ความลับในการทำให้งานสำเร็จโดยไม่ต้องทำงานใด ๆ เพิ่มเติม - รำพึง

เมื่อวันศุกร์เวลา 16:30 น. ฉันปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ทำความสะอาดโต๊ะทำงานและกลับบ้าน หนึ่งในสิ่งที่ฉันโยนในถังขยะก่อนที่ฉันจะจากไปคือรายการที่ต้องทำประจำสัปดาห์: 150 รายการทุกอย่างถูกปิด ฉันไม่ได้ทำงานตอนดึกหรือตอนเช้าในสัปดาห์นั้น และฉันยังมีเวลาอยู่ที่บ้านเพื่อให้ตัวเองเป็นดินเนอร์ที่ดีเห็นเพื่อนเดินสุนัขและดูทีวีมากเกินไป

ตอนนี้ก่อนที่คุณจะตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับเนื้อหาของรายการที่ต้องทำหรือความสำคัญของงานของฉันโดยทั่วไปฉันควรพูดถึงว่าในช่วงสัปดาห์นั้นฉันนำคณะกรรมการบริหารเรียกประชุมระดมสมองระดมทุนสำหรับ USDA พบกับผู้อำนวยการบริหารของมูลนิธิที่สำคัญได้รับการแนะนำให้รู้จักกับผู้ประกอบการชั้นนำโดยผู้บริหารของ Microsoft ส่งข้อเสนอการบริจาคสามครั้งและได้รับการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานประจำปีของฉัน

ในระยะสั้นฉันทำงาน มาก ในแต่ละสัปดาห์ ฉันจะทำอย่างไรโดยไม่ทำให้เสียประสาท - และมีเวลาว่าง นี่คือเคล็ดลับ

1. รู้ว่าต้องทำอะไร

แม้ว่ามันจะดูเหมือนชัดเจน แต่สิ่งที่ทำให้ผู้คนเครียดที่สุดมักเป็นสิ่งที่พวกเขาไม่รู้คาดหวัง ดังนั้นเพื่อเริ่มต้นสัปดาห์ตรวจสอบทุกสิ่งที่คุณต้องทำในรายละเอียด ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณรู้ว่าข้อเสนอมีกำหนดในวันศุกร์และเป็นหน้าที่ของคุณที่จะทำเรื่องเล่า แต่ทีมการเงินรับผิดชอบงบประมาณ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่ม "เช็คอินกับทีมการเงินเกี่ยวกับงบประมาณ" ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

ฉันไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าเกี่ยวกับเครื่องมือสำหรับรายการที่ต้องทำ รายการที่เขียนนั้นใช้ได้กับฉันเช่นเดียวกับโซลูชันอิเล็กทรอนิกส์เช่น Evernote หรือ Asana แต่ฉันมีกฎที่รายการทั้งหมดจะต้องอยู่ในที่เดียว คุณสามารถแบ่งส่วนและจัดเรียงใหม่ตามที่คุณต้องการ แต่คุณควรเห็นทุกสิ่งที่คุณต้องทำในทันที

2. รู้ว่าต้องทำอะไร ก่อน

เมื่อฉันดูแลพนักงานที่มีประสบการณ์น้อยฉันพบว่าสิ่งกีดขวางบนถนนที่ใหญ่ที่สุดสำหรับพวกเขาไม่รู้วิธีจัดลำดับความสำคัญและจัดการวันของพวกเขา

ตัวอย่างเช่นหากมีโครงการขนาดใหญ่ครบกำหนดในสัปดาห์หน้าพวกเขาจะผลักดันไอน้ำเต็มหน้าไปยังเส้นตายแม้ว่าข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขาต้องการรวบรวมข้อมูลจากแผนกอื่นเป็นครั้งแรก - ข้อมูลที่อาจยกเลิกงานทั้งหมดที่พวกเขาทำ เสร็จสิ้น และในขณะเดียวกันก็มีโครงการขนาดเล็กอื่น ๆ ที่พวกเขาสามารถสร้างความคืบหน้าได้อย่างแท้จริง

ลำดับความสำคัญของคุณอาจเปลี่ยนไปตามอารมณ์หรือตารางเวลาของคุณ ตัวอย่างเช่นถ้าฉันมีวันที่ไม่สร้างสรรค์เป็นพิเศษฉันรู้ว่ามันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับฉันในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการข้อมูล ถ้าฉันอยู่ในที่ประชุมเกือบตลอดทั้งวันฉันจะรับสายและอีเมลระหว่างการนัดหมายมากกว่าที่จะลองเปิดตัวในช่วงเวลาสั้น ๆ

คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นถ้าคุณทำงาน กับ ลำดับความสำคัญและข้อ จำกัด ของคุณแทนที่จะพยายามต่อต้านพวกเขา

3. ขอความช่วยเหลือ

ถ้าฉันไม่ได้อะไรจากการทำงานในองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรฉันได้เรียนรู้ว่าถ้าคุณไม่ถามคุณจะไม่ได้รับ ไม่มีใครสามารถทำงานขององค์กรเพียงอย่างเดียว หากคุณไม่มีทักษะหรือเวลาในการทำสิ่งใดอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหน้าที่ของคุณที่จะขอความช่วยเหลือ

โชคดีที่ทำงานให้องค์กรที่ไม่หวังผลกำไรฉันมักจะหาอาสาสมัครเพื่อช่วยฉันในการทำงานทางโลกมากขึ้น หากฉันต้องการความเชี่ยวชาญในระดับที่สูงขึ้นฉันจะดึงสมุดที่อยู่ออกและดูว่าฉันรู้จักใครที่สามารถแนะนำวิธีแก้ปัญหาได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่นเมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันรู้สึกเจ็บปวดกับรายงานระหว่างกาลสำหรับผู้บริจาค เราอยู่ตรงกลางผ่านโปรแกรมใหม่ดังนั้นถึงแม้ว่าฉันจะรู้ว่าเราได้ทำอะไรมากมาย แต่ฉันก็ไม่รู้ว่าจะถ่ายทอดมันอย่างไรในแบบฟอร์มรายงาน ดังนั้นฉันจึงใช้การสื่อสารอย่างหนึ่งที่เพื่อน ๆ ทำกาแฟและเธอแนะนำให้เน้นไปที่รายงานทั้งหมดเกี่ยวกับเรื่องราวจากลูกค้าและวิธีที่พวกเขาตีความรายการใหม่

มันเป็นการพัฒนาที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน ผู้บริจาครักและทำให้ฉันติดต่อกับแผนกสื่อสารของเขาเพื่อเผยแพร่โปรแกรมมากยิ่งขึ้น เมื่อฉันมีความคิดฉันใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ในการทำรายงานให้เสร็จ - จำนวนเวลาเท่ากันที่ฉันกังวลเกี่ยวกับมันก่อนที่ฉันจะพบกับเพื่อน

4. ปิดลูป

คุณรู้ไหมว่ารู้สึกพึงพอใจในการตรวจสอบบางอย่างจากรายการที่ต้องทำของคุณ? ไม่เพียง แต่รู้สึกดี เป็นวิธีสำคัญในการบ่งบอกว่าคุณทำงานเสร็จแล้วและสามารถไปยังสิ่งอื่นได้

แต่ก่อนที่คุณจะก้าวไปข้างหน้าคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบันทึกงานที่เสร็จสมบูรณ์บางแห่งเพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ - อะแฮ่ม - คุณแม่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เมื่อฉันทำข้อเสนอให้แล้วเสร็จฉันจะเตือนความจำในปฏิทินของฉันเสมอเพื่อติดตามผู้สนับสนุนในแปดสัปดาห์ ในเวลานั้นผู้สนับสนุนส่วนใหญ่จะทำการตัดสินใจของพวกเขาและหากพวกเขาไม่ได้พวกเขาอาจสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์กรเล็กน้อย ในทำนองเดียวกันหัวหน้าของคุณอาจไม่ติดต่อคุณเกี่ยวกับโครงการสักสองสามสัปดาห์ถ้าคุณปล่อยให้เขา แต่หลังจากนั้นสองสามวันจะทำให้เขาดูได้เร็วขึ้น

ฉันเชื่อมั่นในการทำงานอย่างชาญฉลาดไม่ยาก งานของฉันสำคัญเกินไปสำหรับฉันและคนที่องค์กรของฉันทำหน้าที่รับสิ่งใดก็ได้นอกจากสิ่งที่ดีที่สุด แต่ฉันรู้จากประสบการณ์ว่าการทำงานด้วยตัวเองโดยการทำงาน 60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์นั้นไม่ได้ช่วยใครในท้ายที่สุด การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นหมายถึงผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และ วันหยุดสุดสัปดาห์ - อะไรที่จะดีไปกว่านั้น