บ่อยครั้งที่ฉันจะได้รับอีเมลเหล่านั้นที่ทำให้ฉันพูดว่า: "หืม?" ใบหน้าของฉันแสดงความสับสนอย่างมากและฉันก็ไม่แน่ใจว่าจะตอบยังไง ฉันสามารถบอกได้จากความยาวหรือเนื้อหาของอีเมลที่ต้องการการตอบสนอง แต่มีบางสิ่งเกี่ยวกับข้อความที่ทำให้การเริ่มตอบสนองแม้จะปวดหัวมาก
สำหรับวันเหล่านั้นที่คุณกำลังเผชิญกับปริศนาที่คล้ายกันนี่คือคำแนะนำของฉัน: อย่าเข้าร่วมอีเมลที่ไม่กระตุ้นความรู้สึกและโยนมันกลับเข้าไปในศาลของบุคคลอื่นแทน
เพื่อช่วยคุณออกมาฉันได้รวบรวมคำตอบที่แนะนำไปยังอีเมลที่สร้างความสับสนโดยทั่วไปสี่ประเภทที่ฉันได้รับ
1. การพนันไม่ถาม
อีเมลประเภทนี้เป็นผู้กระทำความผิดที่เลวร้ายที่สุด โดยทั่วไปแล้วจะค่อนข้างยาวโดยมีรายละเอียดมากมายอีเมลที่ไม่ขอการพนันมักจะไม่มีโครงสร้าง - และไม่ชัดเจนว่าผู้ส่งมาจากไหน คุณอ่านอีกครั้ง (จากนั้นอ่านอีกครั้งหลังจากที่คุณดื่มกาแฟแล้ว) และตระหนักว่าไม่ใช่สมองที่คลุมเครือของคุณ - เป็นการสื่อสารที่คลุมเครืออย่างจริงจัง
การตอบสนองของคุณ
3. รายการซักผ้า
อีเมลประเภทนี้มักจะมีรายการหัวข้อย่อยไอเท็มคำถามและคำอธิบายอย่างบ้าคลั่งและจะต้องใช้เวลานานมากในการผ่าน แต่ต้องตอบคำถาม วิธีการของคุณควรแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าผู้ส่งมีอำนาจมอบหมายงานให้คุณหรือไม่ แต่ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามขอให้เขาหรือเธอจัดลำดับความสำคัญและแยกงาน
คำตอบของคุณ (ถ้าเป็นคนที่สามารถมอบหมายงานให้คุณได้)
คำตอบของคุณ (ถ้าเป็นคนที่ไม่ควรมอบหมายให้คุณทำงาน)
4. อีเมลล์เย็นเพื่อขอคำแนะนำ
อีเมลประเภทนี้เป็นอีเมลที่คุณต้องการตอบบ่อยครั้งเนื่องจากคุณต้องการช่วยเหลือผู้อื่นที่ขอความช่วยเหลือ แต่บางคนถามคำแนะนำได้ดีกว่าคนอื่น เมื่อมีคนแปลกหน้าใกล้คุณขอสิ่งที่คลุมเครือหรือแย่กว่านั้นเพื่อตอบคำถามมากกว่าใบสมัครวิทยาลัยพิจารณาให้เขาหรือเธอปฏิเสธการถาม
การตอบสนองของคุณ
ในระยะสั้นอย่าทำให้คนอื่นไม่สามารถสื่อสารความต้องการของเขาหรือเธอได้อย่างชัดเจนปล่อยให้งาน (หรือความเครียด) ตกอยู่ในจานของคุณ ด้วยความชำนาญเพียงเล็กน้อยคุณสามารถย้ายภาระของการทำความเข้าใจและจัดลำดับความสำคัญของอีเมลกลับไปที่ศาลของผู้ส่งลดเวลาตอบสนองและช่วยให้คุณปวดหัวในกระบวนการ!
