หากคุณพูดคำว่า "ประชุม" กับทีมของคุณคุณมีแนวโน้มที่จะได้พบกับเสียงครวญครางและเสียงพึมพำของ "ทำไม" มากกว่าที่จะเป็น "เฮ็คใช่! เราอดใจรอไม่ไหว!”
หนึ่งในเหตุผลที่การประชุมจำนวนมากมีแนวโน้มที่จะผ่านไปอย่างเลวร้ายเพราะพวกเขาไม่ได้เริ่มต้นอย่างถูกต้อง อย่างที่คุณอาจสังเกตเห็นนาทีสองสามนาทีแรกมักจะตั้งค่าเสียงสำหรับส่วนที่เหลือของมัน หากยังไม่มีการเริ่มต้นที่แข็งแกร่งสมาชิกในทีมของคุณจะออกหรือไล่ตาม และคุณรู้ว่าไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการพูดคุยกันและนำผู้คนเริ่มแอบมองโทรศัพท์ของพวกเขา
แน่นอนถ้าคุณใช้เวลาในการเตรียมตัวคุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้ ท้ายที่สุดการประชุมของคุณไม่ควรเกิดขึ้นกับระบบอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มแต่ละคนเพียงแค่เปิดตัวในวาระการประชุมและท่องไป คุณสามารถเตะมันออกมาได้หลายวิธี
1. บอกทุกคนเกี่ยวกับการประชุม
คนส่วนใหญ่ปรับเข้ากับ WIIFM (มีอะไรอยู่ในนั้นเพื่อฉัน?) ในการดึงดูดผู้เข้าร่วมให้เข้าร่วมคุณต้องเตือนพวกเขาก่อนว่าทำไมพวกเขาถึงนั่งอยู่ในห้องกับคุณเพราะถูกดึงออกจากงาน ใช่คุณอาจพูดถึงบางสิ่งบางอย่างเมื่อคุณตั้งค่าการประชุม แต่มันก็ดีเสมอที่จะกล่าวถึงวัตถุประสงค์อีกครั้ง (คำแนะนำ: หากคุณไม่สามารถคิดวัตถุประสงค์ที่น่าสนใจได้คุณควรยกเลิกการประชุม)
จากนั้นติดตามด้วยเหตุผลที่ทีมของคุณอยู่ที่นั่นเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณไม่จำเป็นต้องชี้ไปที่สมาชิกแต่ละคนและแบ่งปันว่าทำไมเขาหรือเธอต้องการในการประชุม แต่คุณต้องทำให้ชัดเจนว่าทุกคนอยู่ที่นั่นด้วยเหตุผล “ ในฐานะทีมการตลาดของ บริษัท ขึ้นอยู่กับความคิดของเราที่จะสร้างผู้ชมของเราในไตรมาสหน้า” หรือ“ ทุกคนในห้องนี้ได้รับคำแนะนำจากผู้จัดการของคุณเนื่องจากทักษะขององค์กรของคุณ” (อีกครั้งถ้ามีคนใน การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ไม่ทำให้เขาหรือเธอเข้าร่วม)
2. ส่งเสริมความเป็นบวก
วิธีที่คุณเริ่มการประชุมมีแนวโน้มที่จะกำหนดวิธีการที่เหลือของการประชุม หากการประชุมเริ่มต้นด้วยการบ่นจับและหอนก็อาจจบด้วยวิธีนี้เช่นกัน ในทางกลับกันหากคุณเปิดด้วยการมองโลกในแง่ดีอาจมีผลกระทบเชิงบวกต่อการอภิปรายที่เหลือ
คุณสามารถขอให้สมาชิกในทีมของคุณแบ่งปันสิ่งที่เป็นไปได้ด้วยดี หรือถ้ากลุ่มใหญ่เกินไปคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการชมความสำเร็จของกลุ่มไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นภายใน บริษัท หรือแผนกของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่จะเริ่มการสนทนาด้วยโน้ตยกระดับ ไม่เช่นนั้นผู้คนจะเริ่มเชื่อมโยงการประชุมกับการบรรยายข่าวร้ายและรายงานที่น่าผิดหวัง
3. แบ่งปันสถิติที่น่าประหลาดใจหรืออ้างความเจ็บปวด
สถิติที่น่าตกใจหรือคำพูดที่ลึกซึ้งไม่ได้เป็นเพียงแค่ตัวเลือกที่ดีสำหรับการพูด นอกจากนี้ยังสามารถเป็นอาหารสัตว์สำหรับการอภิปรายที่ดี ให้ทีมของคุณมีเวลาสักครู่เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความหมายก่อนที่จะเข้าสู่จุดประสงค์หลักของการประชุม
เห็นได้ชัดว่าควรเป็นสถิติหรือคำพูดที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของการประชุมโดยรวม อาจเป็นตัวเลขจากการคาดการณ์การเติบโตล่าสุดของ บริษัท หรืออาจเป็นคำพูดที่น่าตกใจจากการศึกษาอุตสาหกรรมใหม่ ไม่ว่ามันจะเป็นอะไรก็ตามมันควรจะเกี่ยวข้องพอที่จะทำให้ทีมของคุณจดจ่อกับการติดตาม
4. บอกเล่าเรื่องราว
เรื่องราวสามารถสอนคุณธรรมปลูกฝังบทเรียนสำคัญหรือแม้แต่ทำให้ผู้คนหัวเราะ ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเรื่องนี้คือมันไม่ได้มาจากปากของคุณเองซึ่งทำให้ "การระเบิด" นั้นนุ่ม
เช่นคำพูดหรือสถิติคุณควรแบ่งปันเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับการประชุมอย่างใด อย่างไรก็ตามคุณมีความยืดหยุ่นเพิ่มขึ้นเล็กน้อยที่นี่ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ สิ่งที่ไปได้ดีกับลูกค้าหรือสมาชิกในทีมที่ก้าวไปข้างหน้าและเกินกว่าการปฏิบัติหน้าที่ หรือคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณอ่านเมื่อเร็ว ๆ นี้เกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จอย่างไม่น่าเชื่อซึ่งทำให้คุณคิดว่ากลยุทธ์ที่คุณวางไว้ในตอนแรก คนมักจะเกี่ยวข้องกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยไม่คำนึงถึงบริบท ไม่ต้องพูดถึงว่ามันทำให้หัวใจมีส่วนร่วมในกระบวนการคิดแทนที่จะเป็นแค่ความคิด
การประชุมที่ดีนั้นเป็นรูปแบบของศิลปะดังนั้นให้เวลาตัวคุณเองในการพิจารณาการไหล สิ่งต่าง ๆ อาจไม่สมบูรณ์อย่างสมบูรณ์ในครั้งแรก แต่ก็มีพื้นที่สำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอหากคุณพยายามทำให้มันเป็นจริง
