ฉันรักการเขียนและฉันชอบ“ กฎ” ทั้งหมดที่มาพร้อมกับมัน และในขณะที่ฉันได้รับการคัดลอกทวีตของฉันและโพสต์ Facebook ก่อนที่ฉันจะแบ่งปันให้กับโลกเป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับคนส่วนใหญ่ฉันคิดว่ามีกฎการเขียนบางอย่างที่เราควรปฏิบัติตามโดยเฉพาะในที่ทำงาน
แต่พวกเราหลายคน (รวมตัวเอง) ทำลายพวกเขาทุกวันบ่อยครั้งโดยไม่ได้ตระหนักถึงมัน และในขณะที่ร้อยแก้วที่สมบูรณ์แบบอาจไม่มีความสำคัญสูงสุดในทุกสำนักงานหรืออุตสาหกรรม แต่ก็มีบางคนที่อาจเป็นได้ทั้งเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือเจ้านายของคุณ - ที่สังเกตเห็นงานเขียนของคุณและยิ่งแย่ลงไปกว่านั้น .
ดังนั้นก่อนที่คุณจะร่างจดหมายฉบับอื่นให้จดข้อผิดพลาดในการเขียนสถานที่ทำงานที่พบบ่อยที่สุดและทำตามคำแนะนำนี้เพื่อหลีกเลี่ยง
1. การเขียนมากเกินไป
ตัวอย่าง: ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ Joe! พรุ่งนี้จะ f / u
ฉันโชคดีพอที่จะทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการ - ที่ที่เราสามารถ (และทำ) สวมรองเท้าแตะเพื่อทำงานและส่งอีเมลภาพรวมของภาพถ่ายใบหน้าของกันและกันได้อย่างน่าขัน
แต่ความเป็นกันเองนั้นไม่ได้เป็นบรรทัดฐานสำหรับทุกสำนักงานซึ่งหมายความว่าเป็นการดีที่สุดที่จะเป็นทางการมากกว่าความขี้เกียจในการเขียนมืออาชีพของคุณ ในขณะที่เห็นได้ชัดว่าหมายถึงการข้ามตัวย่อและสแลง แต่ก็หมายถึงการเขียนในประโยคที่สมบูรณ์ใช้การสะกดที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงชื่อเล่น อาจถึงเวลาที่คุณสบายใจพอที่จะพูดกับผู้รับข้อความของคุณอย่างตั้งใจ แต่ในทางธุรกิจการเล่นปลอดภัย (และเป็นมืออาชีพ) ดีกว่าเสียใจเสมอ
2. การใช้ Passive Voice แทน Active
ตัวอย่าง: ทีมได้รับเอกสารแนบแล้ว
มาทำความคุ้นเคยกันก่อน: เสียงแบบพาสซีฟ - นั่นคือเมื่อผู้รับการกระทำเป็นเรื่องของประโยค (ในกรณีนี้เอกสาร) - มันไม่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ แต่ประโยคที่ใช้ถ้อยคำแบบพาสซีฟมักจะดูอึดอัดหรือคลุมเครือโดยไม่จำเป็น เสียงที่แอคทีฟ - เมื่อการกระทำเป็นเรื่องของประโยค - โดยทั่วไปจะชัดเจนและชัดเจนมากขึ้น นอกจากนี้ยังฟังดูมีสิทธิ์มากกว่าและเป็นวิธีที่ดีกว่าในการแสดงความเป็นเจ้าของหรือความรับผิดชอบต่อสิ่งที่คุณทำ (“ ฉันบันทึกลูกค้า $ 5, 000” แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จของคุณดีกว่า“ บันทึก $ 5, 000”)
3. คะแนนการใช้งานเกินจริง
ตัวอย่าง: สวัสดี Bob! หวังว่าคุณจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี! ฉันต้องการติดตามรายงานไตรมาสที่ 1 และหวังว่าคุณจะสามารถส่งร่างฉบับล่าสุดมาให้ฉันได้ไม่ต้องรีบร้อน! :-)
ฉันได้รับเหตุผลอย่างแน่นอนว่าทำไมผู้คนถึงมีความสุขในการเขียนอย่างมืออาชีพ มันอาจจะง่ายต่อการเข้าใจผิดเกี่ยวกับน้ำเสียงหรืออารมณ์หลังอีเมลหากไม่ใช่สำหรับการแสดงอารมณ์ที่ชัดเจนมากและผู้คนมักจะเขียนข้อความของพวกเขาด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ในความพยายามที่จะแสดงให้เห็นว่าพวกเขาเป็นมิตร แต่ความจริงก็คือมันไม่ใช่มืออาชีพ - และแย่กว่านั้นมันสามารถพบได้ในเด็กและเยาวชน (เหมือนกันสำหรับอีโมติคอน - ใบหน้าที่ยิ้มจะไม่ผ่านจุดของคุณไปในทางที่ทำให้เกิดเสียงที่ชาญฉลาด)
โปรดจำไว้ว่าเครื่องหมายอัศเจรีย์มีไว้เพื่อแสดงการเน้นและพวกเขามักจะสูญเสียความหมายเมื่อใช้มากเกินไป ใช้พวกเขาเท่าที่จำเป็นและเมื่อมีข้อสงสัยไม่ได้เลย
4. การเขียนหัวเรื่องหัวเรื่องที่คลุมเครือ
ตัวอย่าง: เรื่อง: วันอังคาร; ร่างกาย: ฉันต้องการรายงาน Q1 ที่จัดส่งภายในวันอังคารหน้า
หัวเรื่องของอีเมลของคุณควรเป็นบทสรุปโดยย่อเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในร่างกาย นี่เป็นแนวคิดง่าย ๆ ที่น่าแปลกใจที่ยังไม่ได้รับการเข้าใจจากโลกการทำงานส่วนใหญ่ แต่เมื่อพวกเราส่วนใหญ่ได้รับอีเมลมากกว่า 200 ฉบับต่อวันและบ่อยครั้งที่ต้องสแกนผ่านกล่องจดหมายอัดแน่นสำหรับหัวข้อที่เรากำลังมองหามันอาจเป็นข้อผิดพลาดในการเขียนเชิงธุรกิจที่ทำให้โกรธเคืองมาก
ด้วยการสื่อสารอย่างมืออาชีพเป้าหมายของคุณคือให้ความกระจ่างเร็วที่สุด - และในอีเมลที่ขึ้นต้นด้วยหัวเรื่องของคุณ ในตัวอย่างข้างต้น“ รายงาน Q1: ครบกำหนดวันอังคารหน้า” จะชัดเจนกว่า“ วันอังคาร”
5. รับศัพท์แสง - ความสุข
ตัวอย่าง: คุณสามารถดึงหมายเลข FS และตรวจสอบว่าพวกเขาขนานจำนวน STH ของเราหรือไม่
ในขณะที่คุณอาจคิดว่าการใช้อุตสาหกรรมหรือ buzzwords ของ บริษัท ทำให้คุณมีความเป็นมืออาชีพและรู้จริง แต่ก็เอาชนะจุดประสงค์ของคุณได้หากไม่มีใครเข้าใจสิ่งที่คุณพูด โปรดจำไว้ว่าแม้ว่าคุณคิดว่าผู้รับโดยตรงของคุณจะรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรข้อความของคุณอาจถูกส่งต่อไปยังผู้อื่นทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ
อีเมลหรือประกาศที่ดีที่สุดคือสิ่งที่ทำให้ประเด็นของคุณ (หรือคำขอของคุณหรือคำตอบของคุณ) ปรากฏชัดเจนและศัพท์แสงไม่ชัดเจนปิดกั้นวัตถุประสงค์นั้น
ใช่เราทุกคนละเมิดกฎเหล่านี้เป็นครั้งคราว (เฮ้ฉันส่งหน้ายิ้มมากมายผ่านอีเมล interoffice ในสมัยของฉัน) และในอีเมลด่วนในสำนักงานทั่วไปเพื่อเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดทุกครั้งแล้ว ละเอียด. แต่โดยทั่วไปแล้วทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการเล่นอย่างปลอดภัยอยู่ในระดับมืออาชีพและตรวจสอบงานของคุณเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้จากการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ
ต้องการปรับปรุงการเขียนของคุณต่อไปหรือไม่ นี่คือวิธีที่คุณสามารถเป็นนักเขียนที่ดีขึ้นใน 10 นาที
