ไม่ว่าเราจะใช้เวลามากแค่ไหนในการพยายามเพิ่มประสิทธิภาพกล่องจดหมายของเรา - จากการตรวจสอบข้อความเป็นชุดจนถึงการเพิ่มเสียงระฆังและเสียง - อีเมลใช้เวลาตลอดชีวิต เมื่อดูสถิติของฉันเมื่อเดือนที่แล้วฉันได้รับและประมวลผลอีเมลกว่า 10, 000 ฉบับ (eek!) ดังนั้นการหาวิธีที่ถูกต้องในการจัดการการติดต่อออนไลน์ทั้งหมดนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความมีสติในชีวิตประจำวันของฉัน
ถึงอย่างไรก็ตามวิธีการที่ถูกต้องในการจัดการอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับสไตล์ส่วนตัวของคุณ ฉันได้รวบรวมกลยุทธ์ที่ได้รับความนิยมและประสบความสำเร็จมาแล้วบางส่วนเพื่อให้คุณตัดสินใจได้ว่ากลยุทธ์ใดที่ดีที่สุดสำหรับคุณ:
1. LIFO: เข้าก่อนออกก่อน
เทคนิคนี้มีไว้ล่วงหน้าเพื่อให้สิ่งเก่าจัดการกับตัวเอง เป็นวิธีที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้คนจัดการกับกล่องจดหมายของพวกเขาอ่านผ่านอีเมลจากบนลงล่าง (aka เริ่มจากอีเมลที่ได้รับล่าสุด)
สิ่งนี้สะดวกและใช้งานง่าย แต่มีความเสี่ยงหลักที่สองของกลยุทธ์นี้ ความเสี่ยงแรกคือคุณจะต้องเผชิญกับการตอบสนองที่ไม่สอดคล้องกัน ในวันที่คุณมีเวลามากในการใช้อีเมลคุณจะตอบกลับไปยังที่อยู่ติดต่อที่รวดเร็ว ในวันที่คุณยุ่งและอยู่ในการประชุมคุณจะมีข้อความพะเนินและถูกฝังอยู่ใต้อีเมลใหม่
ความเสี่ยงที่สองคือคุณอาจพลาดโอกาสดีๆเพราะคุณไม่ได้ติดตามทันเวลา หากคุณเลือกที่จะใช้กลยุทธ์นี้ แต่ต้องการลดความเสี่ยงเหล่านี้ฉันขอแนะนำให้บล็อกหนึ่งหรือสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในระหว่างที่คุณสลับไปใช้วิธีย้อนกลับตามลำดับเวลา (อธิบายไว้ด้านล่าง) ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถกำจัดสิ่งเก่า ๆ ที่อาจสำคัญ
2. ย้อนกลับตามลำดับเวลา
ตรงกันข้ามกับ LIFO โดยใช้วิธีย้อนกลับตามลำดับเวลาหมายถึงการจัดการกับอีเมลที่เก่าที่สุดก่อน หากคุณใช้ Gmail คุณสามารถสลับการเรียงลำดับกล่องจดหมายของคุณได้โดยเพียงคลิกที่ตัวนับอีเมลที่มุมบนขวา
ด้วยกลยุทธ์นี้คุณจะต้องเผชิญหน้ากับอีเมลที่หนักหนากว่าที่คุณถูกเลิกจ้างซึ่งเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ใช้ procrastinator เรื้อรัง อย่างไรก็ตามมีข้อเสียเพียงหนึ่งเดียวสำหรับกลยุทธ์นี้ หากคุณทำงานที่ไหนสักแห่งที่คุณได้รับอีเมลเร่งด่วนที่จำเป็นต้องได้รับคำตอบทันทีอาจเป็นความเสี่ยงที่จะใช้วิธีย้อนกลับตามลำดับเวลา ด้วยที่กล่าวว่าคุณสามารถรวมกลยุทธ์นี้กับ LIFO ในระหว่างวันทำงานจริงถ้าเป็นกรณีนี้
3. Yesterbox
Tony Hsieh CEO ของ Zappos ที่มีชื่อเสียงใช้เทคนิค Yesterbox มุ่งเน้นไปที่การจัดการกับอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับเมื่อวานนี้ Hsieh อธิบาย:
รายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ของคุณในแต่ละวันเป็นเพียงกล่องจดหมายของเมื่อวาน (เช่น 'Yesterbox') สิ่งที่ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้คือเมื่อคุณตื่นขึ้นมาในตอนเช้าคุณรู้แน่ชัดว่ามีอีเมลกี่ฉบับที่คุณต้องผ่านมีความคืบหน้าขณะที่คุณดำเนินการกับอีเมลแต่ละฉบับจากเมื่อวานนี้และลบออกจากกล่องจดหมายของคุณ เมื่อคุณไม่มีอีเมลเหลือให้ดำเนินการจากเมื่อวานนี้ จริงๆแล้วมีความรู้สึกเสร็จเมื่อคุณทำเสร็จแล้วซึ่งน่าทึ่งมาก”
นี่เป็นกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกคนที่รู้สึกว่าพวกเขาจมน้ำอยู่ในอีเมลตลอดเวลา ในขณะที่ฉันแนะนำให้อ่านวิธีการทั้งหมดของเขาส่วนที่ดีที่สุดคือจำนวนการควบคุมที่คุณจะได้รับในกล่องจดหมายของคุณ ไม่เหมือนวิธีอื่น ๆ เป้าหมายของคุณยังคงเหมือนเดิมทุกวันและคุณจะพบว่าคุณได้รับอีเมลที่ดีกว่าเมื่อเวลาผ่านไป คุณได้รับ 25 อีเมลเมื่อวานนี้? ตกลงนั่นอาจทำให้คุณใช้เวลากว่าหนึ่งชั่วโมง มีวันใหญ่กับ 70 อีเมลเข้ามา? คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าและบล็อกเวลาเพิ่มเติมเพื่อจัดการระดับเสียง
4. ศูนย์กล่องจดหมาย
คำประกาศเกียรติคุณจาก Merlin Mann Inbox Zero เป็นกลยุทธ์อีเมลที่มีเป้าหมายเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณว่าง 100% เสมอ มีประโยชน์อย่างมากต่อสิ่งนี้: ทุกสิ่งได้รับการจัดการอยู่เสมอและคุณไม่ต้องเสียเวลาอ่านอีเมลอีกครั้งเป็นครั้งที่สามก่อนที่จะลงมือทำจริง กลยุทธ์นี้เหมาะสำหรับผู้สร้างรายการประเภท (เช่นฉัน!) ที่ต้องการควบคุมกล่องจดหมายของพวกเขาอย่างสมบูรณ์ แต่จากประสบการณ์ของฉันมันง่ายที่จะปล่อยให้กล่องจดหมายของคุณกำหนดชีวิตของคุณถ้าคุณทำสิ่งนี้มากเกินไป เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: จับคู่ Inbox Zero กับ Boomerang สำหรับ Gmail แอปที่ให้คุณส่งข้อความออกจากกล่องจดหมายของคุณจนถึงวันที่และเวลาที่คุณเลือกเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะตอบรับและล่าช้าในภายหลังได้ตามต้องการ
หากคุณลองเป็นครั้งแรกฉันขอแนะนำให้ตรวจสอบความท้าทายของ Lily Herman เป็นสัปดาห์เพื่อพักที่ Inbox Zero ก่อนที่คุณจะเริ่ม
หลังจากลองใช้แต่ละวิธีฉันสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าการเลือกกลยุทธ์นั้นเกี่ยวกับการจับคู่ความชอบส่วนตัวของคุณกับนิสัยที่คุณต้องการสนับสนุน (หรือท้อ) คุณอาจพบว่าการมิกซ์แอนด์แมชชิ่งนั้นเหมาะกับคุณที่สุด ฉันใช้เวลานานมากที่ Inbox Zero และตัดสินใจว่าความเครียดของการทำไม่กี่ครั้งสุดท้ายนั้นไม่คุ้มค่า แต่ฉันเก็บกล่องจดหมายไว้ไม่เกิน 20 อีเมลตามเวลาที่ฉันเข้านอนทุกคืน - สั้นพอที่จะเห็นพวกเขาทั้งหมดบนหน้าจอของฉันเพื่อตรวจสอบอย่างรวดเร็วว่าไม่มีอะไรตกผ่านรอยแตก ตราบใดที่คุณไม่ได้เป็นทาสของกล่องจดหมายของคุณและใครก็ตามที่ต้องการได้ยินจากคุณจะได้รับคำตอบในเวลาที่เหมาะสมใครจะเป็นผู้ตัดสิน
