45 เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตสำหรับคนที่มีงานยุ่งมาก - รำพึง

คุณเรียกใช้จากการประชุมการประชุม กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยจันทัน (และคุณจะถึงที่นี่ด้วย) คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำงานทุกวันและยังไม่รู้สึกว่าคุณเป็นคนทำรายชื่อที่ต้องทำ

พวกเราเข้าใจ. เราเคยไปที่นั่น และเรารู้ว่าจะไม่มีเวลาเพียงพอในแต่ละวัน ดังนั้นเราจึงรวบรวมรายการเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพขั้นสุดยอดที่ช่วยให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากเวลาที่เรามี

จากการวางแผนการโจมตีของคุณในวันที่จะทำให้คุณไม่ต้องกังวลกับการจัดการกับสิ่งรบกวนที่ดูเหมือนว่าจะปรากฏขึ้นเราจะช่วยให้คุณทำทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่จะทำได้เพื่อให้คุณมีเวลาสำหรับสิ่งอื่น ๆ (เช่น คุณก็นอนหลับ)

วางแผนสิ่งที่ต้องทำของคุณ

1. อย่าประเมินค่าสูงไปกว่าจำนวนสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งวัน แทนที่จะสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำจำนวนมาก (และรู้สึกหงุดหงิดเมื่อคุณยังทำไม่เสร็จ) ลองทำรายการ 1-3-5 สิ่งที่ต้องทำของเรา: วางแผนที่จะรับงานใหญ่หนึ่งงานสามงานขนาดกลางและอีกห้างาน งานเล็กทำทุกวัน
2. “ ถ้าฉันทำอะไรบางอย่างเสร็จแล้วฉันจะเขียนมันและตรวจสอบมันออกจากรายการ รู้สึกดีเสมอที่เห็นสิ่งที่ทำเสร็จ” Michael Peggs, @michaelpeggs
3. ลองแนบอารมณ์กับงานของคุณ: เตือนตัวเองว่าการกำหนดลูกค้ารายใหญ่จะทำให้คุณรู้สึก“ มีชัย” หรือการยกเลิกการคืนภาษีของคุณจะทำให้คุณ“ โล่งอกขนาดใหญ่” อาจเป็นเพียงการเพิ่มพลังที่คุณต้องการ
4. อย่าวางโปรเจ็คต์ขนาดใหญ่เป็นหนึ่งในสิ่งที่ต้องทำในรายการของคุณ แต่ให้แบ่งเป็นภารกิจย่อย ๆ เพื่อช่วยให้คุณทำตามเป้าหมายได้สำเร็จ
5. “ ต้องขอบคุณ Evernote ระบบองค์กรของฉันได้เปลี่ยนจากหน้าโน๊ตบุ๊คหน้าโน้ตโน้ตและไฟล์แก้ไขไฟล์ไปเป็นระบบ Evernote ที่ผสานกันอย่างแน่นหนาซึ่งเชื่อมต่อกับแล็ปท็อปโทรศัพท์มือถือและแท็บเล็ตของฉัน ตั้งแต่บันทึกของลูกค้าไปจนถึงบล็อกร่างเป็นสคริปต์คำพูดทั้งหมดอยู่ที่นั่น” Michael Terrell, @michaelterrell
6. ในขณะที่คุณกำลังคิดเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จ - ทั้งในการทำงานและในชีวิต - พิจารณางานที่คุณสามารถลบออกจากจานของคุณโดยจ้างพวกเขา
7. รับสิ่งที่คุณต้องการทำอย่างน้อยก่อน สิ่งนี้จะกระตุ้นให้คุณทำมันให้เร็วขึ้นเพื่อให้คุณสามารถทำงานที่คุณชอบได้มากขึ้นทำให้วันที่เหลือของคุณดีขึ้นนิดหน่อย
8. ทำภารกิจสำคัญอย่างหนึ่งให้เสร็จก่อนมื้อเที่ยง โดยการทำให้เรื่องใหญ่ออกไป แต่เนิ่นๆคุณสามารถพักทานอาหารกลางวันเพื่อฟื้นฟูและเริ่มต้นช่วงบ่ายที่สดใหม่โดยไม่รู้สึกตื่นตระหนกเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำขนาดใหญ่ในรายการของคุณ
9. “ ทุกวันอาทิตย์ฉันทำรายการสิ่งที่ฉันต้องทำในสัปดาห์นั้น ฉันบล็อกวันเพื่อให้รายการเสร็จ ฉันบันทึก 30 นาทีสุดท้ายของแต่ละวันทำงานเพื่อสร้างแผนสำหรับวันถัดไปโดยมีภารกิจสำคัญสามอย่าง ฉันยังใช้เวลา 30 นาทีเพื่อปิดงานและตรวจสอบอีเมล สิ่งนี้ทำให้เช้าตรู่ง่ายขึ้นมาก!” Anna Runyan, @classycareer
10. มีระบบการจัดการภาระงานมากมายในท้ายที่สุดมันเกี่ยวกับการค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณและติดอยู่กับมัน การทดลองใช้ระบบใหม่อย่างต่อเนื่องจะเป็นการเสียเวลาของคุณในระยะยาวดังนั้นใช้เวลาหนึ่งเดือนในการทดลองแล้วจึงส่งมอบ คำแนะนำ: ระบบที่ดีที่สุดของคุณอาจเป็นการผสมผสานที่หลากหลาย!

การจัดการกับอีเมล

1. ตรวจสอบอีเมลในเวลาที่ระบุระหว่างวันเท่านั้นและพยายาม จำกัด เพียง 4-5 ครั้งต่อวัน หากคุณไม่สามารถควบคุมตัวเองได้เกือบเท่านี้ให้ใช้เครื่องมือเช่น Inbox Pause เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลปรากฏในกล่องจดหมายจนกว่าคุณจะพร้อม
2. หากอีเมลทำให้คุณผิดหวังลองใช้ระบบของ Time Management Ninja เพียงตรวจสอบวันละสองครั้งเท่านั้น
3. ต้องการตอบอีเมลอย่างเร่งด่วนหรือไม่? เพิ่มลายเซ็นต์“ ส่งจาก iPhone ของฉัน” อย่างไม่เป็นทางการที่ด้านล่างของหน้า - แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลจากคอมพิวเตอร์ของคุณ ในขณะที่คุณไม่ควรทำเช่นนี้ตลอดเวลามันเป็นวิธีที่รวดเร็วในการตอบกลับการตอบเพียงหนึ่งประโยคโดยไม่ต้องมีคนคิดว่าคุณหยาบคาย
4. เข้าหาอีเมลของคุณในแง่ของระยะเวลาที่จะให้คุณตอบกลับ ถ้าใช้เวลาตอบน้อยกว่าสามนาทีให้รีบตอบทันที ถ้ามันจะใช้เวลามากกว่านั้นตั้งไว้ และเมื่อคุณมีเวลามากให้จัดการกับสิ่งเหล่านั้นก่อน
5. ยิ่งคุณตอบกลับเร็วเท่าไรคุณก็ยิ่งตอบสนองได้เร็วเท่านั้นและยิ่งใช้เวลาน้อยลงคุณจะต้องเสียคำอธิบาย“ ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า” ดังนั้นหากคุณไม่สามารถตอบอีเมลภายใน 48 ชั่วโมงอย่างน้อยก็ตอบกลับด้วยข้อความด่วน“ ฉันจะไปที่นี่เร็ว ๆ นี้!”
6. ทำกล่องจดหมายขนาดใหญ่หนึ่งครั้งต่อไตรมาสทำความสะอาดและเก็บถาวรข้อความทั้งหมดที่เก่ากว่าสองถึงสามเดือน (การตอบคำถามอย่างจริงจังในตอนนี้จะทำให้คุณอาย) ในขณะที่อีเมลที่คุณสมัครรับข้อมูลเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณให้ตัดสินใจอย่างฉับพลันว่าคุณอ่านจดหมายจริงหรือควรยกเลิกการสมัคร
7. “ หลีกเลี่ยงการตรวจสอบอีเมลสิ่งแรกในตอนเช้า มันง่ายเกินไปที่จะถูกบล็อกโดยการตอบกลับข้อความ ฉันพบว่าเมื่อฉันรอจนกว่าฉันจะทำรายการสำคัญบางอย่างในรายการที่ต้องทำฉันสามารถให้ความสนใจกับอีเมลได้มากขึ้นและฉันก็รู้สึกว่าฉันทำงานของฉันได้สำเร็จเช่นกัน” Hannah Morgan, @careersherpa
8. ใช้การตอบกลับสำเร็จรูปเพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์สิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก สำหรับอีเมลใด ๆ ที่คุณส่งเป็นประจำ - หรือแม้แต่เป็นส่วนหนึ่งของอีเมลเช่นย่อหน้าย่อหน้า - สร้างการตอบกลับสำเร็จรูปที่คุณสามารถป๊อปอัพได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ไม่เคยได้ยินคำตอบบรรจุกระป๋อง? เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่
9. ตั้งค่าตัวกรองอัตโนมัติเพื่อดึงอีเมลออกจากกล่องจดหมายของคุณทันทีและลงในโฟลเดอร์ด้านขวา (นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นจดหมายข่าวที่คุณต้องการกลับมาตามเวลาของคุณเอง)
10. ใช้บูมเมอแรงเพื่อดึงอีเมลออกจากกล่องจดหมายจนกว่าคุณจะพร้อมรับมือกับพวกมัน สิ่งนี้มีประโยชน์ด้วยเหตุผลสองประการคือประการแรกมันจะส่งข้อความออกนอกสายตาและออกไปจากใจทำให้คุณมีพื้นที่ว่างสำหรับคิดถึงเรื่องอื่น ๆ ประการที่สองมันจะเตือนคุณโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับอีเมลในภายหลังทำให้คุณมีภาระงานน้อยลงในการติดตามด้วยตัวคุณเอง
11. ต้องการรับอีเมลน้อยลงในกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ ลองสร้างการตอบกลับอัตโนมัติพร้อมคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยที่คุณได้รับ เมื่อเป็นไปได้ให้ตอบอีเมลพร้อมข้อความสั่งแทนที่จะถามเพื่อหลีกเลี่ยงการไปมามากเกินไป

การจัดการการประชุม

1. อย่ากำหนดเวลามากกว่าที่คุณต้องการ การประชุมส่วนใหญ่มีกำหนดเวลาหนึ่งชั่วโมงเต็มเมื่อควรจะเป็น 20 นาที 30 นาทีหรือ สูงสุด 45 นาที

2. อย่ากำหนดเวลา“ อัปเดตการประชุม” เพราะการอัปเดตอาจเกิดขึ้นได้ทางอีเมลเสมอ หากวัตถุประสงค์ของการประชุมไม่ได้เป็นการตัดสินใจหรือดำเนินการร่วมกันให้ยกเลิก (หรือแนะนำให้เจ้านายของคุณอย่างชัดเจนว่าอาจไม่จำเป็น)

3. จัดกลุ่มการประชุมของคุณกลับไปกลับเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนจากโหมดการประชุมเป็นโหมดการทำงานบ่อยเกินไปหรือจัดการกับเวลาที่น่าอึดอัดใจระหว่างการประชุมที่คุณรู้สึกว่าคุณไม่สามารถทำอะไรได้เลย ยังดีกว่ากำหนดวันประชุมฟรีเพื่อให้คุณมีอย่างน้อยหนึ่งวันเมื่อคุณสามารถดำน้ำในการทำงานที่มุ่งเน้น

4. หากคุณกำลังประชุมกับใครบางคนนอกสำนักงานให้ลองคิดดูว่าคุณต้องพบเจอจริงหรือไม่ สามารถบรรลุเป้าหมายของคุณด้วยการโทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอแทนหรือไม่

5. เป็นเชิงรุกอย่างเหลือเชื่อเกี่ยวกับการติดตามการประชุม ส่งวาระการประชุมทุกคนสำหรับทุกการประชุมและหากการสนทนาไม่ปิดหัวข้ออย่ากลัวที่จะกลับเข้ามาใหม่ง่าย“ ลองกำหนดเวลาเพื่อพูดคุยในภายหลังถ้าเป็นประโยชน์เพราะเราเหลือเวลาเพียง 10 นาที ” ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ

6. มีการประชุมทางโทรศัพท์แบบตัวต่อตัวหรือไม่? แอบมุ่งมั่นที่จะให้มันภายใต้ 19 นาที สิ่งนี้จะช่วยให้คุณคุยกับเพื่อนได้อย่างน้อยและตรงประเด็น และหากการสนทนาดำเนินไปเรื่อย ๆ ให้ข้อแก้ตัวที่ดีว่าทำไมคุณถึงต้องวางสาย (เช่นโทรศัพท์หยุดหรือโทรศัพท์ที่กำลังจะตาย)

การจัดการเวลาการเรียนรู้

1. สร้างตารางเวลาของคุณตามเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการทำสิ่งต่างๆให้เสร็จ รู้หรือไม่ว่าคุณกำลังอยู่ในช่วงเช้า? จัดสรรเวลานี้ไว้สำหรับการทำงานที่มุ่งเน้นและพยายามทำให้ปราศจากการประชุมหรือการรบกวน ตีกล่อมประมาณ 3 น. เสมอ? วางแผนชั่วโมงที่นี่ทุกวันสำหรับงานที่ไม่สนใจ
2. “ อย่าประมาทพลังของเวลาขนาดเล็กในการทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ แทนที่จะเสียเวลา 15 นาทีระหว่างการประชุมลองหารายการงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่คุณสามารถทำได้ใน 15, 10 หรือแม้กระทั่งห้านาที: ตอบอีเมลออกไปติดต่อหาคนอื่นอ่านอุตสาหกรรมให้เสร็จ” บริษัท Fast
3. ไม่แน่ใจว่าเวลาอันมีค่าของคุณกำลังจะไปไหน? ใช้ตัวติดตามเช่น Rescue Time หรือ Toggl เพื่อติดตามดูสิ่งที่คุณทำตลอดทั้งวัน ในช่วงเวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์คุณจะเริ่มเข้าใจว่าผู้กระทำผิดเวลาดูดเลือดอะไร - และสามารถวางแผนการโจมตีของคุณว่าคุณจะกำจัดพวกเขาได้อย่างไร
4. คุณไม่ควรทำงานในช่วงสุดสัปดาห์ แต่ลองหาเวลาสองสามชั่วโมงเพื่อทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณเคาะงานที่มีขนาดเล็กไร้สติและเริ่มต้นกับโครงการที่กำลังเกิดขึ้น การทำสิ่งนี้ในขณะที่ดูภาพยนตร์ในตอนเย็นวันอาทิตย์อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำมันให้เสร็จโดยที่ไม่รู้สึกว่าคุณทำงานหนัก เกินไป
5. ใช้กำหนดเวลาและการ จำกัด เวลาเพื่อประโยชน์ของคุณ แม้ว่าคุณจะไม่มีกำหนดเวลา ทางเทคนิค ในการทำงานให้ตั้งค่าด้วยตัวคุณเอง การรู้ว่าคุณมีเวลาเพียงสองชั่วโมงในการทำสิ่งต่าง ๆ จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่เสียเวลาบนอินเทอร์เน็ตสักชั่วโมง
6. ฟังดูเหมือนใช้งานง่าย แต่ต้องแน่ใจว่าได้กำหนดช่วงเวลาหยุดพักมากมายตลอดทั้งวัน เรามีประสิทธิผลมากที่สุดเมื่อเรามีงานที่มุ่งเน้นตามด้วยการหยุดพักระยะสั้น ลองใช้ตัวจับเวลาออนไลน์เพื่อเตือนตัวเองให้ลุกขึ้นจากโต๊ะหยิบของว่างหรือน้ำหรือคุยกับเพื่อนร่วมงานสักสองสามนาทีก่อนกลับไปที่หินลับ
7. งบประมาณ จำกัด เวลาสำหรับการรบกวนที่คุณชื่นชอบ การรู้ว่าคุณจะใช้เวลา 10 นาทีบน Instagram หลังจาก ทำงานสองสามชั่วโมงจะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลา นอกจากนี้การใช้สิ่งนั้นเป็นรางวัลสำหรับการทำงานหนักจะช่วยให้คุณมีแรงบันดาลใจ
8. “ ถ้าคุณมีปัญหาในการเริ่มทำโปรเจค กล่าวอีกนัยหนึ่งให้กำหนดระยะเวลาหรือจำนวนงานในโครงการที่คุณต้องทำก่อนที่จะย้ายไปทำอย่างอื่น” 43 โฟลเดอร์
9. “ มีงานสำรองเสมอ มีหลายครั้งที่ชีวิตจะพยายามทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณแย่ลง: คนที่คุณต้องการคุยด้วยไม่สามารถใช้งานได้, อินเทอร์เน็ตไม่ทำงานหรือคุณไม่สามารถมุ่งความสนใจไปที่งานที่ทำอยู่ มีตัวเลือกอื่น ๆ อยู่เสมอเพื่อให้คุณสามารถทำ สิ่งต่าง ๆ ได้แม้ว่าคุณจะทำภารกิจหลักไม่เสร็จ” Time Management Ninja

   การจัดการกับสิ่งรบกวน

10. “ ฉันปิดเครื่องคอมพิวเตอร์และวางโทรศัพท์ไว้ในที่แปลก ๆ ซึ่งทำให้ฉันไม่สามารถค้นหาได้ในทันที เพื่อให้แน่ใจว่าฉันตัดการเชื่อมต่อและนำเสนออย่างเต็มที่ และความจริงก็คือฉันรู้ว่าสมองของฉันต้องหยุดพักไม่เช่นนั้นธุรกิจของฉันจะต้องทนทุกข์ทรมาน” Christie Mims, @revolutionsclub
11. ต้องการการแก้ไขด่วนเพื่อป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานของคุณเสียสมาธิ? ปรากฏในหูฟังของคุณ มันไม่ใช่เรื่องโง่เขลา แต่คนส่วนใหญ่มีโอกาสน้อยที่จะเข้าหาคุณด้วยคำถามหรือการนินทาที่ไม่จำเป็นเร่งด่วนหากคุณเสียบปลั๊กและทำงานหนัก
12. เมื่อคุณสะดุดบทความที่น่าสนใจอย่าปล่อยให้พวกเขาอ่านตอนนี้ได้รับในทางของการผลิตของคุณ ให้ใช้บริการเช่น Pocket หรือ Instapaper แทนเพื่อบันทึกไว้อ่านในภายหลังเมื่อคุณมีเวลามากขึ้น (เช่นในการเดินทางของคุณ)
13. กำหนดเวลาอินเทอร์เน็ตฟรีทุกสัปดาห์ แม้ว่างานส่วนใหญ่ของเราจะขึ้นอยู่กับอินเทอร์เน็ต แต่ก็ยังมีสิ่งที่เราต้องทำให้เสร็จโดยที่ไม่ต้องทำสิ่งเหล่านี้มักจะเป็นงานที่มุ่งเน้นที่เราหลีกเลี่ยงมากที่สุด ปิด Wi-Fi ของคุณสองสามชั่วโมงทุกสัปดาห์เพื่อดำน้ำในงานเหล่านั้น
14. ก้าวร้าวเกี่ยวกับวิธีการใช้โซเชียลมีเดียในที่ทำงาน เป็นการดีที่คุณไม่ควรใช้เลย หากคุณต้อง จำกัด ไว้ที่ "เวลารบกวน" ที่คุณกำหนดและปิดใช้งานการลงชื่อเข้าใช้อัตโนมัติเพื่อให้คุณมีอุปสรรคทุกครั้งที่คุณเข้ามาที่ Facebook จะต้องก้าวร้าว? ลองใช้แอปอย่าง SelfControl เพื่อปิดกั้นการเข้าถึงของคุณในระหว่างวันทำงาน
15. หยุดพยายามมัลติทาสก์! เราไม่ได้สร้างมันขึ้นมาจริงๆและในขณะที่มันอาจรู้สึกว่าคุณทำเสร็จแล้วทุกอย่างจะพาคุณไปนานกว่า หากนี่เป็นเรื่องยากสำหรับคุณให้ใช้เวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์ในการทำงานเดี่ยวอย่างจริงจัง
16. “ เช่นเดียวกับการทำงานแบบมัลติทาสก์ความยุ่งเหยิงเกินความรู้สึกของคุณและทำให้คุณทำสิ่งต่าง ๆ ได้ยากขึ้น ดังนั้นหากคุณพบว่าตัวเองมีปัญหาในการโฟกัสให้มองไปที่โต๊ะทำงาน (และเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณ) เพื่อดูว่ามีใครบ้างที่ต้องการการจัด ระเบียบ เล็กน้อย” ooomf
17. รู้สึกอิสระที่จะปิดตัวเองจากเพื่อนร่วมงานเมื่อคุณต้องการเวลาที่มุ่งเน้น หากคุณใช้ระบบแชทภายในให้ใส่ข้อความ“ ห้ามรบกวน” ให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และเมื่อคุณจะกลับมาใช้งานอีกครั้ง และถ้าคุณมีสำนักงานจริงที่มีประตู ปิดมันด้วยข้อความที่ดีที่ด้านหน้าอธิบายสิ่งเดียวกัน
18. เพื่อให้ได้โฟกัสที่ดีที่สุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีอุปกรณ์ใดถูกตั้งค่าให้ ping คุณเมื่อมีข้อความใหม่เข้ามาแม้แต่สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ดังจากโทรศัพท์ของคุณก็เพียงพอที่จะทำลายกระแสการผลิต