทำ แต่ส่วนเพิ่มเติมเหล่านี้มักจะเพิ่มขึ้นส่งตรงไปยังจักรวาลที่ไม่มีความสุขของงบประมาณเกินกำหนดและนอกกำหนด

วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันการคืบของขอบเขตคือการใช้เวลาและพลังงานมากขึ้นในการรวบรวมความต้องการล่วงหน้าทำการสัมภาษณ์ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในหัวข้ออย่างละเอียดถี่ถ้วนและถามคำถามที่ถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไร และในกรณีที่คุณหลีกเลี่ยงไม่ได้ให้พิจารณาต้นทุนและผลประโยชน์อย่างรอบคอบจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของคุณ ถ้าจำเป็นให้เก็บรายการปรับปรุงของการปรับปรุงเฟสสองที่คุณสามารถกลับมาใช้ได้อีกครั้งเมื่อโครงการต้นฉบับปิดการทำงาน

การได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการในไทม์ไลน์ที่คุณต้องการนั้นสามารถตรวจสอบย้อนกลับว่าเป็นการเชิงรุก ฝึกฝนตัวเองให้ได้กลิ่นปัญหาก่อนที่มันจะเกิดขึ้นและรู้สึกถึงการลากจูงขอบเขตที่คืบคลานไปก่อนที่มันจะส่งคุณลงสู่รูหนอนแห่งความฟุ้งซ่าน คุณจะไม่คิดถึงทุกสิ่งทุกอย่าง แต่การคาดการณ์ล่วงหน้าจะทำให้คุณเข้าใจถึงปัญหาหลังวันใด ๆ