อีเมล์ ไม่สามารถอยู่กับมันได้ ไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้หากปราศจากมัน ฉันถูกไหม?
ปีที่แล้วเราส่งอีเมลมากกว่า 2.5 พันล้านฉบับ และนี่คือข่าวร้าย แม้จะมีความเกลียดชังในปริมาณที่ดีคาดว่าตัวเลขนั้นจะเพิ่มขึ้นเท่านั้น ปริมาณเป็นปัญหาเช่นเดียวกับเวลาที่คุณใช้กับมัน ในความเป็นจริงรายงานบอกว่าคุณตรวจสอบประมาณ 36 ครั้งต่อชั่วโมง 36 ครั้ง ในหนึ่งชั่วโมง
เมื่อคุณเริ่มเล่นน้ำกับสิ่งที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณมันจะใช้เวลาประมาณ 16 นาทีเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นของคุณ โอ้และถ้าคุณต้องการเอกสารที่ถูกฝังไว้ในอีเมลของคุณมันจะใช้เวลาประมาณสองนาทีในการค้นหา ทำคณิตศาสตร์: สิ่งนี้จะเพิ่มภัยพิบัติในการผลิตของคุณอย่างรวดเร็ว
คุณต้องการให้มันทำหน้าที่ของคุณ คุณไม่สามารถทิ้งมันไว้เหมือนนิสัยที่ไม่ดี อันที่จริงแล้วมันไม่ต้องสงสัยเลยว่าสิ่งที่คุณต้องพึ่งพาอย่างหนักเพื่อรับข้อมูลการอนุมัติหรือคำตอบจากเพื่อนร่วมงานเพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีความสุข
แต่ถ้าคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากคนอื่นเมื่อคุณส่งอีเมลหรือถ้าคุณไม่ถามคำถามที่ดีจำไว้ว่า 36 ครั้งต่อชั่วโมง? ใช่ดูว่าการประเมินเพิ่มขึ้นอย่างมาก ฉันสงสัยว่าฟังดูน่าสนใจ นี่คือเคล็ดลับสี่ข้อที่คุณสามารถใช้เพื่อลดและเพิ่มความเร็วในการแลกเปลี่ยนและสื่อสารได้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม
1. ชี้แจงคำถามของคุณ
คุณเคยโยนความคิดออกไปให้เพื่อนร่วมงานและจบลงด้วย“ ความคิดหรือไม่” ถ้าเป้าหมายของคุณคือการรับข้อมูลจากคนที่กำหนดเส้นตายทิศทางโครงการหรือคำแนะนำเกี่ยวกับตัวเลือกคุณต้องให้เขามากกว่านี้ เฉพาะที่จะทำงานกับ ท้ายที่สุดเขาไม่ต้องการใช้เวลาพยายามถอดรหัสข้อความของคุณมากกว่าที่คุณต้องการอ่านการตอบสนองของเขา
หากคุณเพิ่งส่งแผนที่ต้องการการกระทำตัวอย่างเช่นแทนที่จะจบด้วยปลายเปิดและคลุมเครือ“ ความคิด?” ถามคำถามเฉพาะเช่น“ สิ่งที่ต้องใช้ในการทำให้แผนนี้เป็นจริงในสัปดาห์หน้า ? แจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่ฉันสามารถทำได้เพื่อให้มันเป็นไปโดยเร็ว” เพื่อนร่วมงานของคุณจะสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและโดยตรงและคุณจะได้รับการตอบสนองที่มีคุณภาพสูงขึ้นมาก
2. ตัดกับการไล่ล่า
ซาร่าห์สมาชิกโครงการประเภท A ที่คุณทำงานบ่อยต้องการทุกอย่างล่วงหน้าหลายสัปดาห์ เธออยู่ที่นั้นอีกครั้ง คุณได้รับอีเมลสำหรับการส่งมอบที่มีกำหนดเวลาสั้น ๆ อย่างน่าขัน คุณรู้สึกหงุดหงิดและล่อลวงให้ตอบว่า“ คุณช่วยให้ฉันมีเวลามากขึ้นในโครงการนั้นได้ไหม?” ด้วยความหวังว่าจะเจรจาใหม่เพื่อกำหนดเส้นตาย ถ้าคุณทำเช่นนั้นจะต้องใช้เวลาอีกครึ่งโหลในการแก้ไขไทม์ไลน์เพียงอย่างเดียว
บอกเพื่อนร่วมงานของคุณว่าคุณมีความสามารถที่จะทำและปล่อยให้เป็นอย่างนั้น “ เฮ้ซาร่าห์ฉันมีโครงการจัดลำดับความสำคัญอีกสามโครงการในคิวของฉันตอนนี้ ฉันจะทำสิ่งนี้ให้เสร็จภายในวันพฤหัสบดีหน้า ถ้าฉันสามารถทำให้เสร็จเร็วฉันจะแจ้งให้คุณทราบ ขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณ” บูม เสร็จสิ้น
3. หยุดการเรี่ยไรคำถาม
บางข้อความสร้างจดหมายที่ไม่จำเป็นเพราะคุณเชิญการตอบกลับโดยไม่เจตนา เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานั้นให้หยุดด้วย“ สิ่งนี้สมเหตุสมผลกับคุณหรือไม่” แทนที่จะพูดว่า“ แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถาม” หากผู้รับมีคิวรีเขาจะแจ้งให้คุณทราบ มิฉะนั้นเขาจะรู้ว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับ
คุณสามารถปิดบางสิ่งเช่น“ แจ้งให้เราทราบหากเราไม่ได้อยู่ในแนวเดียวกันนี้” หรือ“ แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติม” ภาษาที่กระชับนี้ทำให้ชัดเจนว่าการสนทนานั้นปิดลง ปัญหาในตอนท้ายของผู้รับ
4. อย่าละเลยหัวข้อ
หัวเรื่องของข้อความของคุณคือประสิทธิภาพระดับทอง ใช้อสังหาริมทรัพย์ที่ให้ผู้อ่านของคุณหัวขึ้นเกี่ยวกับความสนใจเท่าไหร่พวกเขาต้องใช้และเมื่อ มุ่งหน้าไปที่อีเมลส่วนเกินที่ผ่าน
ใช้ชื่อของคุณเพื่อบ่งบอกถึงความเร่งด่วนการส่งมอบและกำหนดเวลา ตัวอย่างเช่นชื่อสามารถอ่านบางสิ่งเช่น“ การดำเนินการที่จำเป็นในตอนเที่ยงวันศุกร์ | โครงการ Acme จะครบกำหนดในสัปดาห์หน้า”
ตอนนี้ผู้อ่านของคุณรู้ว่าสิ่งนี้กำลังต้องการความสนใจ เธอทราบว่ามีกำหนดเวลาสำหรับการตอบกลับและทำงานที่เธอต้องมุ่งเน้นให้เสร็จในสัปดาห์หน้า คำแถลงเดียวที่เป็นรูปธรรมนั้นป้องกันไม่ให้ตันไปมา
เมื่อกำหนดว่าต้องใช้เวลาและความสนใจอีเมลเท่าไหร่ทั้งในฐานะผู้ส่งและผู้รับคุณสามารถดูว่าเทคนิคง่ายๆสองสามอย่างจะช่วยให้คุณส่งข้อความที่สร้างการตอบกลับน้อยลงและปรับปรุงการสื่อสารโดยรวมระหว่างคุณและเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้อย่างไร . มันจะไม่เจ๋งใช่มั้ย เมื่อคุณทำให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นคุณจะไม่เพียงรู้สึกควบคุมกล่องจดหมายได้มากขึ้นเพื่อนร่วมงานของคุณจะประทับใจในประสิทธิภาพของการช่วยเหลือกล่องจดหมายของคุณ
แต่โปรดทราบว่าบางครั้งทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการสนทนาแบบออฟไลน์ ตามกฎทั่วไปหากคุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาในการแลกเปลี่ยนอีเมลสามครั้งหรือการสื่อสารผิดพลาดเกิดขึ้นเนื่องจากกระทู้ยาวเหยียดเสนอการสนทนาสดเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
