เมื่อทำถูกต้องการประชุมวิดีโอเสมือนจริงโดยเฉพาะ Google แฮงเอาท์สามารถนำทีมที่อยู่ห่างไกลมารวมกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและอนุญาตให้ทุกคนมีส่วนร่วมโดยไม่มีบรรยากาศของห้องประชุมที่มืดสลัว สำหรับการประชุม?)
แต่เมื่อทำผิด Google Hangouts อาจเสียเวลามากไม่ต้องพูดถึงสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิและอึดอัดใจมาก (การหยุดชั่วคราว 15 วินาทีนั้นไม่สนุกเลย)
ต้องการมี Google Hangout ที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จซึ่งไม่ได้ทำให้ทุกคนคลั่งไคล้ใช่ไหม ต่อไปนี้เป็นสิ่งสำคัญสองประการที่ควรคำนึงถึง
1. วางแผนเช่นเดียวกับการประชุมอื่น ๆ
โดยทั่วไปเพียงเพราะคุณไม่จำเป็น ต้อง อยู่ในที่ทำงานเพื่อการประชุมไม่ได้หมายความว่าคุณจะหยุดการเตรียมการ ท้ายที่สุดคุณยังต้องการให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็ว (และเจ็บปวด) ที่สุด
ความหมาย: ทำแผนเกม หากคุณกำลังแฮงเอาท์ส่งวาระสั้น ๆ ให้ทุกคนทราบล่วงหน้าเพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าควรคาดหวังอะไรและเตรียมอะไรบ้าง หากคุณไม่ได้ใช้การประชุมแนะนำให้คนที่ทำเช่นนั้นเพื่อให้เขาหรือเธอส่งอีเมลสั้น ๆ กับจุดพูดคุยหลัก ฉันเคยนั่งอยู่ในการประชุมเสมือนที่คนทำงานลืมบอกพนักงานคนอื่นเพื่อหาเอกสารเฉพาะ (และสำคัญ) ไว้ล่วงหน้าดังนั้นคนนั้นจึงใช้เวลา 20 นาทีในระหว่างการประชุมเพื่อค้นหากล่องจดหมายของเขา บอกพวกเราที่เหลืออย่างเชื่องช้านั่งที่คอมพิวเตอร์ของเราโดยไม่รู้ว่าจะทำอะไร
แต่คุณสามารถหลีกเลี่ยงเวลาที่เสียไปได้ง่าย ๆ โดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าพวกเขาควร“ นำ” กับพวกเขาก่อนเวลาและพร้อมที่จะเข้าร่วมทันทีที่พวกเขาลงชื่อเข้าใช้
เคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ : ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการแชทของ Google Hangout ทางด้านขวาของหน้าจอเพื่อเขียนวาระที่ทุกคนสามารถอ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียด แต่สามารถทำหน้าที่เป็นตัวชี้นำให้ทุกคนติดตามและจดจ่อได้
2. หารือเกี่ยวกับรูปแบบล่วงหน้า
Google แฮงเอาท์นั้นอาจดูอึดอัดกว่าการประชุมแบบตัวต่อตัว เมื่อคุณและผู้คนจำนวนมากนั่งอยู่ในห้องทางกายภาพมันง่ายที่จะเลือกตัวชี้นำของร่างกายเพื่อหาว่าใครกำลังจะพูดต่อไปหรือความรู้สึกทั่วไปของการประชุมคืออะไร แต่เมื่อคุณนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ไม่สามารถมองเห็นอะไรเลยนอกจากใบหน้าของบุคคล มันค่อนข้างยาก
อีกครั้งความอึดอัดใจจำนวนมากสามารถลดลงได้ถ้าทุกคนรู้รูปแบบของการประชุมล่วงหน้า คนคนหนึ่งจะพูดมากกว่าคนอื่นหรือเปล่า? ขอให้สมาชิกคนอื่น ๆ ของการประชุมเข้ามาในแฮงเอาท์โดยปิดเสียงไมโครโฟน เซสชั่นเป็นระดมสมองโต๊ะกลมหรือไม่? บอกให้ผู้คนรู้ว่าพวกเขาจะถูกสั่งให้นำเสนออะไรเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องจัดการกับทุกคนที่พูดคุยกันหรือคนที่ไม่สบายใจ“ งั้นใครจะไปต่อไปได้” หยุดชั่วคราว (สิ่งเหล่านี้เลวร้ายที่สุด)
3. ใช้แอป Google Hangout
หลายคนไม่ทราบว่าไอคอนสองสามอันสามารถช่วยชีวิตในการประชุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณพยายามทำให้มันเป็นไปโดยเร็วที่สุด
เห็นไอคอนไมโครโฟนตัวนั้นเหรอ? นั่นคือปุ่มปิดเสียง ใช้มันหากสภาพแวดล้อมของคุณมีเสียงรบกวนหรือหากคุณกำลังพิมพ์บางอย่างขณะที่คนอื่นกำลังพูด เป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมมากสำหรับคนอื่น ๆ ใน Hangout ของคุณ
นอกจากนี้หากคุณอยู่ในการประชุมที่คุณกำลังพยายามดูเอกสารหรือหน้าเว็บพร้อมกันให้ใช้ตัวเลือกการจับภาพหน้าจอของ Google Hangout ฉันอยู่ใน Google แฮงเอาท์มากเกินไปซึ่งมีผู้คนมากมายพยายามดูหน้าเว็บเดียวกันบนคอมพิวเตอร์ของตัวเอง (และไม่ได้สนใจแฮงเอาท์จริงๆ) และในสถานการณ์เหล่านี้นี่คือสิ่งที่มาจากสวรรค์
Google มีแอปอื่น ๆ เป็นจำนวนมากสำหรับแฮงเอาท์โดยเฉพาะดังนั้นโปรดตรวจสอบและดูว่าอะไรดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ จากกระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริงที่เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถวาดภาพในการระดมสมองไปจนถึงแอปเล็ก ๆ แปลก ๆ ที่ให้หนวดและหมวกตลก ๆ ให้กับทุกคนคุณจะพบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้แฮงเอาท์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
โดยรวมแล้วการประชุม Google แฮงเอาท์นั้นมีประสิทธิภาพเท่ากัน (หากไม่มาก) กว่าการประชุมแบบบุคคล พวกเขาเพียงแค่ฝึกฝนและวางแผนล่วงหน้า แต่ถ้าคุณสามารถทำให้ทุกคนในหน้าเดียวกันเข้าไปได้มันจะราบรื่นและไม่น่าอึดอัด
