เมื่อคุณถูกขอให้เขียนจดหมายแนะนำคุณควรรู้สึกปลื้มใจและหวังว่าจะช่วยเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงานเก่าของคุณ อย่างไรก็ตามสถานการณ์นี้อาจทำให้คุณหงุดหงิดเพราะคุณกำลังช่วยตัดสินอนาคตของใครบางคน! คุณจะปรับคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดของเธอให้อยู่ในหน้าเล็ก ๆ เพียงหน้าเดียวได้อย่างไร ถ้าคุณไม่พูดในสิ่งที่ถูกต้องล่ะ
หยุดและหายใจ การเขียนจดหมายไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวดโดยเฉพาะถ้าคุณรู้สึกในแง่บวกเกี่ยวกับบุคคลที่คุณแนะนำ ฉันเขียนจดหมายจำนวนมากในชีวิตประจำวันของฉันแม้แต่ ghostwriting พวกเขาสำหรับ CEO ของ บริษัท ต่าง ๆ (ใช่ผู้บริหารมอบหมายงานนี้) และตลอดทางฉันได้เรียนรู้บางสิ่งที่ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเขียนจดหมายที่จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้รับการว่าจ้าง
1. ทำวิจัยพื้นหลังของคุณ
สามารถขอจดหมายแนะนำด้วยเหตุผลมากมายทั้งใบสมัครงานการเสนอชื่อเข้าชิงรางวัลการยอมรับเข้าโรงเรียนหรือคณะกรรมการและอื่น ๆ ดังนั้นแม้ว่าคุณจะรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันของผู้สมัครจรรยาบรรณในการทำงานและความสำเร็จในอดีตคุณก็ยังไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ ค้นหาสาเหตุที่ผู้แนะนำขอจดหมายจากคุณและสิ่งที่ผู้อ่านของเธอจะมองหา
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนให้แน่ใจว่าได้ถามสิ่งต่อไปนี้:
คำถามเหล่านี้จะช่วยชี้แนะเนื้อหาของจดหมายของคุณและจะทำให้แน่ใจว่าคุณได้ตำแหน่งผู้สมัครสำหรับงานหรือรางวัลในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
2. ทำตามสูตร
จดหมายแนะนำควรกล่าวถึงสามสิ่ง: ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัครการประเมินผลงานของเธอและวิธีเปรียบเทียบกับคนอื่น ๆ ที่คุณเคยทำงานด้วยในตำแหน่งที่คล้ายกัน (หรือทำไมเธอถึงโดดเด่น) ดังนั้นในขณะที่คุณกำลังเขียนโครงสร้างจดหมายรอบ ๆ พื้นที่เหล่านั้น:
อธิบายความสัมพันธ์ของคุณ
ก่อนอื่นให้อธิบายลักษณะการทำงานของคุณกับผู้สมัครถึงจุดเริ่มต้นของจดหมาย นี่อาจเป็นคำแถลงง่ายๆเมื่อคุณทำงานกับเธอนานเท่าไหร่และเท่าไหร่ ตัวอย่างเช่น:“ เจนเป็นผู้บริหารบัญชีที่ บริษัท ของฉันตั้งแต่ปี 2010 ถึง 2013 ซึ่งเธอรับผิดชอบการวางแผนพัฒนาและดำเนินการกลยุทธ์การตลาดสำหรับลูกค้ารายใหญ่ห้ารายของเรา ในฐานะผู้จัดการของเธอฉันเห็น … ”
ประเมินผู้สมัคร
หลังจากอธิบายความสัมพันธ์ของคุณแล้วการประเมินผลงานของเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นสิ่งที่สำคัญลำดับถัดไป นี่ควรเป็นเนื้อของจดหมายของคุณแม้ว่าเนื้อหาที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปตามสิ่งที่คุณแนะนำให้เธอ ตัวอย่างเช่นหากคุณรู้ว่าตำแหน่งที่เธอสมัครนั้นอยู่ในการจัดการคุณอาจต้องการเน้นว่าเธอทำงานได้ดีเพียงใดในทีมของคุณและความสามารถตามธรรมชาติของเธอในการเป็นผู้นำที่ดี หากตำแหน่งที่เธอสมัครเป็นตำแหน่งทางเทคนิคมากขึ้นหรืออาจเป็นตำแหน่งงานเขียนให้มุ่งเน้นไปที่ความสามารถของเธอในการเล่นปาหี่หลายโครงการในคราวเดียวในขณะที่ให้ผลลัพธ์
ไม่ว่าในกรณีใดคุณจะต้องอธิบายสิ่งที่คุณเห็นในงานของเธอและชี้ไปที่ผลลัพธ์ที่จับต้องได้ โปรดจำไว้ว่ามันจะดีกว่าที่จะแสดงไม่บอก ถ้าคุณบอกว่าเธอสามารถพัฒนาและใช้กลยุทธ์ทางการตลาดที่ซับซ้อนให้ชี้ไปที่สิ่งต่าง ๆ เช่นงบประมาณการตลาดโดยรวมที่เธอจัดการและร้อยละเพิ่มยอดขายของทีมขายในช่วงที่เธอดำรงตำแหน่ง ตัวเลขหรือสถิติใด ๆ ที่คุณสามารถอ้างอิงได้จะช่วยให้เห็นภาพที่ชัดเจนว่าเธอประสบความสำเร็จอย่างไร
ทำการเปรียบเทียบเพื่อประทับตราดีล
การเปรียบเทียบผู้สมัครกับคนอื่น ๆ ที่คุณทำงานด้วยอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเสนอคำแนะนำที่แข็งแกร่ง คุณอาจพูดว่าบางคนเป็น“ ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพที่สุดที่ฉันเคยทำงานด้วย” หรือ“ หนึ่งในสามคนแรกที่ฉันเคยจัดการ” แน่นอนใช้งบที่คุณเชื่ออย่างแท้จริง!
นี่อาจเป็นวิธีที่จะบรรเทาความกังวลใด ๆ ที่ผู้จัดการการจ้างงานอาจมี ตัวอย่างเช่นหากคุณแนะนำผู้สมัครที่ยังเด็กหรือผู้ที่ไม่มีประสบการณ์มากบอกว่าเธอแสดงให้เห็นว่า“ วุฒิภาวะและการคิดเชิงกลยุทธ์ดีเกินกว่าอายุและระดับประสบการณ์ของเธอ” สามารถไปได้ไกล
หากเป็นไปได้ให้ใช้เรื่องราวหรือเรื่องราวเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อสาธิตด้านใดด้านหนึ่ง มันง่ายที่จะอ่านผ่านตัวอักษรและดูว่าผู้สมัครที่มีคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง แต่ในท้ายที่สุดก็โยนมันทิ้งเพราะไม่มีสิ่งที่น่าทึ่งหรือเป็นรูปธรรมที่จะจำเธอได้ ในทางกลับกันก็เป็นการยากที่จะลืมคนที่ส่งผลกระทบอย่างชัดเจนและเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงานในอดีตของเธออย่างแท้จริง
3. ใส่ในสัมผัสสุดท้าย
ตอนนี้โลจิสติกส์: ประการแรกผู้รวบรวมและอ่านจดหมายแนะนำน่าจะยุ่งและมีหน้าอื่น ๆ มากมายให้อ่าน เพื่อให้เกิดผลกระทบมากที่สุดอย่างรวดเร็วให้จดหมายของคุณสั้น (ไม่เกินหนึ่งหน้า) และตรงประเด็น ในแง่ของเสียงคุณต้องการเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ แต่ก็กระตือรือร้น คำแนะนำอุ่น ๆ อาจจะเป็นคำแนะนำที่แย่ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณถ่ายทอดว่าคุณชอบผู้สมัครมากแค่ไหน
ใช้หัวจดหมายของ บริษัท ของคุณและรวมถึงลายเซ็นและข้อมูลการติดต่อของคุณที่ด้านล่าง รวมถึงวันที่ที่อยู่ผู้รับด้วยชื่อ (ถ้าเป็นไปได้) และลงท้ายด้วยคำแถลงเกี่ยวกับความตั้งใจของคุณที่จะพูดคุยกับผู้สมัครต่อไปเช่น“ หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมโปรดอย่าลังเลที่จะโทรหาฉัน”
ตัวอักษรเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของคำแนะนำประเภทต่าง ๆ ที่คุณอาจถูกขอให้ทำ แต่ขั้นตอนเหล่านี้สามารถช่วยคุณผ่านรูปแบบใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะทำหน้าที่เป็นข้อมูลอ้างอิงของอดีตพนักงานทางโทรศัพท์หรือแนะนำเพื่อนร่วมงานใน LinkedIn ทำการค้นคว้าของคุณทำตามรูปแบบและกระตือรือร้น คุณ (และเพื่อนร่วมงานของคุณ) ควรจะดีไป!
สุดท้ายโปรดจำไว้ว่าหากเพื่อนร่วมงานขอคำแนะนำจากคุณคุณมีผลกระทบต่อเธอและเธอจะขอบคุณตลอดไปหากคุณช่วยเหลือเส้นทางสู่ความสำเร็จ กระบวนการเขียนจดหมายอาจดูเครียด แต่ก็เป็นเกียรติจริงๆ
