เป็นการดีที่เวลาของคุณออกไปจากการทำงาน (อย่างน้อยค่อนข้างจะ) ผ่อนคลาย แต่เซนโพสต์วันหยุดสามารถออกไปนอกหน้าต่างได้ทันทีที่คุณนั่งลงเพื่อจัดการกับกล่องจดหมายเข้าของคุณและรับรู้ว่ามีข้อความประมาณหนึ่งล้านข้อความรอคุณอยู่
การตอบสนองต่ออีเมลอาจสร้างความตึงเครียดได้ทุกวัน แต่มันก็ยิ่งแย่ไปกว่านั้นเมื่อพวกเขาซ้อนกัน และรู้สึกถึงความเครียดนั้นคุณอาจตั้งเป้าหมายที่จะผ่านพวกเขาให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ - เพียงเพื่อยอมรับข้อผิดพลาดทั่วไปด้านล่างนี้
ดังนั้นใช้เวลาสองสามนาทีเพื่ออ่านว่าคุณจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร: มันจะคุ้มค่า!
1. จัดลำดับความสำคัญเวลาตอบสนองต่อคุณภาพ
ในทางคณิตศาสตร์การตอบรับอย่างเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากคุณใช้เวลาหนึ่งนาทีในการอ่านอีเมลและตอบกลับหนึ่งนาทีคุณจะผ่านรายการได้เร็วกว่าถ้าคุณใช้เวลาอ่านห้านาทีและตอบกลับห้านาที
และในขณะที่คุณถูกต้องว่านี่ไม่ใช่วันที่จะถกเถียงกันภายในระหว่าง "ฟังดูดี!" กับ "ฉันเห็นด้วย" คุณไม่ต้องการเพียงแค่ตอบคำถามอย่างรวดเร็ว
“ ฟังดูดี” หรือ“ ฉันเห็นด้วย” ทำงานได้ดีพอ ๆ กันถ้ามีคนถามว่าคุณชอบแผนของพวกเขาหรือไม่ แต่พวกเขาไม่เข้าใจถ้าพวกเขาถามคำถามเฉพาะเกี่ยวกับเรื่องนี้ หมายความว่าคุณจะได้รับอีเมล อีก ฉบับ หนึ่ง จากพวกเขาและพวกเขาจะรู้ว่าคุณไม่ได้อ่านสิ่งที่พวกเขาเขียนในครั้งแรก
การแก้ไข
หากคุณมีหน้าอีเมลที่ต้องผ่านและไม่สามารถระงับความต้องการในการตอบกลับโดยเร็วให้คัดลอกและวางคำตอบทั่วไป ลองนี่“ ฉันจะใช้จ่ายวันนี้เพื่อติดตามอีเมล หากคุณต้องการคำตอบก่อน 17.00 น. โปรดส่งอีเมลฉันกลับและแจ้งให้เราทราบ "
ใช่มันเป็นขั้นตอนพิเศษ แต่ถ้าเป้าหมายอันดับหนึ่งของคุณคือการกลับไปหาทุกคนสิ่งแรกจะช่วยให้คุณทำเช่นนั้นแล้วหายใจออกและใช้เวลาตอบสนองของคุณ
2. การส่งต่อทุกสิ่งด้วย“ FYI”
ในหัวของคุณคุณกำลังแบ่งปันการอัปเดตสถานะเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถบอกคุณได้ว่าต้องทำอะไรต่อไป แต่ในหัวของผู้รับคุณกำลังพูดว่า สิ่งนี้ได้รับการดูแล คุณกำลังใช้แนวทาง“ มันฝรั่งร้อน” เป็นหลักในการส่งอีเมลโดย ถือว่า ความรับผิดชอบตกอยู่กับใครก็ตามที่ได้รับ - ซึ่งหมายความว่ามีความเป็นไปได้ที่ดีในการสื่อสารผิดพลาด
นี่คือเหตุผลว่าทำไม Jenni Maier บรรณาธิการผู้จัดการของ Muse เขียนว่า“ อีเมลทุกฉบับควรมีขั้นตอนต่อไป (แม้ว่าจะเป็น 'ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ')
เมื่อคุณส่งอีเมลมันฝรั่งร้อนหนึ่งในสองสิ่งจะเกิดขึ้น คุณจะได้รับมันกลับมาพร้อมกับคำถาม (ดังนั้นสิ่งที่คุณทำคืองานซ้ำซ้อน) หรืออาจแย่กว่านั้นคือพวกเขาจะไม่พูดอะไรเลยและคุณแต่ละคนก็คิดว่าอีกคนหนึ่งคือคนที่กำลังก้าวไปข้างหน้า
การแก้ไข
รับคำแนะนำจาก Maier และทำให้แน่ใจว่าข้อความมีเจตนาชัดเจน หากคุณกำลังส่งบางอย่างไปเพื่อปิดการวนรอบมันก็โอเคที่จะพูดอย่างนั้นหรือแม้กระทั่ง“ สำหรับการอ้างอิงของคุณ” ระบุสิ่งที่คุณต้องการจากบุคคลอื่นอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ชัดเจนก่อนซึ่งหมายความว่าคุณจะต้อง จับตัวเองถ้าสิ่งที่คุณต้องการจริงๆคือการก้าวไปข้างหน้าก่อนที่จะแบ่งปันความก้าวหน้าของคุณ
3. การตอบสนองตามลำดับที่พวกเขาเข้ามา
แผนของคุณที่จะตอบสนองต่อลำดับเหตุการณ์ย้อนกลับนั้นมีเจตนาดี: คุณต้องการกลับไปหาคนที่รอคอยมานานที่สุดก่อน อย่างไรก็ตามมันไม่ใช่แผนการที่ชาญฉลาดหากเป้าหมายของคุณคือการมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ตรงประเด็น: ฉันทำงานกับคนที่ไปเที่ยวพักผ่อนสองสัปดาห์และเมื่อเขากลับมาเขาตอบอีเมลที่เก่าแก่ที่สุดของเขาก่อน นี่หมายความว่าเขาติดตามคำถามของฉันเพื่อถามว่าพวกเขาถูกจัดเรียงหรือไม่ - ก่อนที่เขาจะเห็นลูกโซ่ต่อมาที่จุดติดต่อของเขาแก้ไขปัญหาเหล่านั้นให้ฉันได้
“ คุณได้รับสิ่งนี้หรือไม่” และ“ ไม่เป็นไร! เห็นไหม!” อีเมลไม่จำเป็นและถ้าเป้าหมายทั้งหมดของคุณคือการตามทันคุณไม่ต้องการเสียเวลากับมัน
การแก้ไข
นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีสำหรับ LIFO: วิธีเข้าครั้งสุดท้ายออกก่อน เพราะอย่างที่ Muse COO Alex Cavoulacos อธิบายว่า“ เทคนิคนี้เป็นการบอกกล่าวล่วงหน้าเกี่ยวกับการจัดการสิ่งของเก่า ๆ ด้วยตัวเอง”
กล่าวอีกนัยหนึ่งตามเวลาที่คุณได้รับอีเมลที่มีคนส่งเมื่อสัปดาห์ที่แล้วอาจเป็นไปได้ว่าพวกเขาจัดการสิ่งที่พวกเขาถามคุณแล้ว และหากพวกเขายังต้องการความสนใจของคุณเร็วกว่านั้นฉันก็ยินดีที่จะเดิมพันว่าพวกเขาจดบันทึกวันที่ส่งคืนใน OOO ของคุณและส่งการติดตามที่กำลังนั่งอยู่ด้านบนกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณกลับมา
เมื่อคุณดูข้อความที่มีค่าต่อสัปดาห์สิ่งล่อใจของคุณอาจเป็นเพียงการดำน้ำ แต่ถ้าคุณไตร่ตรองว่าคุณจะตอบอย่างไรคุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปและช่วยตัวเองไม่ให้ตอบกลับ อีกครั้ง
