วิธีการวางแผนเหตุการณ์สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร - รำพึง

ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมาฉันพยายามรวบรวมตารางงานขององค์กรสำหรับปี 2558 สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ฉันต้องทำคือการทำให้แน่ใจว่าฉันรู้เมื่อมีเหตุการณ์ทั้งหมดเกิดขึ้น แต่ก่อนที่ฉันจะวาดลงในปฏิทินของฉันก่อนอื่นฉันต้องเข้าใจว่ากิจกรรมที่ฉันต้องการวางแผนจริงๆ

สำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรกิจกรรมที่คุณโฮสต์นั้นเป็นวิธีหลักที่ชุมชนของคุณจะโต้ตอบกับองค์กรของคุณ ดังนั้นมันสำคัญที่พวกเขาเป็นตัวแทนของคุณ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นพร้อมกันอย่างเร่งรีบจะทำให้ดู - และทำให้ดูเหมือนว่าองค์กรของคุณไร้ความสามารถ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจัดกิจกรรมที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและวางแผนให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

ตลอด 10 ปีที่ผ่านมาที่ฉันทำงานเพื่อองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรฉันได้พัฒนาคำถามสำคัญสี่ข้อเพื่อถามตัวเองก่อนตัดสินใจวางแผนงาน

1. องค์กรของเราต้องการอะไรจากกิจกรรมนี้

โดยพื้นฐานแล้วทำไมคุณจึงพิจารณาจัดกิจกรรมนี้ตั้งแต่แรก คุณกำลังพยายามหาเงินหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นเท่าไหร่ คุณพยายามที่จะพบกับผู้สนับสนุนใหม่หรือปลอมแปลงการเชื่อมต่อใหม่หรือไม่? หากไม่ใช่ผู้ระดมทุนบางทีคุณอาจพยายามดึงดูดลูกค้าใหม่หรือให้การศึกษาแก่ผู้ที่เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณเกี่ยวกับโครงการใหม่

หากกิจกรรมนี้ไม่ได้ทำเพื่อคุณทำไมคุณถึงทำมัน คุณต้องสร้างสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณในผลลัพธ์ของเหตุการณ์ก่อนที่คุณจะทุ่มเทเวลาและทรัพยากรให้กับมัน นี่จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของเหตุการณ์ภายในบริบทของกิจกรรมอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณ

2. แขกของคุณต้องการอะไรจากกิจกรรมนี้?

แม้ว่าคุณควรคำนึงถึงความต้องการของคุณก่อน แต่เหตุการณ์นี้เกี่ยวกับแขกของคุณ เพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมาย (ซึ่งคุณระบุไว้โดยใช้คำถามข้างต้น) คุณต้องดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุมให้โต้ตอบกับคุณอย่างถูกวิธี

พูดคุยกับอดีตและแขกที่มีศักยภาพเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาชอบเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณและสิ่งที่พวกเขาต้องการในอนาคต พวกเขาชอบความรู้สึกเหมือนเป็น "คนวงใน" หรือได้รับการยอมรับจากสาธารณชนในเรื่องความใจดีหรือไม่? บางคนอาจพูดว่าชอบกิจกรรมที่ดังและมีชีวิตชีวา คนอื่นอาจจะชอบค่ำคืนที่กลมกล่อมมากกว่า ผลประโยชน์โบนัสของกลยุทธ์นี้คือคนที่คุณสัมภาษณ์จะต้องการเห็นอย่างแน่นอนว่าคุณได้รับคำแนะนำจากพวกเขาในกิจกรรมครั้งต่อไปอย่างไร

3. เราจะทำเช่นนี้ได้อย่างไร?

ตอนนี้คุณมีความรู้สึกว่าแขกของคุณต้องการอะไรคุณต้องคิดเกี่ยวกับวิธีที่จะให้สิ่งที่พวกเขาต้องการ ตัวอย่างเช่นหากแขกของคุณจำเป็นต้องมีความเข้าใจในโปรแกรมของคุณมากขึ้นคุณอาจตัดสินใจให้ลูกค้าพูดในเหตุการณ์เกี่ยวกับประสบการณ์ของเขาหรือเธอกับโปรแกรมนั้นหรือคุณแสดงวิดีโอและแจกจ่ายเนื้อหาการอ่านเกี่ยวกับแบบจำลองของคุณ หรือหากคุณมีเป้าหมายการระดมทุนที่สำคัญและผู้ชมที่รักสนุกการประมูลสดอาจเป็นวิธีที่จะไป

เนื่องจากนี่เป็นเพียงโครงร่างคุณไม่จำเป็นต้องดำน้ำลึกลงไปในรายละเอียดหรือกระทำสิ่งใดเลย อย่างไรก็ตามหากคุณตระหนักว่าคุณไม่มีความสามารถในการทำกิจกรรมที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรและแขกของคุณตอนนี้เป็นเวลาที่จะคิดออก คุณไม่จำเป็นต้องยกเลิกแนวคิดนี้ แต่คำถามนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าคุณจำเป็นต้องลดขนาดหรือรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

4. กิจกรรมนี้แตกต่างจากกิจกรรมอื่น ๆ อย่างไร

ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการเข้าร่วมกิจกรรมเดียวกันสองครั้งในหนึ่งปีและไม่มีอะไรที่จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับโฮสต์ หากคุณพบว่าตัวเองกำลังวางแผนทานอาหารกลางวันอาหารเย็นและออกไปตีกอล์ฟให้กับกลุ่มผู้บริจาคเดียวกันในปีเดียวกันคุณสามารถคาดหวังว่าผู้บริจาคจะเหนื่อยล้าและผลตอบแทนจากการลงทุนลดน้อยลง ให้พิจารณาการวางแผนเหตุการณ์สำคัญครั้งแรกสำหรับผู้บริจาคเหล่านั้นและจากนั้นเป็นเหตุการณ์ที่เล็กกว่าสำหรับผู้ที่คาดหวังหรืออาสาสมัครที่ดีที่สุดของคุณ

ในการดำเนินการ

เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้นี่คือกลยุทธ์ตัวอย่างสำหรับเหตุการณ์ที่ฉันเพิ่งรวบรวมโดยใช้คำถามสี่ข้อต่อไปนี้:

เราต้องการอะไร

• เพิ่ม $ 50, 000
• อัพเกรดผู้บริจาคห้าคน
• ดึงดูดผู้บริจาครายใหม่ 10 คนสามคนที่ 5K ดอลลาร์หรือสูงกว่า
• แนะนำแคมเปญทุนใหม่

แขกต้องการอะไร?

• รู้สึกมั่นใจว่าเงินของพวกเขากำลังถูกลงทุนอย่างชาญฉลาด
• โอกาสที่จะเห็นโปรแกรมมือแรก
• เหตุผลที่ให้มากกว่า - ราคาตั๋ว

เราจะทำเช่นนี้ได้อย่างไร?

• มีส่วนร่วมคณะกรรมการเพื่อเชิญผู้บริจาคใหม่
• ตั้งค่าอาหารกลางวันก่อนเหตุการณ์ด้วยผู้บริจาคปัจจุบันเพื่ออัปเกรด
• เชิญผู้เข้าร่วมโปรแกรมพูด
• จ้างนักออกแบบใหม่สำหรับคำเชิญและโปรแกรม
• ให้อาหารพวกมันได้ดี - ลองถามพ่อครัวท้องถิ่น
• ตั้งค่าความสามารถในการส่งข้อความ
• จ้างวงดนตรี
• เพิ่มความครอบคลุมของสื่อ

เหตุการณ์นี้แตกต่างกันอย่างไร

• อาหารเย็นนั่งเดียวของเรา
• เฉพาะเป้าหมายที่มีผู้บริจาครายใหญ่ของเรา (60s-70s, ส่วนใหญ่เกษียณ, ส่วนใหญ่เป็นอาสาสมัครในอดีตหรือปัจจุบัน)
• เหตุการณ์เฉพาะที่สมาชิกคณะกรรมการทั้งหมดมักจะเข้าร่วม
• โดยปกติแล้วจะกำหนดไว้สำหรับฤดูใบไม้ผลิในเวลาเดียวกันกับการสำเร็จการศึกษาของลูกค้า
  

การวางแผนกิจกรรมอาจเป็นงานที่เหนื่อยล้าใช้เวลามาก - ดังนั้นหากกิจกรรมของคุณบรรลุเป้าหมาย อย่างไรก็ตามถามตัวเองด้วยคำถามสี่ข้อนี้แล้วคุณจะสามารถวางกลยุทธ์ให้ดีขึ้นสำหรับกิจกรรมของคุณและกำหนดว่าคำถามใดที่จำเป็นและคุ้มค่าสำหรับองค์กรของคุณ