คุณมีความขยันขันแข็งเมื่อพูดถึงอีเมล จริงๆแล้วคุณพยายามตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง เกาที่ - ภายในช่วงเวลาของข้อความที่เข้ามา
และบ่อยครั้งที่ไม่ดีมาก แต่บางครั้งการส่งอีเมลแรกที่นึกถึงอาจย้อนกลับมาได้ - ครั้งใหญ่ นี่คือสัญญาณบางอย่างที่คุณควรหลีกเลี่ยงจากคอมพิวเตอร์และกลับมาที่ข้อความในภายหลัง
1. คำตอบของคุณยาวจริงๆ
น่าเสียดายที่มันเป็นไปไม่ได้ที่จะบอกคนที่คุณคิดว่าเขาเป็นคนงี่เง่า ดังนั้นหากคุณเขียนอีเมลที่เต้นเก่งในความจริงที่ว่าคุณดูถูกความคิดของเพื่อนร่วมงานของคุณฉันสามารถสัญญากับคุณได้ว่าอีเมลนั้นแปลโดยประมาณว่า:“ นี่เป็นประโยคที่นุ่มนวล ป.ล. ฉันคิดว่าความคิดของคุณแย่ไป”
หากคุณสามารถเขียนสิ่งที่คุณคิดในหนึ่งประโยค (เช่น“ ฉันจะ ไม่ ใช้วิธีการนี้”) และอีเมลของคุณยังมีความยาวสามย่อหน้าคุณกำลังมีปัญหา คุณอาจคิดว่าเป็นการดีที่จะอุทิศส่วนหนึ่งให้คุณเข้าใจว่าทำไมคนอื่นถึงสับสนและอีกวิธีที่คุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรและอีกหนึ่งในสามของแผนของคุณดีกว่า อย่างไรก็ตามเป็นเพียงบรรทัดที่บุคคลอื่นอาจอ่านผิด (หรือดูผ่าน)
พยายามที่จะรวบรัดมากที่สุด หากคุณไม่เห็นด้วยกับใครสักคนโดยสังเขป“ ฉันไม่แน่ใจว่าเราอยู่ในหน้าเดียวกัน” หรือ“ ฉันเคยอ่านเรื่องอื่น” เป็นเรื่องที่ดีกว่ามากและมีประสิทธิภาพมากกว่า
2. คำตอบของคุณล้นด้วยเครื่องหมายวรรคตอน
นอกจากว่าคุณกำลังบอกใครบางคนว่ามีบางสิ่งเป็นข่าวที่ดีที่สุดที่คุณเคยได้ยิน - และเป็นจริง - คุณควรระวังอีเมลที่เต็มไปด้วยการเน้น หากคำอื่น ๆ เป็นตัวหนาหรือเอียงหรือในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและเครื่องหมายวรรคตอนอยู่ในสามเท่า; อีกฝ่ายจะถือว่าความหมายของคุณนั้นสุดขั้ว (ในงานก่อนหน้านี้ฉันมีลูกค้าคนหนึ่งที่เขียนอีเมลทั้งหมดของเขาแม้แต่อีเมลธรรมดา ๆ ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดพนักงานพูดถึงการติดต่อของเขาด้วยความรักว่าเป็นจดหมายเรียกค่าไถ่)
แต่มันไม่ใช่เรื่องสนุกและเกม หากความรู้สึกของคุณไม่ดีคน ๆ นั้นอาจคิดว่าคุณกำลังพยายามสื่อความโกรธ - แทนที่จะพูดว่าเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น“ ฉันไม่แน่ใจว่า สิ่ง ที่หมายถึง ??? !!!!” ดูเหมือนจะเป็นศัตรูอย่างจริงจัง โชคดีที่การแก้ไขที่นี่ค่อนข้างง่าย จำกัด ตัวเองไว้ที่เครื่องหมายวรรคตอนเดียวและไม่มีตัวเอียง (“ ฉันไม่แน่ใจว่าสิ่งนั้นหมายถึงอะไร”) ยังคงเป็นการแสดงออกว่าคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
3. คำตอบของคุณไม่ชัดเจน (แม้แต่กับคุณ)
คุณกำลังนับถอยหลังจนกว่าจะถึงวันทำงาน หรือคุณทำงานล้นมือและพยายามรักษาหัวไว้เหนือน้ำ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตามคุณไม่ได้สนใจอะไรและคุณได้อ่านอีเมลที่คุณแต่งขึ้นหกครั้ง
และแน่นอนคุณสามารถตรวจสอบได้เป็นครั้งที่เจ็ดแล้วกดส่ง แต่ถ้าคุณยังถามตัวเองว่าบรรทัดนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่มันเป็นสัญญาณว่าไม่มันอาจจะไม่ใช่
หากคุณสามารถกลับมาที่อีเมลได้บอกว่าหลังจากทานอาหารกลางวันหรือหลังการประชุมที่กำลังจะมาถึงซึ่งเป็นอันตรายต่อพลังงานทั้งหมดของคุณให้รอ หากคุณต้องการตอบกลับโดยเร็วให้ส่งคำตอบสั้น ๆ ที่มีแนวโน้มว่าจะส่งรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง บ่อยครั้งบันทึกย่อการยืนยันการรับและแจ้งให้ใครบางคนรู้ว่าคุณจะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมทำให้สายการสื่อสารเปิด - และทำให้คุณมีพื้นที่หายใจเพื่อเขียนคำตอบเมื่อคุณมีแบนด์วิดท์มากขึ้น
4. คำตอบของคุณเกี่ยวข้องกับการก้าวข้ามหน้าที่ของคุณ
คุณรู้ว่าข้อความประเภทใดที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณ แต่ในบางครั้งมีบางอย่างมาถึงคุณและคุณคิดอะไรจาก“ อืมมันแปลก…” ถึง“ รอนี่คืองานของฉันหรือเปล่า”
คุณอาจต้องการตอบกลับด่วนด้วยเหตุผลหลายประการ บางทีคุณอาจไม่คิดว่าปัญหานั้นคุ้มค่ากับเวลาของหัวหน้างานของคุณ บางทีการตอบสนองที่ยอดเยี่ยมอาจเกิดขึ้นในใจและคุณเพียงแค่ทำมันเพื่อหาว่ามันถูกมองว่าเป็นการริเริ่ม
ตัวอย่างเช่นพูดไคลเอนต์อีเมลถึงคุณเกี่ยวกับโครงการที่อยู่นอกภาระงานของคุณ ดังนั้นคุณจะเห็นว่าคุณสามารถหาคำตอบได้หรือไม่ถ้าไม่ให้ส่งอีเมลกลับมาพร้อมชื่อของบุคคลที่จัดการมัน มีประโยชน์ใช่ไหม ไม่ใช่ถ้ามี backstory ที่คุณไม่รู้ แม้ว่าคุณจะมีความตั้งใจดี แต่คุณก็สามารถทำให้เพื่อนร่วมงานหรือเจ้านายของคุณอยู่ในจุดที่ยากลำบาก
ตัวเลือกที่ดีคือส่งต่ออีเมลไปยังบุคคลที่เหมาะสมพร้อมข้อเสนอเพื่อช่วย ดูเหมือนว่า“ Arthur of ABC Corporation ถามว่าฉันจะส่งข้อมูลการติดต่อของคุณไปได้ไหม จะเป็นเช่นนั้นหรือไม่ "หรือ" ทำเครื่องหมายถามเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการ XYZ มันจะมีประโยชน์สำหรับฉันในการเชื่อมโยงเขากับคุณหรือแบ่งปันไทม์ไลน์ของเราหรือไม่” มันอาจชะลอการตอบสนองของคุณ แต่คุณรู้ว่าคุณจะส่งคำตอบที่ถูกต้อง
ไม่แน่ใจว่าอีเมลกำลังกดบันทึกใช่ไหม พักสมองแล้วกลับมาหามัน
