คำถามด่วน: คุณตื่นเต้นไหมเมื่อมีการเชิญประชุมปรากฏขึ้นในปฏิทินของคุณ? ฉันจะเดาว่าคำตอบคือไม่ และบ่อยครั้ง - บางครั้งแม้แต่รายวัน - การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมในหลาย ๆ บริษัท
ฉันคิดว่าส่วนใหญ่แล้วการประชุมของทีมจะเสียเวลา แน่นอนว่าฉันเข้าใจว่าทุกครั้งที่จำเป็นต้องได้รับ togethers แต่ส่วนใหญ่มีวิธีอื่น ๆ ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำให้ทุกคนใน บริษัท หรือแผนกของคุณเร่งความเร็วในสิ่งที่เกิดขึ้นในสำนักงาน
ต่อไปนี้เป็นสี่สิ่งที่ควรพิจารณาในครั้งถัดไปที่คุณกำลังวางแผนจะประชุม
1. การขัดจังหวะด้วยการเพิ่มผลผลิต (และผลกำไรที่อาจเกิดขึ้น) นักฆ่า
เมื่อฉันทำคณิตศาสตร์และตระหนักว่าการประชุมหนึ่งชั่วโมงกับ 17 คน (ขนาดของพนักงานที่ ShortStack รวมถึงพนักงานระยะไกลของเราที่เข้าร่วมกับเราผ่าน Google+ แฮงเอาท์) เป็นการประชุม 17 ชั่วโมงจริง ๆ ฉันจึงทำ ลดการประชุมพนักงานของเราทุกสัปดาห์
หากคุณต้องการแรงจูงใจในการลดระยะเวลาที่คุณและพนักงานใช้ในการประชุมลองดูที่ MeetingCalc เมื่อคุณเสียบเงินเดือนโดยเฉลี่ยของทีมของคุณรวมถึงจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมและจากนั้นดูค่าใช้จ่ายของเวลาที่ใช้โอกาสที่ดีมากที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน พิจารณาว่าการประชุมหนึ่งชั่วโมงกับพนักงาน 17 คนที่สร้างรายได้เฉลี่ย $ 40, 000 ต่อปีมีค่าใช้จ่าย $ 232.88 หากคุณพบกันทุกวันหรือแค่สองสามครั้งต่อสัปดาห์ราคานั้นก็จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
2. การส่งข้อความด่วนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรับข่าวมากที่สุด - เร็วกว่า
ที่ ShortStack เราใช้แอพส่งข้อความที่เรียกว่า Slack ทุกคนมีบัญชีของตัวเองซึ่งสามารถใช้สำหรับการสื่อสารส่วนตัวระหว่างพนักงานและมีช่องทางที่รวมสมาชิกทั้งหมดของแผนก
ตัวอย่างเช่นเรามีช่อง "ทั่วไป" ที่มีข่าวที่ส่งผลต่อทุกคน ช่อง“ พัฒนา” ที่สมาชิกของทีม dev ซึ่งรวมถึงพนักงานระยะไกลแบ่งปันการอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคและช่อง“ สนับสนุน” สำหรับการสนทนาเกี่ยวกับปัญหาการบริการลูกค้า
และบ่อยครั้งที่เราใช้ Slack แทนการประชุม ตัวอย่างเช่นเมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้ออกแบบบล็อกของเราใหม่และมันค่อนข้างเป็นโครงการขนาดใหญ่ ธุรกิจบางแห่งอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องมีการประชุมเพื่อประกาศเช่นนี้ อย่างไรก็ตามนี่เป็นเวลาที่เหมาะสมในการใช้ห้องแชท "ทั่วไป" ของเรา เรานำบันทึกย่อที่บล็อกใหม่นั้นเปิดใช้งานมาใช้และแนะนำให้ทุกคนลองดู หากนี่เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่กว่าบอกว่าการเปลี่ยนแปลงแพลตฟอร์มที่ต้องมีการสาธิตเราจะต้องมีการประชุมพนักงานที่รวดเร็ว แต่เนื่องจากเป็นสิ่งที่ทั้งทีมสามารถตรวจสอบได้ตามเวลาของตัวเองเราจึงเลือกที่จะติดกับห้องแชท
(โอ้และเรายังมีช่อง“ สุ่ม” ที่เราแบ่งปันสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน: วิดีโอโง่ ๆ มนุษย์ข่าวสำคัญเกี่ยวกับสถานะการแต่งงานของ Jay Z และBeyoncéและ cat memes แน่นอน .)
3. มีวิธีอื่นที่จะพบ
สมาชิกบางคนของทีมพัฒนา ShortStack เดินเล่นด้วยกันทุกบ่ายเวลาประมาณบ่ายสามโมง ใช่พวกเขากำลังประชุมทางเทคนิคพูดคุยถึงความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ ที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ แต่ก็รู้สึกแตกต่างจากการประชุมในสำนักงานทั่วไป ฉันรู้ว่าการออกกำลังกายทำให้เลือดไหลเวียนและทำให้ฉันคิดดีขึ้นฉันจึงสนับสนุนการเดินเล่นและพูดคุยในช่วงบ่ายอย่างเต็มที่
นอกจากนี้ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับทีมพัฒนาที่จะทำงานในโครงการที่ไม่เกี่ยวข้องกับส่วนที่เหลือของสำนักงาน การเดินในช่วงบ่ายของพวกเขาเป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับพวกเขาในการพูดคุยเกี่ยวกับโครงการเหล่านั้นและมี“ การประชุมพนักงาน” เรียงลำดับของตัวเองโดยไม่ต้องใช้เวลาของพนักงานคนอื่น ๆ ในสิ่งที่อาจไม่ส่งผลหรือเกี่ยวข้อง
ฉันได้อ่านงานวิจัยที่แสดงให้เห็นว่าการประชุมเดินเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนสามารถใช้มากกว่านี้ และฉันได้อ่านว่าการเดินเป็นกลุ่มทำให้ผู้คนรู้สึกร่วมมือกันมากขึ้นเพราะพวกเขาเคลื่อนไหวไปในทิศทางเดียวกันอย่างแท้จริงแทนที่จะนั่งรอบโต๊ะ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์ของการประชุมการเดินที่นี่)
4. การประชุมทุกครั้งควรได้รับการวางแผนด้วยความสามารถในการผลิต
มีเวลาและสถานที่สำหรับการประชุมพนักงานขนาดใหญ่ แต่เมื่อถึงเวลานั้นคุณควรแน่ใจว่าได้รับประโยชน์สูงสุดจากเวลาน้อยที่สุดโดยมีวาระการประชุมและอาจระบุวัตถุประสงค์ไว้อย่างชัดเจน ที่ ShortStack ผู้ช่วยสำนักงานของเราจะส่งอีเมลสองสามวันก่อนการประชุมทุก ๆ สัปดาห์ของเราเพื่อขอวาระการประชุม จากนั้นเรามีหนึ่งคนจากแต่ละแผนกให้ข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในเนื้อหา / การประชาสัมพันธ์การขายการสนับสนุนลูกค้าการพัฒนาและแผนกอื่น ๆ อย่างรวดเร็ว นี่คือเมื่อฉันยังให้อัปเดต "สถานะของธุรกิจ" และทำการร้องขอที่กว้างขวางของฉันเอง ในเกือบทุกสัปดาห์การประชุมเจ้าหน้าที่ของเราใช้เวลาประมาณ 40 นาทีสูงสุด
การประชุมเหล่านี้เคยเกิดขึ้นทุกสัปดาห์และยาวนานกว่าเนื่องจากทุกคนให้การอัปเดตของตนเอง เนื่องจากเราลดความถี่และความยาวลงฉันจึงสังเกตเห็นว่าเรามีการประชุมอย่างกะทันหันมากขึ้นในกลุ่มเล็ก ๆ ดูเหมือนว่าจะทำให้พนักงานรู้สึกมีอำนาจมากขึ้นในการจัดการสิ่งที่สำคัญและทันเวลาจากนั้นพวกเขาแบ่งปันการอัปเดตในการประชุมใหญ่
ฉันอยากรู้ว่าคุณคิดอย่างไรกับการประชุม? ใช่หรือไม่? มีประสิทธิผลหรือเสียเวลาหรือไม่? หากคุณไม่ใช่แฟนคุณจะทำอะไรแทน
