วิธีการสำรองข้อมูลอีเมลและโฟลเดอร์ Gmail

ทำไมคุณต้องสำรองอีเมล Gmail ของคุณ Gmail เป็นบริการที่น่าเชื่อถือและจะไม่เพียงลบอีเมลของคุณในแบบสุ่มในวันใดวันหนึ่งหรือตัดสินใจว่าได้ดำเนินการและยกเลิกบัญชีของคุณแล้ว อย่างไรก็ตามคุณยังคงสามารถสำรองข้อมูลข้อความ Gmail ไว้ได้หากต้องการออฟไลน์

วิธีที่ง่ายที่สุดในการบันทึกข้อความ Gmail ทั้งหมดของคุณแบบออฟไลน์คือการดาวน์โหลดข้อความอีเมลเหล่านี้ไปยังโปรแกรมรับส่งอีเมล แต่คุณสามารถบันทึกข้อความเฉพาะโดยลากจากโปรแกรมอีเมลของคุณและเข้าไปในโฟลเดอร์อื่นได้ บางตัวเลือกอื่น ๆ ได้แก่ การตั้งค่ากฎการส่งต่อเพื่อส่งข้อความไปยังบัญชีอีเมลอื่นหรือใช้บริการสำรองอีเมลเพื่อสำรองอีเมลออนไลน์

ใช้อีเมลไคลเอ็นต์เพื่อดาวน์โหลดอีเมล Gmail ของคุณ

ถ้าคุณใช้ Outlook, Thunderbird หรือไคลเอ็นต์อีเมลอื่น ๆ อีเมลของคุณจะถูกดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ทุกครั้งที่คุณได้รับข้อความใหม่ อย่างไรก็ตามบัญชี Gmail ของคุณและโปรแกรมที่คุณใช้ทั้งสองต้องเปิดใช้งาน POP เพื่อไม่ให้อีเมลถูกลบหากคุณลบออกจาก Gmail.com

นี่คือสิ่งที่ต้องทำ:

1. เปิดใช้งาน POP ในการตั้งค่า Gmail ของคุณ
   1. ไปที่การส่งต่อและ POP / IMAPในการตั้งค่า Gmail ของคุณและตรวจสอบว่าได้เปิดใช้งาน POP แล้ว
2. ตั้งค่า Gmail ในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณโดยใช้การตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ POP ( ไม่ใช่ IMAP ).
   1. ข้อความจะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติและบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ดีฟอลต์ที่เก็บอีเมลทั้งหมดไว้
3. คัดลอกอีเมลที่ปลอดภัย คุณสามารถทำได้โดยเลือกอีเมลที่คุณต้องการสำรองข้อมูลแล้วลากออกจากโปรแกรมและเข้าไปในโฟลเดอร์
   1. คุณสามารถเก็บอีเมลไว้ในโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อให้คุณสามารถเรียกดูข้อมูลเหล่านี้ได้เหมือนกับที่คุณทำในไคลเอ็นต์อีเมลของคุณ แต่คุณควรจะคัดลอกไฟล์ออกจากโปรแกรมและนำพวกเขาออกไปสักเล็กน้อย ตั้งใจลบเช่นบนฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือในบัญชีสำรองข้อมูลออนไลน์

ถ้าคุณไปเส้นทางนี้ข้อความทั้งหมดจะปรากฏในโปรแกรมอีเมลเหมือนกับที่คุณเคยเห็น อย่างไรก็ตามเนื่องจากมีการใช้ POP อีเมลจะถูกบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ตลอดเวลาแม้ว่าคุณจะลบข้อความออกจาก Gmail.com ก็ตาม พวกเขาจะอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณตราบเท่าที่มีการใช้ POP

ข้อเสียเพียงอย่างเดียวในการเรียกค้น POP คือถ้าพีซีของคุณถูกขโมยหรือหยุดทำงานหรือโฟลเดอร์อีเมลในระบบของคุณเสียหายและคุณไม่มีที่สำรองข้อมูลอื่นคุณสูญหายที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณ

บันทึก: นอกจากนี้คุณยังสามารถสำรองข้อความ Gmail ของคุณด้วยโปรแกรมอีเมล IMAP ได้ด้วย แต่เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเซิร์ฟเวอร์จะแสดงในบัญชี IMAP คุณจะต้องหลีกเลี่ยงการลบข้อความจาก Gmail.com ถ้าต้องการบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ( ขณะที่คุณลบออกจาก Gmail.com โปรแกรม IMAP จะแสดงว่าถูกลบเช่นกัน)

ดาวน์โหลดคลังข้อมูลจาก Google Takeout

ใช้ไซต์ Google Takeout เพื่อดาวน์โหลดที่เก็บถาวรหนึ่งครั้งของบัญชี Gmail ทั้งหมดของคุณ

1. เปิด Google Takeout และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google หากมีการถาม
2. คลิกเลือกทั้งหมด เพื่อยกเลิกการเลือกตัวเลือกทั้งหมดในรายการ (ยกเว้นกรณีที่คุณต้องการใส่ข้อมูลอื่นในการสำรองข้อมูล)
3. เลื่อนลงและค้นหา จดหมายและเปิดใช้งานได้โดยคลิกปุ่มปิดไปทางขวา
   1. คลิกลูกศรถัดจากปุ่มและเลือกป้ายกำกับอีเมลที่คุณต้องการดาวน์โหลดมิเช่นนั้นคุณจะได้รับสำเนาอีเมลทุกฉบับ
4. เลื่อนไปที่ด้านล่างของหน้าแล้วคลิกต่อไป.
5. เลือกตัวเลือกรูปแบบสตอเรจจากสามรูปแบบที่ใช้ได้:
   1. ประเภทไฟล์: เลือก ซิป หรือ .tgz. ผู้ใช้ Windows ควรไปกับตัวเลือก ZIP ในขณะที่ TGZ เหมาะสำหรับระบบปฏิบัติการอื่น ๆ
   2. ขนาดที่เก็บถาวร (สูงสุด): เลือกตัวเลือกที่นี่เพื่อดูว่าคุณต้องการให้แต่ละส่วนของการดาวน์โหลดเป็นส่วนใหญ่เท่าใด ในกรณีส่วนใหญ่ขีด จำกัด 2 GB มีความเหมาะสม
   3. วิธีการจัดส่ง: นี่คือวิธีที่คุณจะดาวน์โหลดการสำรองข้อมูล Gmail คุณสามารถรับลิงก์ผ่านอีเมลเพื่อให้คุณสามารถดาวน์โหลดอีเมล Gmail ไปยังคอมพิวเตอร์หรือเลือกตัวเลือกออนไลน์เพื่อจัดเก็บข้อมูลสำรองใน Google ไดรฟ์, Dropbox, OneDrive หรือ Box
6. คลิกสร้าง ARCHIVE หรือ (ถ้าคุณเลือกตัวเลือกของบุคคลที่สาม) LINK บัญชีและสร้างคลังข้อมูล​.
   1. คุณจะได้รับอีเมลแจ้งให้คุณทราบเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นโดยไม่คำนึงถึงตัวเลือกที่คุณเลือกในขั้นตอนก่อนหน้านี้

ไฟล์ที่เก็บถาวรของ Gmail จะปรากฏในรูปแบบ MBOX ซึ่งเป็นไฟล์ข้อความขนาดใหญ่มาก โปรแกรมอีเมลเช่น Thunderbird สามารถอ่านไฟล์ MBOX แบบธรรมชาติได้ สำหรับไฟล์เก็บถาวรขนาดใหญ่คุณควรใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับ MBOX แทนที่จะพยายามแยกวิเคราะห์ไฟล์ข้อความ

Google Takeout นำเสนอภาพรวมของบัญชี Gmail ของคุณในแบบทันทีทันใด ไม่สนับสนุนการจัดเก็บข้อมูลที่เพิ่มขึ้นดังนั้นคุณจะได้รับทุกอย่างเว้นแต่คุณจะ จำกัด ตัวเองกับป้ายกำกับเฉพาะ แม้ว่าคุณจะสามารถขอข้อมูลที่เก็บถาวรของ Takeout ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ แต่การใช้ Takeout สำหรับการดึงข้อมูลซ้ำไม่ได้ผล ถ้าคุณต้องการดึงข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้งในหนึ่งไตรมาสตามปฏิทินให้ค้นหาวิธีอื่นในการเก็บข้อมูล

ใช้ Online Backup Service

Backupify สำรองข้อมูลส่วนบุคคลจาก Facebook, Flickr, Blogger, Google Calendar และ Contacts, LinkedIn, Twitter และบริการที่คล้ายคลึงกัน ทดลองใช้ฟรี 15 วันโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายก่อนที่คุณจะชำระค่าบริการ

หรือลองใช้ Upsafe หรือ Gmvault Upsafe มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ถึง 3 GB ฟรี (มีทางเลือกฟรีมาก) ขณะที่ Gmvault เป็นโครงการโอเพนซอร์สที่มีการสนับสนุนหลายแพลตฟอร์มและชุมชนนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ

เลือกเก็บข้อมูลโดยใช้กฎข้อมูล

หากคุณไม่ต้องการอีเมลทั้งหมดโปรดพิจารณาวิธีการเลือกอีเมลที่เก็บถาวรมากขึ้น

• ส่งต่อ: เมื่อคุณได้รับจดหมายที่คุณรู้ว่าต้องการเก็บไว้ให้ส่งต่อไปยังบัญชีที่เก็บถาวรที่อื่นเช่นบัญชี Gmail อื่นหรือแม้แต่บัญชีอื่นที่ผู้ให้บริการรายอื่นเช่นบัญชี Outlook หรือ Yahoo หากต้องการเก็บสำเนาสิ่งที่คุณส่งให้ใช้ที่อยู่อีเมลของบัญชีอื่นในบรรทัด BCC ของอีเมลขาออกของคุณ
• ส่งต่ออัตโนมัติ: บอก Gmail เพื่อคัดลอกหรือตาบอดคัดลอกอีเมลทั้งหมดที่ได้รับไปยังที่อยู่อีเมลที่ระบุ
• สูตร IFTTT:เว็บไซต์ IFTTT สร้างสูตร (สคริปต์ระบุว่าเมื่อเกิดเหตุการณ์ X แล้วควรทำเหตุการณ์ Y) เพื่อให้คุณสามารถตั้งค่าการดำเนินการเฉพาะของ Gmail เพื่อเรียกใช้กิจกรรมเฉพาะได้ สูตร IFTTT มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณจำเป็นต้องตั้งกฎที่กำหนดเองและใช้ทรัพยากรภายนอกระบบนิเวศของ Google
• ส่งต่อไปยัง Evernote หรือ OneNote: ตั้งค่า [email protected] นามแฝงเพื่อนำเข้าอีเมลไปยังโน้ตบุ๊ก OneNote ที่กำหนดหรือใช้ที่อยู่อีเมล Evernote ที่กำหนดเองของคุณเพื่อบันทึกข้อความลงใน Evernote

คิดก่อนเก็บ!

มีบริการสำรองข้อมูลทั้งหมดที่แนะนำให้คุณต้องสำรองอีเมลของคุณเพื่อมิให้พวกเขาหลงทางอยู่ตลอดไป

แม้ว่า Google สามารถลบบัญชีของคุณสำหรับการละเมิดข้อกำหนดในการให้บริการหรือแฮกเกอร์สามารถควบคุมบัญชีของคุณและลบที่เก็บบางส่วนหรือทั้งหมดของคุณผลลัพธ์เหล่านี้ค่อนข้างหายาก Google เป็นผู้ให้บริการแพลตฟอร์มอีเมลที่มีประสิทธิภาพในระบบคลาวด์ไม่มีแนวโน้มที่จะเสียข้อความหรือลบบัญชีโดยไม่ได้ตั้งใจ

แม้ว่าคุณอาจมีเหตุผลที่ถูกต้องสำหรับการสำรองข้อมูลบัญชีของคุณ แต่การสำรองข้อมูลจะไม่จำเป็นโดยปกติ ผู้ใช้สามารถเปิดอีเมลของคุณให้มีการรั่วไหลของข้อมูลได้มากขึ้นเมื่อคุณเชื่อมต่อผลิตภัณฑ์และบริการอื่น ๆ เข้ากับเครื่องมือบัญชี Gmail ของคุณซึ่งอาจไม่ปลอดภัยเช่นเดียวกับแพลตฟอร์มคลาวด์ของ Google