คุณลักษณะ Subtotal ของ Excel ทำงานโดยการแทรกฟังก์ชัน SUBTOTAL ลงในฐานข้อมูลหรือรายการข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การใช้คุณลักษณะ Subtotal ทำให้การค้นหาและการดึงข้อมูลเฉพาะจากตารางข้อมูลขนาดใหญ่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
แม้ว่าจะเรียกว่า "คุณลักษณะย่อยรวม" แต่คุณจะไม่ จำกัด เฉพาะการค้นหาผลรวมหรือจำนวนทั้งหมดสำหรับแถวที่เลือกของข้อมูล นอกจากยอดรวมคุณยังสามารถหาค่าที่ใหญ่ที่สุดสำหรับแต่ละส่วนย่อยของฐานข้อมูล
บทแนะนำทีละขั้นตอนนี้รวมถึงตัวอย่างการหายอดขายสูงสุดสำหรับแต่ละพื้นที่การขาย
ขั้นตอนในบทแนะนำนี้ ได้แก่
- ป้อนข้อมูลบทแนะนำ
- การจัดเรียงตัวอย่างข้อมูล
- การหาค่าที่ใหญ่ที่สุด
ป้อนข้อมูลบทแนะนำย่อย
ขั้นตอนแรกในการใช้คุณลักษณะย่อยข้อมูลย่อยใน Excel คือการป้อนข้อมูลลงในแผ่นงาน
เมื่อทำเช่นนั้นโปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:
- สิ่งสำคัญคือต้องป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล
- ปล่อยให้ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าเมื่อป้อนข้อมูล ซึ่งรวมถึง ไม่ ปล่อยให้แถวว่างระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล
สำหรับบทแนะนำนี้
ป้อนข้อมูลลงในเซลล์ A1 ถึง D12 ตามที่เห็นในภาพด้านบน สำหรับผู้ที่ไม่รู้สึกว่ากำลังพิมพ์ข้อมูลคำแนะนำในการคัดลอกลงใน Excel สามารถดูได้ที่ลิงค์นี้
การเรียงลำดับข้อมูล
ก่อนที่ข้อมูลย่อยจะถูกนำมาใช้ข้อมูลของคุณต้องถูกจัดกลุ่มตามคอลัมน์ข้อมูลที่คุณต้องการดึงข้อมูล
การจัดกลุ่มนี้ทำโดยใช้คุณลักษณะการจัดเรียงของ Excel
ในบทแนะนำนี้เราต้องการหาจำนวนคำสั่งซื้อสูงสุดต่อพื้นที่การขายดังนั้นข้อมูลจะต้องเรียงตาม ภูมิภาค ส่วนหัวของคอลัมน์
การจัดเรียงข้อมูลตามเขตการขาย
- ลากเซลล์ที่เลือก A2 ไปยัง D12 เพื่อเน้นพวกเขา แน่ใจ ไม่ ใส่ชื่อในแถวหนึ่งแถวที่คุณเลือก
- คลิกที่ ข้อมูล แถบริบบิ้น
- คลิกที่ ประเภท ที่อยู่ตรงกลางของข้อมูลริบบิ้นเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเรียง
- เลือก เรียงตามภูมิภาค จากรายการแบบหล่นลงใต้ คอลัมน์ หัวเรื่องในกล่องโต้ตอบ
- ทำให้เเน่นอน ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว จะถูกเลือกไว้ที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ
- คลิก ตกลง.
- ข้อมูลในเซลล์ A3 ถึง D12 ควรเรียงตามลำดับตัวอักษรตามคอลัมน์ที่สอง ภูมิภาค. ข้อมูลสำหรับสามตัวแทนฝ่ายขายจากภาคตะวันออกควรได้รับการระบุไว้เป็นอันดับแรกตามด้วยทิศเหนือทิศใต้และทิศตะวันตกเฉียงเหนือ
การหาค่าที่ใหญ่ที่สุดโดยใช้ Subtotals
ในขั้นตอนนี้เราจะใช้คุณลักษณะ Subtotal เพื่อหาจำนวนยอดขายสูงสุดต่อพื้นที่ หากต้องการหาค่าสูงสุดหรือใหญ่ที่สุดคุณลักษณะ Subtotal จะใช้ฟังก์ชัน MAX
สำหรับบทแนะนำนี้:
- ลากข้อมูลที่เลือกไว้ในเซลล์ A2 ไปยัง D12 เพื่อเน้นพวกเขา
- คลิกที่ ข้อมูล แถบริบบิ้น
- คลิกที่ ไม่ทั้งหมด เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบยอดรวมย่อย
- สำหรับตัวเลือกแรกในกล่องโต้ตอบ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใน: เลือก ภูมิภาค จากรายการแบบหล่นลง
- สำหรับตัวเลือกที่สองในกล่องโต้ตอบ ใช้ฟังก์ชัน: เลือก MAX จากรายการแบบหล่นลง
- สำหรับตัวเลือกที่สามในกล่องโต้ตอบ เพิ่มผลรวมย่อยไปที่: เช็คเอาท์ ยอดขายทั้งหมด เฉพาะจากรายการตัวเลือกที่แสดงในหน้าต่าง
- สำหรับช่องทำเครื่องหมายสามช่องที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบให้ทำเครื่องหมายที่ช่องแทนที่ผลรวมย่อยในปัจจุบันข้อมูลสรุปด้านล่าง
- คลิก ตกลง.
- ตารางข้อมูลควรรวมยอดขายสูงสุดสำหรับแต่ละภูมิภาค (แถว 6, 9, 12 และ 16) รวมทั้ง แกรนด์แม็กซ์ (ยอดขายสูงสุดสำหรับทุกภูมิภาค) ในแถวที่ 17 ควรตรงกับภาพที่ด้านบนสุดของบทแนะนำนี้
