นี่เป็นสถานการณ์ที่ไม่สมจริงอย่างสิ้นเชิง: ลองจินตนาการว่าการจัดการกล่องจดหมายของคุณเมื่อเร็ว ๆ นี้ใช้เวลาและพลังงานมากจนคุณเริ่มรู้สึกว่ามัน ควร จะเป็นอย่างนั้น เทคนิคอีเมลเหล่านั้นที่คุณเห็นทางออนไลน์ไม่ได้นำไปใช้กับสถานการณ์ของคุณอย่างแท้จริงเนื่องจากผู้เขียนไม่สามารถเข้าใจรายละเอียดที่ซับซ้อนของงาน เฉพาะ ของคุณหรือความรับผิดชอบที่มาพร้อมกับมัน
หากฟังดูคุ้นเคยอาจมีโอกาสที่คุณจะเข้าใจวิธีที่อีเมลของคุณไม่สามารถควบคุมได้ ในความเป็นจริงเป็นไปได้ว่ากล่องจดหมายของคุณอยู่ในโหมดเต็มอารมณ์โกรธเคืองและคุณโทษตัวเองเพราะความไร้ระเบียบเมื่อคุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาได้ทั้งหมด อ่านต่อไปสำหรับสัญญาณบางอย่างที่คุณไม่ได้อยู่คนเดียวในการต่อสู้ของคุณรวมถึงวิธีแก้ไขมัน
ข้อควรจำ: คุณ สามารถ ควบคุมได้
1. คุณได้รับอีเมลมากกว่าที่คุณสามารถตอบได้
ทำไมทุกครั้งที่คุณตอบกลับข้อความใดปรากฏขึ้นอีก 10 ข้อความ ในอดีตคุณเคยใช้เวลาหลายชั่วโมงในการผ่านและตอบรับเท่านั้นที่จะทำตามสิ่งที่ เกิดขึ้นจริงใน รายการที่ต้องทำเพื่อรอความสนใจของคุณ ไม่มีความสมดุลระหว่างการพักที่ทันสมัยและการดูแล เรื่องอื่น ๆ ในชีวิตของคุณ บางทีความสัมพันธ์ของคุณกับกล่องจดหมายของคุณอาจไม่ใช่สิ่งที่มันเคยเป็น
ทำไมถึงเกิดขึ้น
คุณปฏิบัติกับอีเมลของคุณราวกับว่าพวกเขามีน้ำหนักเท่ากัน บางทีคุณอาจมีนโยบายเข้าก่อนออกก่อนที่คุณตอบสนองต่อสิ่งที่รอมานานที่สุดสำหรับการตอบกลับของคุณและทำงานจนถึงวันนี้ หรือบางทีคุณอาจมีนโยบายเข้าก่อนออกก่อนโดยที่คุณเริ่มจากด้านบนและลงมือทำ
วิธีแก้ไข
ถึงเวลาที่คุณจะเริ่มจัดลำดับความสำคัญของข้อความโดยด่วน ถามตัวเองคำถามเหล่านี้ทุกครั้งที่คุณได้รับคำถามใหม่:
- เป็นเรื่องเร่งด่วนหรือไม่
- มีคนอื่นรวมอยู่ด้วยหรือไม่
- มันต้องการการตอบสนองหรือไม่?
- มันเป็นคำตอบที่คุณให้บ่อยไหม?
หากไม่เร่งด่วนให้บันทึกไว้เพื่อใช้ในภายหลัง ไม่ใช่ TBD ในภายหลัง แต่เป็นเวลาจริงที่คุณกำหนดในแต่ละวันเพื่อให้ผ่านกล่องจดหมายของคุณ ถ้ามันเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่มีผู้คนมากมายที่พร้อมจะตอบคำถามได้ดีกว่า - ให้เวลาสักสองสามนาทีแล้วดูว่ามีใครในนั้นบ้าง หากไม่มีการตอบสนองที่ต้องการ: อย่าตอบกลับ และในที่สุดถ้ามันเป็นคำตอบที่คุณให้บ่อยครั้งให้คิดถึงการใช้คุณสมบัติเช่นการตอบกลับสำเร็จรูปบน Gmail หรือสร้างเอกสารที่มีแม่แบบทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว
2. คุณได้รับจดหมายข่าวมากเกินไป
คุณตื่นขึ้นมาทุกเช้าด้วยข้อความที่ยังไม่ได้อ่านมากมายรวมถึงจดหมายข่าวที่แตกต่างกันไม่น้อยกว่า 30 ฉบับ (พาดหัวข่าวด่วน! การขาย! ร้านอาหารที่ดีที่สุดในพื้นที่! ข่าวอุตสาหกรรม!) คุณนอนอยู่บนเตียงดวงตาเปิดแทบไม่ทันแล้วกวาดนิ้วทุกนิ้วลงในถังขยะโดยตรง นี่เป็นส่วนที่จำเป็นของประสบการณ์ คุณบอกตัวเอง ฉันสมัครใช้งานสิ่งเหล่านี้และตอนนี้เป็นราคาที่ฉันต้องจ่าย
ทำไมถึงเกิดขึ้น
ฉันเข้าใจแล้ว: จดหมายข่าวน่าดึงดูด เมื่อมีผู้ยิ่งใหญ่จำนวนมากออกไปคุณจะต้องพยายามเลือกสิ่งที่มีค่าจริงจากสิ่งที่ น่าสนใจ ทุกครั้งที่คุณพบจดหมายสรุปรายวันหรือรายสัปดาห์ใหม่ที่ดูเหมือนว่ามีประโยชน์จริง ๆ คุณจะถามตัวเองว่าคุณ แน่ใจจริง ๆ ก่อนส่งมอบกุญแจสีทองให้กับกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ ดังนั้นคุณสมัครสมาชิก แต่ก่อนที่คุณจะรู้และแม้ว่าคุณจะไม่มีความหมายเลยก็ตามการสมัครสมาชิกนั้นจะกลายเป็นอีกเรื่องหนึ่งอย่างรวดเร็วในการลบตอนเช้าตรู่
วิธีแก้ไข
ป้องกันสิ่งนี้ไม่ให้เกิดขึ้นโดยยกเลิกการสมัครโดยเจตนามากกว่า ทุกครั้งที่คุณสมัครรับจดหมายข่าวใหม่ให้เวลาทดลองใช้กับตัวเอง หากในตอนท้ายของหนึ่งสัปดาห์คุณไม่ตื่นเต้นที่จะเปิดมัน (หรือยังไม่ได้ทำเลย) ให้ยกเลิกการสมัคร ไม่มีคำถามถาม ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไร: ใครมีเวลาทำอย่างนั้น? คุณทำได้ด้วยแอปอย่าง Unroll.Me (สำหรับจดหมายข่าว) และ BoxBe (สำหรับผู้คน)
3. คุณมักจะสูญเสียหัวข้ออีเมลหรือลืมพวกเขาทั้งหมด
คุณกำลังทำงานกับเพื่อนร่วมงานอีกห้าคนในโครงการที่กำลังจะมาถึงและมีคนเริ่มหัวข้อเพื่อกำหนดเวลาการประชุมในสัปดาห์หน้า พิจารณางานอื่น ๆ ทั้งหมดที่คุณมีในจานของคุณคุณคิดว่ามันเป็นเรื่องดีที่จะผลักดันรายละเอียดการกำหนดตารางเล็ก ๆ นี้จนกระทั่ง ภายหลัง - ดีกว่า เมื่อบทสนทนาได้รับการพัฒนามากขึ้นและคุณต้องทำงานมากขึ้น สองสามชั่วโมงต่อมาคุณไปหาข้อความและพวกเขาก็หายไป ไม่ว่าคุณจะลองใช้คำค้นหาอะไร
ทำไมถึงเกิดขึ้น
ความเป็นไปได้สองประการ: กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิงเกินไปหรือจัดระเบียบเกินไป ฉันกำลังพูดถึงคนที่กำจัดทุกอย่างภายใต้ดวงอาทิตย์ทันทีหรือเก็บข้อความนับพันเป็นข้อความที่ยังไม่ได้อ่านนับพัน อีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับ - จากเจ้านายของคุณเพื่อนบ้านของคุณคู่ของคุณและยายของคุณ - ทั้งหมดถูกเนรเทศไปยังที่เก็บถาวรหรือนั่งในกล่องจดหมายของคุณตลอดไป
วิธีแก้ไข
ได้เวลาทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณแล้ว จัดสรรเวลาหนึ่งชั่วโมงในหนึ่งวันและอุทิศมันเพื่อไม่ทำอะไรนอกจากจัดเรียงข้อความ คุณสามารถ: ย้ายกระทู้ไปยังโฟลเดอร์ใช้แท็กติดดาวอะไรก็ได้ที่คุณต้องการเพื่อกลับมาใหม่ตรวจสอบบูมเมอแรงหรือลองใช้เครื่องมือเจ๋ง ๆ เหล่านี้ อย่าเลือกวิธีการเพียงเพื่อเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งแทนที่จะเลือกวิธีที่คุณรู้ว่าเหมาะสมกับคุณ คุณอาจต้องทดสอบระบบก่อนที่จะหาตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบ แต่เชื่อใจฉันใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการทำสิ่งนี้จะช่วยให้คุณประหยัดในระยะยาว
หากสถานการณ์เหล่านี้ฟังดูคุ้นหูคุณก็ไม่เป็นไร เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกว่ากล่องขาเข้าของคุณควบคุมชีวิตของคุณ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องยอมแพ้ แต่ให้เริ่มต้นแก้ปัญหาส่งอีเมลทางอีเมลจนกว่าคุณจะกลับมาควบคุมได้
คุณมีเทคนิคการจัดการอีเมลที่ฉันควรลองซึ่งไม่ได้รวมอยู่ด้วยหรือไม่? ทวีต @caroqliu และแจ้งให้เราทราบ!
