มารยาทในอีเมล์เป็นเรื่องยุ่งยาก คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังน่ารำคาญ? เครื่องหมายอัศเจรีย์ตัวสุดท้ายทำให้คุณเปลี่ยนจากความกระตือรือร้นในการฟังไปสู่การออกเสียงที่ไม่ออกเสียงหรือไม่? ข้อความของคุณซ้ำซ้อนหรือไม่ มันเปิดอยู่หรือเปล่าถ้าคุณส่งหลังจาก 5 โมงเย็น?
แต่ก่อนที่คุณจะใช้เวลาพิจารณาว่าจะใส่อิโมติคอนหรือค้นคว้าเวลาที่ดีที่สุดและแย่ที่สุดในการส่งข้อความให้รู้ว่ามีบางอย่างที่อาจทำลายอีเมลของคุณโดยสิ้นเชิง: คำพูดของคุณ (Dun, dun, dun.)
ต่อไปนี้เป็นคำห้าคำที่ทำให้คุณฟังรู้สึกมั่นใจน้อยลงและไม่มั่นใจในตัวเองมากกว่าที่คุณคิด ดังนั้นทำเองโปรดปรานและปล่อยพวกเขา
1. เพียงแค่
Amanda Hesser และ Merrill Stubbs ผู้ร่วมก่อตั้ง Food52 เคยให้ความเห็นว่าการเพิ่ม“ เพียงแค่” ในอีเมลของคุณจะทำให้คุณมีความมั่นใจน้อยลง หลังจากดูอีเมลก่อนหน้านี้ที่ฉันส่งไปฉันต้องยอมรับจริงๆ
การพูดสิ่งต่าง ๆ เช่น“ แค่เช็คอิน” หรือ“ แค่อยากถามคำถาม” ลดความต้องการของคุณลง คุณไม่ เพียงแค่ เช็คอิน คุณเป็นคนสำคัญที่สมควรที่จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น! ดร็อปคำพิเศษแล้วเช็คอินเหมือนเจ้านาย
2. หวังว่า
“ หวังว่า” เป็นอีกคำหนึ่งที่ฉันไม่ได้ตระหนักว่าสามารถขัดขวางประสิทธิภาพของอีเมลได้อย่างมากจนกระทั่งมีบางคนชี้ให้ฉันเห็นอย่างชัดเจน “ คุณไม่ควรจะหวัง อะไรเลย ” ผู้ให้คำปรึกษาเคยบอกฉัน “ ผู้คนแค่ต้องการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ”
ลองใช้วิธีนี้: ถ้าคุณบอกใครสักคนว่าคุณจะ หวังว่า จะทำอะไรให้เสร็จตามกำหนดเวลาหรือ หวังว่า ทุกอย่างจะได้ผลคุณก็แสดงให้เห็นว่าจิตใต้สำนึกไม่สามารถควบคุมสถานการณ์ได้ หรือแย่กว่านั้นคือคุณไม่น่าเชื่อถือ
3. ที่จริงแล้ว
“ จริงๆแล้ว” กำลังจะกลายเป็น“ ตัวอักษร” ใหม่หรือ“ โดยทั่วไป” อย่างช้าๆในอีเมลโดยที่ผู้คนขว้างมันในที่ ๆ มันไม่สมเหตุสมผล ฉันไม่ได้ตระหนักว่าปัญหานี้เกิดขึ้นจนกว่าฉันจะได้รับอีเมลจากนักประชาสัมพันธ์ที่ใช้คำนี้สามครั้งในอีเมลห้าประโยค (หนึ่งในนั้นคือวลีที่เกลียดว่า“ แต่จริง ๆ แล้ว”) และทั้งสามครั้งก็ไม่จำเป็นทั้งหมด ! ไม่จำเป็นต้องพูด จริง ๆ แล้ว ฉันไม่รู้ว่าเธอกำลังโปรโมตอะไรเพราะฉันฟุ้งซ่านมาก
4. ชนิดของ
อันนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา: การใช้“ ชนิดของ” (หรือ“ เรียงลำดับ”) ในอีเมลเจอว่าคลุมเครือหรือคลุมเครือเหมือนกับที่คุณไม่ได้กระทำโดยสมบูรณ์หรือไม่รู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น และถ้าเป็นเช่นนั้นจริงหรือ ชี้แจงสถานการณ์ก่อนที่คุณจะเริ่มอีเมล
5. ขออภัย
เมื่อฉันถามผู้ติดต่อมืออาชีพและเพื่อนร่วมงานหลายคนว่าคำใดที่พวกเขาคิดว่าไม่จำเป็นในอีเมลมากที่สุดพวกเขาเกือบทั้งหมดชี้ไปที่ "ขอโทษ" อธิบายว่า 99% ของเวลาไม่จำเป็นต้องขอโทษ (คิดว่า“ ขอโทษฉันไม่สามารถทำวันจันทร์ได้หรือไม่วันอังคารทำงานได้หรือไม่”) และโดยสุจริตหากคุณทำสิ่งผิดพลาดจริง ๆ คุณควรหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแล้วพูดว่าขอโทษอย่างที่คุณต้องการ
คุณอาจไม่สามารถจรรโลงจรรยาบรรณทางอีเมลได้ทุกชิ้น (มี "กฎ" มากมาย) แต่ด้วยการกำจัดคำที่ไม่จำเป็นออกไปสักสองสามคำคุณจะทำให้ข้อความของคุณชัดเจนขึ้นตรงไปตรงมาและมั่นใจ นั่นคือทั้งหมดที่คุณสามารถขอได้ใช่ไหม
