บทแนะนำนี้ครอบคลุมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ dos และสิ่งที่ไม่ควรใส่ข้อมูลลงในโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Excel, Google Spreadsheets และ Open Office Calc
การป้อนข้อมูลอย่างถูกต้องในครั้งแรกสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลังและทำให้ง่ายต่อการใช้เครื่องมือและคุณสมบัติต่างๆของ Excel เช่นสูตรและแผนภูมิ
ภาพรวมการป้อนข้อมูล Excel
ด้านบนและสิ่งที่คุณควรทราบเมื่อใช้ Excel ได้แก่ :
- ทำ วางแผนสเปรดชีตของคุณ
- อย่า ปล่อยแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างไว้เมื่อป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- ทำ ประหยัดได้มากและประหยัดในสองแห่ง
- อย่า ใช้ตัวเลขเป็นหัวเรื่องของคอลัมน์และไม่รวมหน่วยที่มีข้อมูล
- ทำ ใช้การอ้างอิงเซลล์และช่วงที่ตั้งชื่อในสูตร
- อย่า ปล่อยเซลล์ที่มีสูตรปลดล็อค
- ทำ จัดเรียงข้อมูลของคุณ
วางแผนทำสเปรดชีตของคุณ
เมื่อพูดถึงการป้อนข้อมูลลงใน Excel คุณควรวางแผนก่อนเริ่มพิมพ์
รู้ว่าจะใช้แผ่นงานอะไรข้อมูลที่จะมีและสิ่งที่จะทำกับข้อมูลนั้นอาจส่งผลต่อรูปแบบสุดท้ายของแผ่นงาน
การวางแผนก่อนการพิมพ์อาจช่วยประหยัดเวลาในภายหลังหากต้องปรับโครงสร้างสเปรดชีตเพื่อให้มีประสิทธิภาพและใช้งานได้ง่ายขึ้น
จุดที่ต้องพิจารณา
- จุดประสงค์ของสเปรดชีตคืออะไร?
- ข้อมูลสเปรดชีตจะมีข้อมูลเท่าไร?
- ต้องการแผนภูมิหรือไม่?
- กระดาษคำนวณจะพิมพ์หรือไม่?
วัตถุประสงค์ของสเปรดชีตคืออะไร?
- จุดประสงค์ของสเปรดชีตจะช่วยในการระบุตำแหน่งของข้อมูลเนื่องจากข้อมูลที่สำคัญที่สุดต้องสามารถมองเห็นและเข้าถึงได้ง่าย
- ต้องคำนวณอะไรบ้าง? การคำนวณมีผลต่อสิ่งที่ต้องใช้สูตรและหน้าที่ต่างๆและตำแหน่งที่จะอยู่
ข้อมูลจำนวนเท่าไหร่จะเป็นกระดาษคำนวณ?
จำนวนข้อมูลที่สเปรดชีตจะถือครองในครั้งแรกและจำนวนที่จะเพิ่มในภายหลังจะมีผลต่อจำนวนแผ่นงานที่ใช้
- อย่ากระจายข้อมูลออกไปมากเกินไปเนื่องจากอาจทำให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหาได้ยากและการคำนวณที่ครอบคลุมหลายแผ่นหรือสมุดงานอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของ Excel ได้
- สำหรับแผ่นงานขนาดใหญ่บางครั้งอาจเป็นประโยชน์ที่จะแสดงผลรวมของคอลัมน์ที่สำคัญเหนือหัวเรื่องของคอลัมน์แทนที่จะบังคับให้ผู้ใช้เลื่อนไปที่ด้านล่างของแผ่นงานเพื่อดูข้อมูล
แผนภูมิจำเป็นหรือไม่?
หากข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนมีการแสดงในแผนภูมิหรือแผนภูมิอาจส่งผลต่อรูปแบบข้อมูล
- ข้อมูลอาจต้องมีการจัดกลุ่มแตกต่างกันขึ้นอยู่กับชนิดของแผนภูมิข้อมูลเช่นการใช้พื้นที่สรุปสำหรับแผนภูมิวงกลม
- สำหรับสเปรดชีตขนาดใหญ่แผนภูมิสามารถย้ายไปยังหน้าต่างๆเพื่อลดความแออัดได้
จะพิมพ์สเปรดชีตหรือไม่?
การจัดเรียงข้อมูลอาจได้รับผลกระทบหากข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนถูกพิมพ์ขึ้นอยู่กับว่าเลือกแนวตั้งหรือแนวนอนและจำนวนแผ่นงานที่ต้องการ
- หากต้องการใช้มุมมองแนวตั้งบนกระดาษขนาดปกติ (8 1/2 X 11) ให้พิจารณาวางข้อมูลส่วนใหญ่ไว้ในแถวภายใต้คอลัมน์สองสามคอลัมน์เพื่อให้เห็นส่วนหัวทั้งหมดในหนึ่งแผ่น
- หากจำเป็นต้องใช้หลายแผ่นให้พิจารณาการพิมพ์ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ด้านบนของแต่ละหน้าเพื่อให้สามารถอ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้น
- หากต้องการพิมพ์คอลัมน์จำนวนมากการจัดวางแนวนอนอาจทำให้ส่วนหัวทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว อีกครั้งหากต้องการหลายแผ่นให้พิมพ์ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ด้านบนสุดของแต่ละหน้า
- หากต้องการพิมพ์แผนภูมิการย้ายไปยังแผ่นงานอื่นจะทำให้งานง่ายขึ้น
อย่าปล่อยแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าในข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
การปล่อยให้แถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าในตารางข้อมูลหรือช่วงข้อมูลที่เกี่ยวข้องอาจทำให้ยากต่อการใช้คุณลักษณะต่างๆของ Excel อย่างเช่นแผนภูมิแผนภูมิเดือยและฟังก์ชันบางอย่าง
แม้แต่เซลล์ที่ว่างเปล่าในแถวหรือคอลัมน์ที่มีข้อมูลอาจทำให้เกิดปัญหาตามที่แสดงในภาพด้านบน
การไม่มีช่องว่างจะช่วยให้ Excel สามารถตรวจจับและเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในช่วงได้หากใช้คุณลักษณะเช่นการเรียงลำดับการกรองหรือ AutoSum
แทนที่จะปล่อยให้แถวหรือคอลัมน์ว่างให้ใช้เส้นขอบหรือจัดรูปแบบส่วนหัวและป้ายกำกับด้วยตัวหนาหรือขีดเส้นใต้เพื่อแบ่งข้อมูลและทำให้อ่านง่ายขึ้น
ป้อนข้อมูลของคุณในแบบคอลัมน์หากเป็นไปได้
- เมื่อวางสเปรดชีตของคุณวางหัวเรื่องที่อธิบายไว้ที่ด้านบนของคอลัมน์แรกของตารางโดยใช้ข้อมูลด้านล่าง
- ถ้ามีชุดข้อมูลมากกว่าหนึ่งชุดให้ใส่รายการเหล่านี้หนึ่งชุดจากอีกคอลัมน์หนึ่ง (จากซ้ายไปขวา) พร้อมกับชื่อของชุดข้อมูลแต่ละชุดที่ด้านบน
เก็บข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องแยกกัน
แม้ว่าการเก็บรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันเป็นสิ่งสำคัญ แต่ในเวลาเดียวกันการเก็บข้อมูลส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปจะเป็นประโยชน์
การปล่อยให้คอลัมน์หรือแถวว่างเปล่าระหว่างช่วงข้อมูลที่แตกต่างกันหรือข้อมูลอื่น ๆ ในแผ่นงานจะช่วยให้ Excel สามารถตรวจจับและเลือกช่วงหรือตารางข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้อง
อย่าบันทึกบ่อยๆ
ความสำคัญของการบันทึกงานของคุณบ่อยๆไม่สามารถพูดเกินจริงหรือระบุบ่อยเกินไป
แน่นอนถ้าคุณใช้สเปรดชีตบนเว็บเช่น Google Spreadsheets หรือ Excel ออนไลน์ การประหยัดไม่ได้เป็นปัญหาเนื่องจากโปรแกรมทั้งสองไม่มีตัวเลือกในการบันทึก แต่แทนที่จะทำงานกับคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติ
สำหรับโปรแกรมคอมพิวเตอร์แม้ว่าหลังจากสองหรือสามเปลี่ยนแปลงไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มข้อมูลการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบหรือการป้อนสูตรให้บันทึกเวิร์กชีท
ถ้าดูเหมือนว่ามากเกินไปให้บันทึกอย่างน้อยทุกสองหรือสามนาที
แม้ว่าความเสถียรของคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะดีขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่ซอฟต์แวร์ยังคงเกิดปัญหาความล้มเหลวของระบบไฟฟ้ายังคงเกิดขึ้นและบางครั้งคนอื่น ๆ อาจเดินทางผ่านสายไฟและดึงออกจากเต้ารับบนผนัง
และเมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้การสูญเสียข้อมูลจำนวนมาก ๆ ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กจะช่วยเพิ่มภาระงานของคุณในขณะที่คุณพยายามสร้างสิ่งที่คุณได้ทำไว้
Excel มี บันทึกอัตโนมัติ ซึ่งโดยปกติจะใช้งานได้ดี แต่ก็ไม่ควรพึ่งพา รับนิสัยในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณด้วยการบันทึกบ่อยครั้ง
ทางลัดไปยังการบันทึก
การบันทึกไม่จำเป็นต้องเป็นภาระที่ยุ่งยากในการเลื่อนเมาส์ไปที่ริบบิ้นและคลิกที่ไอคอนรับนิสัยในการบันทึกโดยใช้ชุดแป้นพิมพ์ลัดที่ประกอบด้วย:
Ctrl + S
อย่าบันทึกในสองแห่ง
อีกแง่มุมหนึ่งของการประหยัดที่ไม่สามารถพูดเกินจริงคือความสำคัญของการบันทึกข้อมูลของคุณในสองตำแหน่งที่แตกต่างกัน
สถานที่ที่สองเป็นของสำรองข้อมูลและได้รับการกล่าวหลายครั้ง " การสำรองข้อมูลเป็นเหมือนการประกัน: มีอย่างใดอย่างหนึ่งและคุณอาจจะไม่จำเป็นต้องใช้มันไม่ได้มีและคุณอาจจะ '.
การสำรองข้อมูลที่ดีที่สุดคือข้อมูลที่อยู่ในตำแหน่งทางกายภาพที่ต่างจากเดิม หลังจากที่ทุกสิ่งที่เป็นจุดของการมีสองสำเนาของไฟล์หากพวกเขา:
- อยู่บนฮาร์ดไดรฟ์เดียวกันที่ล้มเหลว?
- อยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันที่ถูกขโมยหรือไม่?
- อยู่ในอาคารเดียวกันที่ไหม้ไปตามพื้นหรือไม่?
การสำรองข้อมูลจากเว็บ
อีกครั้งการสำรองข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นงานหนักหรือใช้เวลานาน
ถ้าการรักษาความปลอดภัยไม่ใช่ปัญหา - ถ้าพูดแผ่นงานคือรายการดีวีดีของคุณ - การส่งสำเนาอีเมลโดยใช้เว็บเมล์เพื่อให้สำเนาอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อาจเพียงพอ
หากการรักษาความปลอดภัยเป็นปัญหาระบบจัดเก็บข้อมูลเว็บก็ยังคงเป็นทางเลือก - แม้ว่าจะมี บริษัท ที่เชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวและเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการดำเนินการดังกล่าว
ในกรณีของสเปรดชีตออนไลน์สันนิษฐานเจ้าของโครงการจะสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ของตนซึ่งรวมถึงข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด แต่เพื่อความปลอดภัยให้ดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ
อย่าใช้ตัวเลขเป็นส่วนหัวของคอลัมน์และอย่ารวมหน่วยที่มีข้อมูลไว้
ใช้หัวเรื่องที่ด้านบนของคอลัมน์และในตอนต้นของแถวเพื่อระบุข้อมูลของคุณเนื่องจากทำให้การดำเนินการต่างๆเช่นการเรียงลำดับง่ายกว่ามาก แต่อย่าใช้ตัวเลขเช่น - 2012, 2013 เป็นต้นไป - เพื่อทำ มัน.
ดังที่แสดงในรูปภาพข้างต้นคอลัมน์และแถวหัวเรื่องที่เป็นเพียงตัวเลขอาจถูกรวมไว้ในการคำนวณโดยไม่ได้ตั้งใจ ถ้าสูตรของคุณประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆเช่น:
- AutoSum
- AUTOMAX
- AutoAverage
ที่เลือกช่วงของข้อมูลสำหรับอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันโดยอัตโนมัติ
โดยปกติฟังก์ชันดังกล่าวจะค้นหาคอลัมน์ที่อยู่เหนือตำแหน่งที่อยู่และจากนั้นไปทางซ้ายเพื่อดูแถวของตัวเลขและส่วนหัวใด ๆ ที่เป็นตัวเลขจะถูกรวมไว้ในช่วงที่เลือก
ตัวเลขที่ใช้เป็นหัวเรื่องแถวนอกจากนี้ยังสามารถเข้าใจผิดว่าเป็นชุดข้อมูลชุดอื่นถ้าเลือกเป็นส่วนหนึ่งของช่วงสำหรับแผนภูมิแทนที่จะเป็นป้ายกำกับแกน
จัดรูปแบบตัวเลขในส่วนหัวเซลล์เป็นข้อความหรือสร้างป้ายกำกับข้อความโดยก่อนหน้าแต่ละหมายเลขด้วยเครื่องหมายวรรคตอน (') - เช่น' 2012 และ '2013 เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวไม่แสดงในเซลล์ แต่จะเปลี่ยนตัวเลขเป็นข้อมูลข้อความ
เก็บหน่วยไว้ในส่วนหัว
อย่าป้อนสกุลเงินอุณหภูมิระยะทางหรือหน่วยอื่น ๆ เข้าไปในแต่ละเซลล์ด้วยข้อมูลตัวเลข
ถ้าคุณมีโอกาสที่ Excel หรือ Google Spreadsheets จะดูข้อมูลทั้งหมดของคุณเป็นข้อความ
แทนที่จะวางหน่วยในส่วนหัวที่ด้านบนสุดของคอลัมน์ซึ่งในขณะที่เกิดขึ้นจะทำให้แน่ใจว่าหัวเรื่องเหล่านี้อย่างน้อยเป็นข้อความและจะไม่สร้างปัญหาที่กล่าวข้างต้น
ข้อความไปทางซ้ายตัวเลขทางด้านขวา
วิธีที่รวดเร็วในการบอกว่าคุณมีข้อความหรือข้อมูลตัวเลขคือการตรวจสอบการจัดตำแหน่งของข้อมูลในเซลล์ โดยค่าเริ่มต้นข้อมูลข้อความจะเรียงชิดกันไปทางซ้ายใน Excel และ Google Spreadsheets และข้อมูลตัวเลขเรียงตามด้านขวาในเซลล์
แม้ว่าการจัดตำแหน่งเริ่มต้นนี้จะเปลี่ยนไปอย่างง่ายดายการจัดรูปแบบจะไม่ใช้ตามปกติจนกว่าจะมีการป้อนข้อมูลและสูตรทั้งหมดดังนั้นการจัดตำแหน่งเริ่มต้นอาจทำให้คุณมีเงื่อนงำในช่วงต้นของสิ่งที่ไม่เหมาะสมในแผ่นงาน
เปอร์เซ็นต์และสัญลักษณ์สกุลเงิน
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในแผ่นงานคือป้อนเพียงหมายเลขธรรมดาแล้วจัดรูปแบบเซลล์เพื่อแสดงตัวเลขอย่างถูกต้องและรวมถึงเปอร์เซ็นต์และจำนวนสกุลเงิน
อย่างไรก็ตาม Excel และ Google Spreadsheets ยอมรับสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์ที่พิมพ์ลงในเซลล์พร้อมกับตัวเลขและทั้งสองรู้จักสัญลักษณ์สกุลเงินทั่วไปเช่นเครื่องหมายดอลลาร์ (ดอลลาร์) หรือสัญลักษณ์ปอนด์ (ปอนด์) ของอังกฤษหากพิมพ์ลงใน cell และข้อมูลตัวเลข แต่สัญลักษณ์สกุลเงินอื่น ๆ เช่น African Rand (R) ของแอฟริกาใต้อาจถูกตีความว่าเป็นข้อความ
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่กล่าวมาแล้วข้างต้นและป้อนจำนวนเงินและจัดรูปแบบเซลล์แทนสกุลเงินแทนการพิมพ์สัญลักษณ์สกุลเงิน
ใช้การอ้างอิงเซลล์และช่วงที่ตั้งชื่อในสูตร
ทั้งการอ้างอิงเซลล์และช่วงที่ตั้งชื่อสามารถเป็นได้และควรใช้ในสูตรเพื่อให้สามารถเก็บสูตรและโดยการขยายแผ่นงานทั้งหมดปราศจากข้อผิดพลาดและอัปเดตได้มากขึ้น
- การอ้างอิงเซลล์เป็นการรวมกันระหว่างตัวอักษรคอลัมน์และหมายเลขแถวของเซลล์เช่น A1, B23 และ W987 และใช้เพื่อระบุตำแหน่งของข้อมูลในแผ่นงาน
- ช่วงที่ตั้งชื่อหรือ ชื่อที่กำหนด คล้ายกับการอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ในการระบุเซลล์หรือช่วงของเซลล์ในแผ่นงาน
การอ้างอิงข้อมูลในสูตร
มีการใช้สูตรใน Excel เพื่อทำการคำนวณเช่นการบวกหรือการลบ
ถ้าจำนวนจริงรวมอยู่ในสูตรเช่น:
= 5 + 3
ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพูดถึง 7 และ 6 สูตรต้องมีการแก้ไขและตัวเลขที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สูตรกลายเป็น:
= 7 + 6
หากแทนข้อมูลจะถูกป้อนลงในเซลล์ในแผ่นงานการอ้างอิงเซลล์หรือชื่อช่วงสามารถใช้ในสูตรมากกว่าตัวเลขได้
ถ้าหมายเลข 5 ถูกป้อนเข้าไปในเซลล์ A1 และ 3 ในเซลล์ A2 สูตรจะกลายเป็น:
= A1 + A2
เมื่อต้องการปรับปรุงข้อมูลเปลี่ยนเนื้อหาของเซลล์ A1 และ A2 แต่สูตรยังคงอยู่เช่นเดียวกับ Excel โดยอัตโนมัติปรับปรุงผลลัพธ์ของสูตร
การประหยัดเวลาและความพยายามจะเพิ่มขึ้นหากเวิร์กชีทมีสูตรที่ซับซ้อนมากขึ้นและหากมีหลายสูตรอ้างอิงข้อมูลเดียวกันเนื่องจากข้อมูลต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวในที่เดียวและสูตรทั้งหมดที่อ้างอิงจะได้รับการอัปเดต
การใช้การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงที่ตั้งชื่อจะทำให้แผ่นงานของคุณปลอดภัยยิ่งขึ้นเนื่องจากช่วยให้คุณสามารถปกป้องสูตรจากการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจขณะออกจากเซลล์ข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้
ชี้ไปที่ข้อมูล
คุณลักษณะอื่นของ Excel และ Google Spreadsheets คือคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถป้อนการอ้างอิงเซลล์หรือชื่อช่วงลงในสูตรโดยใช้การชี้ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคลิกที่เซลล์เพื่อป้อนข้อมูลอ้างอิงลงในสูตร
การชี้จะช่วยลดโอกาสของข้อผิดพลาดที่เกิดจากการพิมพ์ข้อมูลผิดพลาดในเซลล์หรือสะกดชื่อช่วง
ใช้ช่วงที่ตั้งชื่อเพื่อเลือกข้อมูล
การให้พื้นที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องชื่อสามารถทำให้ง่ายขึ้นในการเลือกข้อมูลเมื่อดำเนินการจัดเรียงหรือการดำเนินการกรอง
ถ้าขนาดของพื้นที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลงช่วงของชื่อสามารถแก้ไขได้โดยใช้ตัวจัดการชื่อ
อย่าทิ้งเซลล์ที่ประกอบด้วยสูตรที่ไม่มีการป้องกัน
หลังจากใช้เวลามากในการปรับสูตรให้ถูกต้องและใช้ข้อมูลอ้างอิงของเซลล์ที่ถูกต้องผู้คนจำนวนมากทำผิดพลาดในการทิ้งสูตรที่เสี่ยงต่อการเปลี่ยนแปลงโดยบังเอิญหรือไม่ตั้งใจ
โดยการใส่ข้อมูลลงในเซลล์ในเวิร์กชีทแล้วอ้างอิงข้อมูลดังกล่าวในสูตรจะอนุญาตให้เซลล์ที่มีสูตรถูกล็อคและถ้าจำเป็นให้ใช้รหัสผ่านป้องกันเพื่อให้ปลอดภัย
ในขณะเดียวกันเซลล์ที่มีข้อมูลสามารถปลดล็อกได้เพื่อให้สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดายเพื่อให้สเปรดชีตอัปเดตอยู่เสมอ
การปกป้องแผ่นงานหรือสมุดงานเป็นกระบวนการสองขั้นตอน:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ถูกต้องถูกล็อค
- ใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกันและหากต้องการให้เพิ่มรหัสผ่าน
จัดเรียงข้อมูลของคุณ
จัดเรียงข้อมูลของคุณหลังจากที่คุณป้อนข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว
การทำงานกับข้อมูลจำนวนน้อย ๆ ที่ไม่มีการจัดเรียงใน Excel หรือ Google Spreadsheets มักไม่ค่อยเกิดปัญหา แต่เนื่องจากจำนวนข้อมูลที่เพิ่มขึ้นทำให้ความยากลำบากในการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลที่จัดเรียงจะง่ายต่อการทำความเข้าใจและการวิเคราะห์ยิ่งขึ้นและฟังก์ชันและเครื่องมือบางอย่างเช่น VLOOKUP และ SUBTOTAL ต้องการข้อมูลเรียงลำดับเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
นอกจากนี้การจัดเรียงข้อมูลของคุณในรูปแบบต่างๆสามารถช่วยให้มองเห็นแนวโน้มที่ไม่ชัดเจนในตอนแรกได้ง่ายขึ้น
การเลือกข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง
ก่อนที่ข้อมูลจะถูกจัดเรียง Excel จำเป็นต้องทราบช่วงที่ถูกต้องซึ่งจะถูกจัดเรียงและโดยปกติแล้ว Excel จะดีในการเลือกพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องตราบใดที่มีการป้อนข้อมูล:
- ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างไว้ภายในพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- แถวและคอลัมน์ที่ว่างระหว่างพื้นที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
Excel จะกำหนดได้ว่าถูกต้องหรือไม่หากพื้นที่ข้อมูลมีชื่อฟิลด์และยกเว้นแถวนี้จากระเบียนที่จะจัดเรียง
อย่างไรก็ตามการอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงที่จะเรียงลำดับอาจมีความเสี่ยงโดยเฉพาะกับข้อมูลจำนวนมากที่ยากที่จะตรวจสอบ
ใช้ชื่อเพื่อเลือกข้อมูล
เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเลือกข้อมูลที่ถูกต้องให้ไฮไลต์ช่วงก่อนเริ่มจัดเรียง
หากมีการจัดเรียงช่วงซ้ำ ๆ กันวิธีที่ดีที่สุดคือให้ชื่อ
ถ้ามีการกำหนดชื่อสำหรับช่วงที่จะเรียงลำดับให้พิมพ์ชื่อในกล่องชื่อหรือเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงที่เกี่ยวข้องและ Excel จะไฮไลต์ช่วงของข้อมูลในแผ่นงานโดยอัตโนมัติ
แถวและคอลัมน์ที่ซ่อนและการเรียงลำดับ
แถวและคอลัมน์ที่ซ่อนของข้อมูลจะไม่ถูกย้ายระหว่างการเรียงลำดับดังนั้นจึงจำเป็นต้องซ่อนก่อนที่การจัดเรียงจะเกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่นถ้าแถวที่ 7 ถูกซ่อนไว้และเป็นส่วนหนึ่งของช่วงข้อมูลที่เรียงลำดับจะเป็นแถวที่ 7 แทนที่จะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องอันเป็นผลมาจากการจัดเรียง
เช่นเดียวกันกับคอลัมน์ข้อมูล การเรียงลำดับตามแถวจะเกี่ยวข้องกับการจัดเรียงคอลัมน์ใหม่ของข้อมูล แต่ถ้าคอลัมน์ B ถูกซ่อนก่อนการจัดเรียงคอลัมน์จะยังคงเป็นคอลัมน์ B และไม่ได้เรียงลำดับใหม่ด้วยคอลัมน์อื่น ๆ ในช่วงที่เรียง
ตัวเลขทั้งหมดควรเก็บเป็นตัวเลข
ตรวจสอบว่าหมายเลขทั้งหมดถูกจัดเก็บเป็นตัวเลข หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดไว้คอลัมน์อาจมีตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความไม่ใช่ตัวเลข ตัวอย่างเช่นตัวเลขเชิงลบที่นำเข้าจากระบบบัญชีบางระบบหรือตัวเลขที่ป้อนด้วยระบบนำทาง ' (เครื่องหมายวรรคตอน) จะถูกเก็บเป็นข้อความ
เมื่อคุณจัดเรียงข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วย A-Z หรือ Z-A ปุ่มสิ่งที่สามารถไปอย่างผิดปกติอย่างน่ากลัว หากมีแถวว่างหรือคอลัมน์เปล่าภายในข้อมูลส่วนหนึ่งของข้อมูลอาจถูกจัดเรียงในขณะที่ข้อมูลอื่น ๆ ถูกละเลย ลองจินตนาการถึงความยุ่งเหยิงที่คุณมีหากชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ไม่ตรงกันอีกต่อไปหรือถ้าคำสั่งซื้อไปยังลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง!
วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าได้เลือกช่วงข้อมูลที่ถูกต้องก่อนการจัดเรียงคือการตั้งชื่อให้
ข้อสันนิษฐานที่สองมีผลต่อการเรียงลำดับของ Excel ถ้าคุณมีเซลล์เดียวที่เลือก Excel จะขยายส่วนที่เลือกเพื่อเลือกช่วง (เหมือนการกด Ctrl + Shift + 8) ล้อมรอบด้วยคอลัมน์และแถวที่ว่างเปล่าหนึ่งคอลัมน์หรือมากกว่า จากนั้นจะตรวจสอบแถวแรกในช่วงที่เลือกเพื่อตรวจสอบว่ามีข้อมูลส่วนหัวหรือไม่
นี่คือที่ที่การจัดเรียงด้วยเครื่องมือในแถบเครื่องมืออาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ส่วนหัวของคุณ (สมมติว่าคุณมี) ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่เข้มงวดบางอย่างเพื่อให้ Excel สามารถจดจำส่วนหัวดังกล่าวได้ ตัวอย่างเช่นถ้ามีเซลล์ว่างในแถวส่วนหัว Excel อาจคิดว่าไม่ใช่ส่วนหัว เช่นเดียวกันหากแถวส่วนหัวมีการจัดรูปแบบเหมือนกับแถวอื่น ๆ ในช่วงข้อมูลก็อาจไม่สามารถรับรู้ได้ เช่นกันถ้าตารางข้อมูลของคุณประกอบด้วยข้อความทั้งหมดและแถวส่วนหัวของคุณมี แต่ข้อความ Excel จะแทบจะไม่รู้จักแถวส่วนหัว (แถวมีลักษณะเหมือนกับแถวข้อมูลอื่นใน Excel)
หลังจากเลือกช่วงและพิจารณาว่ามีแถวส่วนหัวแล้ว Excel จะทำการเรียงลำดับจริงหรือไม่ คุณยินดีเป็นอย่างยิ่งกับผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับว่า Excel มีทั้งการเลือกช่วงและการกำหนดแถวส่วนหัวถูกต้องหรือไม่ ตัวอย่างเช่นถ้า Excel ไม่คิดว่าคุณมีแถวส่วนหัวและคุณทำแล้วส่วนหัวของคุณจะถูกจัดเรียงลงในเนื้อหาของข้อมูล นี้โดยทั่วไปเป็นสิ่งที่ไม่ดี
เพื่อให้แน่ใจว่าช่วงข้อมูลของคุณได้รับการยอมรับอย่างถูกต้องใช้ Ctrl + Shift + 8 ทางลัดเพื่อดูว่า Excel เลือกอะไร นี่คือสิ่งที่จะถูกจัดเรียง หากไม่ตรงกับความต้องการของคุณคุณจำเป็นต้องแก้ไขอักขระของข้อมูลในตารางหรือต้องเลือกช่วงข้อมูลก่อนที่จะใช้ ประเภท กล่องโต้ตอบ
เพื่อให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณได้รับการจดจำอย่างถูกต้องใช้ Ctrl + Shift + 8 เพื่อเลือกช่วงข้อมูลแล้วดูที่แถวแรก หากส่วนหัวของคุณมีเซลล์ว่างอยู่ระหว่างแถวที่เลือกไว้ในแถวแรกหรือแถวแรกจัดรูปแบบเช่นเดียวกับแถวที่สองหรือคุณมีแถวส่วนหัวมากกว่าหนึ่งตัวเลือก Excel จะถือว่าคุณไม่มีแถวส่วนหัวเลย เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ให้ทำการเปลี่ยนแปลงในแถวส่วนหัวของคุณเพื่อให้แน่ใจว่า Excel ได้รับการจดจำอย่างถูกต้อง
สุดท้ายการเดิมพันทั้งหมดอาจปิดถ้าตารางข้อมูลของคุณใช้ส่วนหัวหลายแถว Excel มีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการรับรู้ คุณประกอบปัญหาเมื่อคาดว่าจะรวมแถวว่างในส่วนหัวนั้น มันไม่สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามคุณสามารถเลือกแถวทั้งหมดที่คุณต้องการเรียงลำดับก่อนดำเนินการจัดเรียง กล่าวอีกนัยหนึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการ Excel เพื่อจัดเรียง อย่าให้ Excel มีข้อสมมติฐานสำหรับคุณ
วันที่และเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อความ
หากผลลัพธ์ของการจัดเรียงตามวันที่ไม่ได้เป็นไปตามที่คาดไว้ข้อมูลในคอลัมน์ที่มีคีย์จัดเรียงอาจประกอบด้วยวันที่หรือเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อมูลข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข (วันที่และเวลาเป็นเพียงตัวเลขข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้ว)
ในภาพด้านบนบันทึกสำหรับ A. Peterson สิ้นสุดลงที่ด้านล่างของรายการเมื่อขึ้นอยู่กับวันที่ยืม 5 พฤศจิกายน 2014 บันทึกควรได้รับการวางเหนือบันทึกสำหรับ A. วิลสันซึ่งยังมี วันที่กู้ยืมวันที่ 5 พฤศจิกายน
สาเหตุของผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดคือวันที่ยืมเงินสำหรับ A. Peterson ถูกจัดเก็บเป็นข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข
ข้อมูลแบบผสมและการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว
เมื่อใช้วิธีการเรียงลำดับอย่างรวดเร็วของเร็กคอร์ดที่มีข้อความและข้อมูลตัวเลขผสมกัน Excel จะเรียงลำดับตัวเลขและข้อมูลข้อความแยกต่างหาก - วางระเบียนด้วยข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของรายการที่เรียงลำดับ
Excel อาจรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ในผลลัพธ์การจัดเรียง - แปลว่าเป็นเพียงแถวข้อมูลข้อความอื่นแทนที่จะเป็นชื่อฟิลด์สำหรับตารางข้อมูล
เรียงคำเตือน - การจัดเรียงกล่องโต้ตอบ
ดังที่แสดงในภาพด้านบนถ้ามีการใช้กล่องโต้ตอบเรียงลำดับแม้กระทั่งสำหรับการเรียงลำดับในหนึ่งคอลัมน์ Excel จะแสดงข้อความแจ้งเตือนว่ามีข้อมูลที่เก็บเป็นข้อความและให้คุณเลือก:
- จัดเรียงข้อมูลที่มีลักษณะเป็นตัวเลขเป็นตัวเลข
- จัดเรียงหมายเลขและหมายเลขที่เก็บไว้เป็นข้อความแยกต่างหาก
ถ้าคุณเลือกตัวเลือกแรก Excel จะพยายามวางข้อมูลข้อความในตำแหน่งที่ถูกต้องของผลลัพธ์การจัดเรียง
เลือกตัวเลือกที่สองและ Excel จะวางระเบียนที่มีข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของผลการจัดเรียงเช่นเดียวกับการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว
