31 เคล็ดลับในการทำให้อีเมล์ดูดน้อย - รำพึง

อีเมล์: เรารักมันเราเกลียดมันเราชอบที่จะเกลียดมัน แต่เนื่องจากมันจะไม่ไปไหนทุกเวลาเร็ว ๆ นี้เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณให้ดีที่สุด

จากเคล็ดลับในการเพิ่มพลังให้กับกล่องจดหมายล้นของคุณไปจนถึงกลยุทธ์ที่จะช่วยให้คุณได้รับน้อยลงตั้งแต่แรกจนถึงวิธีที่ชาญฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่คุณส่งมีผลกระทบอย่างมากเรามีทุกสิ่งที่คุณต้องการ โรงไฟฟ้าการสื่อสาร

ถ้าคุณต้องการ: เก็บกล่องจดหมายของคุณชัดเจน

1. วิธีที่ง่ายที่สุดในการหยุดรับอีเมลจำนวนมากตั้งแต่แรกคือการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวหลายสิบฉบับที่คุณตั้งใจจะอ่าน แต่ไม่เคยทำเลย Unroll.me เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการระบุตัวดูดเหล่านั้นในกล่องจดหมายของคุณและยกเลิกการสมัครจำนวนมาก

2. หากคุณได้รับจดหมายที่ไม่ต้องการจำนวนมากจากบุคคลคุณสามารถลองใช้ BoxBe BoxBe ใช้สิ่งที่เรียกว่า "รายชื่อผู้เยี่ยมชมส่วนบุคคล" เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับอีเมลจากบุคคลที่มีความสำคัญต่อคุณในขณะที่คัดกรองข้อความจากคนอื่นไปยัง "รายการที่รอคอย" ทุกคนที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อแขกของคุณ ขอให้ยืนยันข้อความก่อนส่งถึงกล่องจดหมายของคุณ

3. ลองใช้อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ - และไม่เฉพาะเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน การตอบกลับอัตโนมัติของคุณไม่ต้องยาวหรือมีรายละเอียด แต่ข้อความ“ สวัสดีฉันได้รับอีเมลของคุณแล้วและจะติดต่อกลับเมื่อคุณสามารถ!” ข้อความอาจทำให้บีเว่อร์กระตือรือร้นส่งอีเมลติดตามก่อน คุณมีโอกาสตอบกลับ นี่คือวิธีการตั้งค่า

4. ต้านทานการกระตุ้นให้ตอบอีเมลทุกวิธีอย่างถูกต้อง ตามที่ Alexandra Franzen อธิบาย“ อีเมล 'เร่งด่วน' จำนวนมากมักจะแก้ไขตัวเองโดยที่คุณไม่ต้องให้ความช่วยเหลือ ด้วยการเลือกที่จะไม่ตอบสนองทันทีคุณกำลังฝึกฝนผู้คนให้สามารถพึ่งพาตนเองได้มากขึ้นในขณะเดียวกันก็สร้างความคาดหวังที่มีเหตุผลและมีเหตุผลเกี่ยวกับความรวดเร็วในการตอบคำถามของคุณ”

5. ป้องกันอีเมลติดตามโดยสิ้นสุดข้อความของคุณด้วยคำแนะนำที่ชัดเจนแทนที่จะเป็นคำถาม แทนที่จะพูดว่า“ เราควรจะเชื่อมต่อใหม่ในสัปดาห์หน้าใช่ไหม?” ลอง“ ฉันจะโทรหาคุณอีกครั้งในเช้าวันอังคารเพื่อเชื่อมต่อใหม่” หากวิธีนี้ไม่ได้ผลผู้รับของคุณจะแจ้งให้คุณทราบ ไม่จำเป็นไปมา

ถ้าคุณต้องการ: ลดเวลาที่ใช้ในการส่งอีเมล

1. ต้องการเก็บอีเมลของคุณทั้งสั้นและมีประสิทธิภาพหรือไม่ มุ่งมั่นที่จะทำให้ทุกประโยคมีความยาวห้าประโยค - หรือน้อยกว่านั้น มีแม้กระทั่งเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยเหลือ: five.sentenc.es! ตามที่อธิบายไว้“ ปฏิบัติต่อการตอบกลับอีเมลทั้งหมดเช่นข้อความ SMS โดยใช้จำนวนตัวอักษรต่อการตอบสนอง เนื่องจากมันยากเกินกว่าที่จะนับตัวอักษรเราจึงนับประโยคแทน” ต้องการคำแนะนำในการทำให้สิ่งต่าง ๆ สั้น แต่ยังสุภาพ? Elliott Bell มีเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยม

2. หากคุณพบว่าคุณส่งอีเมลข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกให้บันทึกเทมเพลตในโฟลเดอร์ฉบับร่างของคุณ (ที่นี่คือ 27 ถึงเริ่มต้นด้วย) หรือใช้ประโยชน์จากห้องปฏิบัติการ "ตอบกลับสำเร็จรูป" ของ Gmail ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกคำตอบจำนวนมาก ลงในอีเมลของคุณ (ดูวิธีการตั้งค่าความเอื้อเฟื้อของ Gadgetwise)

3. ส่งอีเมลจำนวนมากจากโทรศัพท์ของคุณ? ลองใช้ข้อความอัตโนมัติซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณพิมพ์ตัวย่อที่กำหนดเองแล้วขยายเป็นข้อความแจ้งเตือนที่สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่นการพิมพ์“ rl8” สามารถขยายเป็น“ ฉันทำงานช้า” ซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อคุณกำลังวิ่งไปประชุม (นี่คือวิธีตั้งค่า)

4. เว้นเสียแต่ว่างานของคุณจะทำให้คุณตอบสนองต่ออีเมลได้ทันทีให้ตั้งค่าเพียงไม่กี่ครั้งต่อวันที่คุณจะตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณ เวลานี้อาจแตกต่างกันไปทุกวันมันแค่ต้องมีเจตนา (ตัวอย่างเช่นวันนี้ฉันจะตั้งเวลา 9-10.00 น. เพื่อเข้าไปในกล่องจดหมายของฉันแล้วฉันจะดูอีกครั้งจาก 4-5)

5. เพิ่มสองแท็ก (หรือตัวกรองใน Gmail) ลงในกล่องจดหมายของคุณ:“ การตอบกลับอย่างรวดเร็ว” และ“ ต้องใช้เวลาที่มุ่งเน้น” เมื่อคุณรู้ว่าคุณมีช่วงเวลาที่ไม่มีการขัดจังหวะเริ่มต้นด้วยการเปิดโฟลเดอร์เวลาที่มุ่งเน้น ต้องจัดการ และครั้งต่อไปที่คุณมีเวลาว่างสองสามนาทีในขณะที่รอรถบัสหรืออยู่ในสายกาแฟให้เปิดโฟลเดอร์ "ตอบกลับด่วน" ของคุณแทนการตรวจสอบ Instagram

6. ตั้งค่าอีเมลของคุณเพื่อให้เมื่อคุณจัดการกับอีเมลเดียวแล้วลบออกหรือลบทิ้งคุณจะถูกนำไปยังอีเมลถัดไปในกล่องจดหมายของคุณแทนที่จะกลับไปที่รายการอีเมล (สำหรับ Gmail คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ผ่านตัวเลือก Auto-Advance ใน Gmail Labs) ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่คุณตัดสินใจว่าจะใช้ข้อความใดต่อไป!

7. ต้องการรับอีเมลจำนวนมากในช่วงเวลาสั้น ๆ หรือไม่? ลองใช้เกมอีเมลซึ่งให้เวลาห้านาทีในการรับอีเมลให้ได้มากที่สุดและให้รางวัลกับคุณ นอกจากนี้ยังมุ่งเน้นไปที่การจัดการอีเมลครั้งละ 10-20 ครั้งทำให้การต่อสู้ในกล่องจดหมายของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น

ถ้าคุณต้องการ: จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

1. อย่าเก็บอีเมลทั้งหมดของคุณไว้ในกล่องจดหมายไม่ว่าจะเป็นลบไฟล์หรือเก็บถาวรเมื่อถูกจัดการแล้ว การศึกษาในปี 2011 จากสถาบันประสาทวิทยาศาสตร์ของพรินซ์ตันระบุว่า“ เมื่อสภาพแวดล้อมของคุณรกไปหมดความวุ่นวายจะจำกัดความสามารถในการมุ่งเน้นของคุณ” นี่เป็นเรื่องจริงของสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ยิ่งคุณสามารถเห็นอีเมลได้มากเท่าไหร่ก็จะยิ่งมีเวลามากขึ้นเท่านั้นที่สมองของคุณจะใช้ความคิดเกี่ยวกับอีเมลเหล่านั้นมากขึ้น

2. สำหรับคนที่ไม่ชอบรายการที่ต้องทำทางออกที่ง่าย (หรือพวกเขาคิดว่า) คือการใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นหนึ่งเดียว แต่สำหรับงานจริงเช่น "สร้างข้อเสนอสำหรับลูกค้าใหม่" หรือ "ชำระค่าเช่าสำนักงาน" ได้เวลาหาระบบรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะกับคุณ การใช้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำทำให้เวลาของคุณอยู่ในมือของคนอื่น - ด้วยอีเมลใหม่แต่ละฉบับจะมีสิ่งที่ต้องทำใหม่ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตาม แต่การเพิ่มงานลงในรายการที่ต้องทำอย่างมีสตินั้นเป็นโอกาสที่จะตรวจสอบว่าคุณควรทำเช่นนั้นจริง ๆ ตอนนี้แทนที่จะเป็นงานอื่น

3. คุณสามารถใช้ Gmail เพื่อให้บางอีเมลข้ามกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นหากคุณจ่ายบิลเคเบิลอัตโนมัติคุณสามารถเก็บถาวรได้โดยอัตโนมัติและเพิ่มป้ายกำกับ "การเงิน" คุณไม่จำเป็นต้องดู แต่ถ้าคุณต้องการคุณรู้ว่าจะหาที่ไหน กำลังพูดถึงการค้นหาสิ่งต่าง ๆ …

4. ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลใด ๆ ให้อ่านเพื่อความสามารถในการค้นหา คุณจะค้นหาอะไรเพื่อค้นหาอีเมลนี้ในภายหลัง คำเหล่านั้นในอีเมลหรือไม่ คุณอาจต้องการเปลี่ยน“ บันทึกย่อจากการพบปะกับแจ็ค” เป็น“ บันทึกย่อจากการประชุมสิงหาคมกับแจ็คสมิ ธ จากอเมซอน”

5. จริงๆแล้วมีคำสั่งการค้นหามากมายที่ทำให้การค้นหาอีเมลเก่าทำได้ง่ายขึ้นมาก ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีค้นหาอีเมลตามหัวเรื่องหัวข้อผู้ส่งและอื่น ๆ

ถ้าคุณต้องการ: ทำให้กล่องขาเข้าของคุณเย็นขึ้น

1. เคยหวังว่าคุณจะสามารถแปะโน้ตไปที่กล่องจดหมายของคุณหรือไม่? Notes a Gmail ที่มีชื่อเหมาะจะช่วยให้คุณสามารถติดโน้ตและแท็กลงในข้อความอีเมลใด ๆ ได้ - ปักหมุดบันทึกย่อไปยังเธรดอีเมลที่ด้านบนของมุมมองอีเมลที่ส่งของคุณหรือที่อื่น ๆ ในกล่องจดหมายของคุณ

2. Gmail add-on Rapportive เป็นความฝันของเครือข่าย: ปลั๊กอินแสดงข้อมูลเครือข่ายสังคมของผู้ติดต่อของคุณในกล่องจดหมายของคุณดังนั้นคุณสามารถเชื่อมต่อกับพวกเขาใน LinkedIn, Facebook และ Twitter โดยไม่ต้องออกจาก Gmail นอกจากนี้คุณยังสามารถดูรายการบันทึกย่อของอีเมลล่าสุดจากพวกเขาและบันทึกย่อส่วนตัวเพื่อแนบไปยังที่อยู่ในบัญชีของคุณ

3. เช่นเดียวกับ Gmail ในสเตียรอยด์ Gmelius เป็นส่วนเสริมของเบราว์เซอร์สำหรับ Chrome, Firefox และ Opera ที่ช่วยเพิ่มประสบการณ์ Gmail ของคุณกับทุกอย่างตั้งแต่ส่วนติดต่อที่ได้รับการทำความสะอาด (ไม่มีโฆษณาอีกต่อไป!) อีกคุณสมบัติที่โปรดปรานคือปุ่ม "ยกเลิกการสมัคร" โดยอัตโนมัติซึ่งจะแทนที่ปุ่ม "จดหมายขยะ" ของ Gmail ทุกครั้งที่ Gmelius ตรวจพบรายชื่อผู้รับจดหมาย

4. คุณรู้อีเมลเหล่านั้นที่คุณรู้ว่าคุณจะไม่ไปจนกว่าจะถึงเวลาต่อมา แต่คุณกลัวว่าคุณจะลืม? ปลั๊กอินบูมเมอแรงซึ่งปัจจุบันมีให้บริการสำหรับ Gmail และ Outlook นั้นสมบูรณ์แบบสำหรับจัดการกับมัน คุณสามารถกำหนดเวลาให้อีเมลหายไปและกลับมาใหม่ได้ในภายหลัง - เมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการกับมัน - ทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณชัดเจนขึ้นจนกว่าจะถึงตอนนั้น บูมเมอแรงยังอนุญาตให้คุณกำหนดเวลาส่งอีเมลในภายหลังและตั้งค่าอีเมลที่เกิดซ้ำได้

5. ลองใช้งาน Gmail Labs ซึ่งช่วยให้คุณลองใช้คุณสมบัติ Gmail เพิ่มเติมเช่น "เลิกทำการส่ง" และดูปฏิทินของคุณในกล่องจดหมายของคุณ เข้าสู่การตั้งค่า Gmail ของคุณจากนั้นคลิกที่“ Labs” เพื่อเริ่มต้น

6. พบว่าคุณลงนามหรือส่งเอกสารและสัญญาจำนวนมาก? Hellosign สำหรับ Gmail ช่วยให้คุณสามารถลงนามในเอกสารและกรอกแบบฟอร์มโดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมายซึ่งเป็นเครื่องช่วยชีวิตที่แท้จริงสำหรับพวกเราที่เกลียดสแกนเนอร์เครื่องพิมพ์และเครื่องแฟกซ์

ถ้าคุณต้องการ: รับอีเมลของคุณอ่าน

1. ทำให้ 50 ตัวอักษรแรกของทุกข้อความกระชับและดำเนินการได้มากที่สุด Fast Company กล่าว ที่เปิดล่อลวงทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่ผู้รับของคุณจะอ่านต่อไป

2. บล็อกข้อความยาว ๆ ดูน่ากลัวที่จะอ่านดังนั้นให้คิดถึงวิธีทำให้ข้อความของคุณอ่านง่ายขึ้น ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยรายการย่อยและย่อหน้าสั้น ๆ ที่ข้ามได้ง่าย หากมีปัญหาในการลดขนาด อาจเป็นสัญญาณว่าคุณกำลังพยายามครอบคลุมมากเกินไป

3. หากคุณมีมากกว่าหนึ่งจุดหรือโพสต์คำถามในอีเมลของคุณมากกว่าหนึ่งข้อโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการเหล่านั้นโดดเด่นจากการเล่าเรื่องที่เหลือโดยใส่ไว้ในตัวหนาเน้นสีหรือจัดเรียงไว้ในรายการหัวข้อย่อย ความคมชัดดึงดูดสายตาผู้รับไปสู่เนื้อของข้อความ (ชิ้นส่วนที่คุณไม่สามารถพลาดได้!)

4. ตั้งคำถามใด ๆ ที่คุณถามโดยเฉพาะให้มากที่สุด “ คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับข้อเสนอนี้” ไม่ใช่คำถามที่ดี “ เราสามารถทำตามข้อเสนอของผู้ขาย $ 20, 000 ภายในวันศุกร์ได้หรือไม่?” จะดีกว่า

5. หวังว่าจะจับหัวหน้าของคุณหรือคนที่สำคัญในวันที่ยุ่งน้อย แต่ไม่รู้จักตารางงานของเขาหรือเธอ? หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลในวันอังคารและวันพฤหัสบดี สิ่งเหล่านี้เป็นวันที่มีปริมาณมากที่สุดสำหรับกล่องจดหมายของผู้คนและคุณไม่ต้องการให้ข้อความสำคัญของคุณหลงทางในจดหมายข่าวข้อเสนอและจดหมายโต้ตอบอื่น ๆ

6. ทำให้หัวเรื่องของคุณเป็นเรื่องที่ทำให้ผู้รับเข้าใจถึงสิ่งที่จะอยู่ในอีเมล์ (โบนัส: สิ่งนี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อความได้ง่ายในกล่องจดหมายของคุณหากผู้รับโทรศัพท์ของคุณโทรมาเพื่อพูดคุยแทนที่จะเขียนกลับทางอีเมล)

7. นักวิจัยจาก Carnegie Mellon พบว่าอีเมลที่มีประสิทธิภาพที่สุดมีหัวเรื่องที่ดึงดูดหนึ่งในสองสิ่ง: ความอยากรู้อยากเห็น (ดีมากถ้าคุณอยู่ในตลาด) หรือยูทิลิตี้ (อาจดีที่สุดสำหรับพวกเราที่เหลือ) วิดีโอหนึ่งนาทีเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

8. ต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณอ่านหรือไม่ MailTrack ส่วนขยายของ Chrome ช่วยให้คุณดูว่าผู้คนอ่านอีเมลของคุณหรือไม่และเมื่อใด และถ้าคุณสังเกตเห็นมันนั่งอยู่ที่นั่นยังไม่ได้อ่าน? อ่านเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อติดตามวิธีการที่ถูกต้อง