เป็นการยากที่จะจินตนาการถึงชีวิตที่ปราศจากอีเมลโดยเฉพาะในที่ทำงาน เราใช้มันเพื่อขอความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานเราใช้มันเพื่อขอคำแนะนำจากผู้จัดการของเราและบางครั้ง (หรือไม่เช่นนั้นเป็นครั้งคราวขึ้นอยู่กับนิสัยของคุณ) เราใช้มันเพื่อขอขยายเวลา
ด้วยที่กล่าวว่ามีคำขอไม่กี่คนที่ไม่ควรทำแบบนี้ เช่นอะไร? ฉันจะบอกคุณเพื่อที่คุณจะไม่ทำผิดพลาด (อย่างที่หลายคนทำ) คิดว่าอีเมลเป็นที่แรกที่คุณควรหันเมื่อคุณต้องการบางสิ่งบางอย่าง
1. คำขอที่ต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว
คุณเคยไปที่นั่นมาก่อน: ส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานของคุณที่ต้องการคำตอบโดยเร็วแล้วสงสัยว่าทำไมบนโลกที่คุณยังไม่ได้รับคำตอบห้าจากนั้น 10 และ 30 นาทีในภายหลัง แต่มันเป็นความผิดของเพื่อนร่วมงานของคุณที่ไม่ได้ถูกจับจ้องที่กล่องจดหมายของเขาหรือเธอทุกวินาทีหรือไม่ บางทีเธออาจจะอยู่ในการประชุม บางทีเขาอาจเป็นอาหารกลางวัน บางทีเธอกำลังทำงานในโครงการขนาดใหญ่และได้ปิดอีเมลของเธอแล้ว
อ้างถึงโปรแกรมเมอร์ Cyrus Stoller นักเขียน Muse Lily Herman อธิบายว่าคุณควรส่งอีเมลถึงใครบางคน“ ถ้าคุณต้องการสิ่งที่ทำภายในสองสามวันถัดไป” ต้องการคำตอบภายในหนึ่งชั่วโมงหรือโลกจะจบลง? ไปที่โต๊ะของบุคคล ไม่มี? รับโทรศัพท์และโทร ไม่มีคำตอบ? ส่งข้อความ “ อีเมล ไม่ ควรเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการแก้ไขสิ่งใด ๆ ที่จำเป็นต้องรู้หรือจัดการในแบบเรียลไทม์” เฮอร์แมนเขียน
2. การขอเพิ่ม
เรารู้ว่ามี“ ตัวอย่างอีเมลขอเพิ่ม” มีอยู่ออนไลน์ - เราก็เคยเห็นเช่นกัน แต่เนื่องจากมีอยู่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้หรือควรใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างเทมเพลตนั้นให้มีความละเอียดมากขึ้น นั่นเป็นเพราะเมื่อมันมาถึงการเจรจาต่อรองเงินเดือนเสียงของคุณมีความสำคัญเช่นเดียวกับสิ่งที่คุณพูด
และเสียงที่ถูกต้องในอีเมลนั้นเป็นเรื่องยุ่งยาก ในข้อความที่ขอเพิ่มคุณแสดงให้เห็นว่าคุณมีความหวัง แต่ไม่หมดหวังหรือมั่นใจ แต่ไม่หยิ่ง? (คำแนะนำ: คุณทำไม่ได้ยกเว้นว่าคุณเลือกเติมอีโมติคอนในอีเมลของคุณ)
ดังนั้นในขณะที่คุณสามารถขอนัดพบกับผู้จัดการของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับเส้นทางอาชีพของคุณ (หรือการเพิ่มของคุณ) ทางอีเมลคุณควรถามจริงด้วยตนเอง
3. การขอเปลี่ยนกิจวัตรประจำวันของคุณ
บางครั้งเรามีตัวเลือก (ยอดเยี่ยม) เพื่อเลือกเวลาและสถานที่ที่เราทำงาน อย่างไรก็ตามด้วยความยืดหยุ่นนั้นจึงมีความรับผิดชอบในระดับหนึ่ง หากคุณเพิ่งรู้ว่าคุณทำงานได้ดีขึ้นในเวลากลางคืนหรือที่ทำงานที่คุณต้องการไม่ได้อยู่ในสำนักงาน แต่จริง ๆ แล้วอยู่บนโซฟาร้านกาแฟอย่าเปลี่ยนกิจวัตรประจำวันโดยไม่ถามเจ้านายของคุณ
แต่อย่าถามด้วยอีเมลเช่นกัน โอกาสที่หัวหน้าของคุณต้องการคำอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำและวิธีการที่กำหนดการใหม่ของคุณจะได้รับประโยชน์ไม่ใช่แค่คุณ แต่ทีมใหญ่ การสนทนาแบบตัวต่อตัวสามารถช่วยให้คุณฟังได้อย่างจริงใจและโน้มน้าวเขาหรือเธอว่ามันเป็นประโยชน์สูงสุดของทุกคน - ไม่ใช่แค่ข้อแก้ตัวให้คุณนอนในภายหลัง
เพียงเพราะอีเมลกลายเป็นหนึ่งในวิธีการติดต่อที่เป็นที่นิยม (ถ้าไม่ใช่มากที่สุด) ในการติดต่อผู้คนไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้ทุกสิ่ง โดยไม่ต้องคิดสองครั้งก่อนที่คุณจะคลิกที่ปุ่มส่งคุณสามารถส่งชื่อเสียงงานออกไปได้
